某家政公司扫地机使用规范

某家政公司扫地机使用规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《家政服务人员管理办法》（国家商务部令2021年第1号）、《智能家居产品使用安全规范》（GB/T35925-2018）及《企业内部控制基本规范》（财会〔2008〕7号）等法律法规、行业标准制定，同时参照国际劳工组织《工作中健康与安全指南》（）相关原则，适配公司国际化经营战略。针对家政服务中扫地机等智能设备使用存在的操作不当、设备损耗、客户隐私泄露、安全责任界定等痛点，核心目标在于规范操作行为、防控运营风险、提升服务效率，构建以价值创造为导向、风险防控为保障、效率提升为驱动的一体化管理体系。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有业务单元（含直营及授权合作单位）的扫地机采购、配置、使用、维护、报废全生命周期管理。具体包括：

-业务部门：保洁服务团队、设备管理部门、客户服务部门；

-岗位人员：保洁员（含外包人员）、设备管理员、项目经理、区域经理；

-关联方：设备供应商、第三方维保单位。

例外场景：临时性设备借用（≤3日）经区域经理审批后适用简化流程；境外分支机构可根据当地法律法规补充适配条款，但核心管控要求不低于国内标准。

1.3核心原则

遵循以下管理原则：

-合规性：严格遵守国家及属地法律法规，符合行业准入要求；

-权责对等：明确各层级管理权限与责任主体，禁止越权操作；

-风险导向：聚焦设备使用、数据安全、人身安全等高风险环节；

-效率优先：优化审批流程，减少不必要管控节点；

-持续改进：基于数据监测与业务变化动态调整管理标准。

1.4制度地位与衔接

本规范为专项管理规章，在制度层级中