礼品公司礼品打码管理规范

礼品公司礼品打码管理规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国电子商务法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、欧盟《礼品与玩具安全指令》（GDSD）等国际行业标准，以及《跨国公司内部控制指引》等行业公约制定。为解决礼品公司礼品打码管理中存在的流程混乱、风险隐患、效率低下等痛点，核心目标在于规范礼品打码全流程管理，构建以“价值创造、风险防控、效率提升”为导向的管理体系，实现合规经营与业务增长的双赢。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有涉及礼品打码的业务场景，包括但不限于礼品采购、入库、仓储、销售、出口等环节的标识加工程序。适用对象包括采购部、仓储部、销售部、合规部、内控部等相关部门及岗位，以及外包加工单位、合作供应商等关联方。例外适用场景包括但不限于临时性样品加工、内部非销售礼品等，需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保打码内容与形式合法；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门职责权限，实现责任全覆盖；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如出口礼品、高价值礼品打码），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不增值操作，提升打码作业效率；

（5）持续改进原则：基于业务发展、技术变革及监督反馈，动态优化制度；

（6）国际化适配原则：兼顾不同国家语言、文化及监管要求，实现标准化与本地化结合。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《供应商准入与管理规定》等制度形成协同。若存在冲突，以本规范为准，涉及跨国业务需同时遵循目标市场强制性规定。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司礼品打码管理实行“董事会-总经理办公会-职能部门”三级管理架构。董事会负责重大事项决策，总经理办公会统筹全流程管理，各职能部门按职能分工落实执行。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度打码管理预算及重大投入方案；

（2）董事会：审批打码工艺标准、高风险区域准入规则及年度合规计划；

（3）总经理办公会：协调跨部门打码争议，审批例外场景申请。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商打码资质审核，签订含打码标准的合同；

（2）仓储部：执行入库打码核对，建立带码追溯档案；

（3）销售部：根据客户需求提报打码参数，监控终端礼品码唯一性；

（4）合规部：定期抽查打码合规性，出具风险评估报告。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“采购审批-仓储核对-销售追溯”全流程内控节点，每季度开展专项测试；

（2）审计部：每年开展至少一次独立审计，核查打码记录完整性；

（3）IT部：确保ERP系统打码数据实时同步，设置异常报警功能。

2.5协调与联动机制

建立由总经理牵头、合规部协调的跨部门“打码管理联席会议”，每月召开例会。涉外业务需增设属地法律顾问参与机制，确保符合GDSD等国际要求。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现打码准确率≥99.5%、合规差错率≤0.1%、单件礼品打码耗时≤2分钟；

（2）核心KPI：出口礼品打码抽检合格率≥100%，内部打码错误投诉率≤0.05%。

3.2专业标准与规范

（1）打码内容标准：含唯一编码（SKU+序列号）、生产批次、目标市场标识；

（2）打码形式标准：采用激光雕刻/喷码，字符清晰度≥3mm×3mm；

（3）高风险控制点：

-高价值礼品打码（＞1万元/件）：需双人复核，系统自动校验编码唯一性（高风险）；

-出口欧盟礼品打码：需符合GDSD要求，加印CE认证码（高风险）；

-内部打码（＜100件/批）：由仓储部独立完成，合规部抽查（中风险）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（PLC），结合风险矩阵评估打码作业风险等级；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动生成打码数据，支持批量导入；

-条码扫描枪：校验打码与实物一致性，数据实时上传；

-AI视觉检测设备：出口环节自动识别打码错误。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

礼品打码全流程包括“需求提报-参数审核-加工执行-质量检验-系统归档”五个阶段。

（1）需求提报：销售部通过OA系统提交打码申请，包含品名、数量、打码参数；

（2）参数审核：采购部与合规部联合审核，高风险场景需技术部参与；

（3）加工执行：外包供应商按参数打码，质检员现场拍照留证；

（4）质量检验：内控部抽检10%样品，系统自动验证编码格式；

（5）系统归档：仓储部录入ERP，生成带码批次档案。

4.2子流程说明

（1）紧急订单打码：需加急通道，审批人需同步复核风险等级；

（2）残次品重打码：需报废原码，由技术部重新生成编码，经总经理审批。

4.3流程关键控制点

（1）参数审核节点：采购部需核对打码内容是否含目标市场强制信息（如CE码）；

（2）加工执行节点：质检员需在ERP系统中勾选“打码完成”状态；

（3）异常处理节点：发现打码错误需立即暂停作业，技术部分析原因，按级别上报。

4.4流程优化机制

每年12月由运营部牵头，各部门参与流程复盘。优化建议需经合规部评估，总经理办公会审批，次年3月前实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+价值等级+部门层级”分配权限：

（1）销售部：＜5万元/批订单可自主提报参数；

（2）采购部：出口订单需经合规部联合审批；

（3）总经理：＞50万元/批订单需董事会备案。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：需在系统中完成四级审批（申请人-部门主管-分管副总-总经理）；

（2）特殊审批：需附《打码风险评估报告》，审批人需注明理由。

5.3授权与代理机制

临时代理需经部门负责人书面授权，授权期限≤15个工作日，授权书存档于人力资源部。

5.4异常审批流程

（1）紧急场景：可先执行后补单，但需在2小时内提交审批申请；

（2）权限外场景：需提交《例外打码申请表》，经合规部出具风险评估函。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：外包供应商需提供打码操作手册，每季度更新；

（2）表单填报：打码记录表需双签确认，电子版归档于ERP；

（3）痕迹留存：质检照片需含日期、批次、人员二维码，与纸质版同步归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：合规部每周抽查5家供应商，核查打码参数变更记录；

（2）专项监督：每年4月由内控部牵头，覆盖全流程关键节点；

（3）内控嵌入环节：

-采购合同签订前：合规部审核打码条款；

-ERP系统操作权限：IT部定期核对部门权限配置。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年至少一次，重点审计出口礼品打码合规性；

（2）日常检查：仓储部每日抽查入库礼品码一致性，记录于《打码检查台账》。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交《打码执行报告》，含：

（1）当期打码总量及准确率；

（2）高风险场景处理案例；

（3）系统异常报警统计。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：打码错误率占比权重30%；

（2）仓储部：系统数据与实物码一致性权重40%；

（3）合规部：出口订单抽检合格率权重30%。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：通过ERP数据自动生成，由运营部汇总；

（2）年度评估：结合审计结果，由人力资源部牵头。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题由部门负责人负责，重大问题提交《整改专项方案》；

（2）时限要求：系统打码错误≤3个工作日内重打，供应商违规需在7个工作日内完成整改。

7.4持续改进流程

（1）优化建议来源：可由员工通过OA系统提交，合规部每月汇总；

（2）审批路径：运营部评估，总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续6个月打码准确率＞99.8%、或提出重大优化方案被采纳；

（2）奖励类型：优秀团队可获季度奖金，个人可获晋升优先权；

（3）程序：部门推荐→合规部审核→总经理审批→人力资源部公示。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：系统未及时更新打码数据，罚款500元/次；

（2）较重违规：供应商未按参数打码，罚款2000元/次，取消合作资格；

（3）严重违规：出口礼品码被海关扣留，按合同赔偿。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚方式：罚款、降级、解聘；

（2）程序：调查取证→告知→听证（严重违规）→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3日内，可向人力资源部提交《申诉申请表》；

（2）复议流程：人力资源部组织复核，5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案启动条件：出现系统性打码设备故障，需立即启用备用设备；

（2）处置措施：技术部2小时内到场，生产部调整工序，合规部监控参数。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：如突发疫情导致供应商停工；

（2）处理要求：需提交《例外申请表》，附风险评估，经总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，合规部提供法律支持；

（2）善后措施：对受影响客户进行补偿，并修订打码流程。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由合规部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》第5.3条；

（2）《供应商准入与管理规定》第3.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整；

（2）程序：合规部发起→运营部评估→董事会审批→全公司公示。

10.4生效与实施日期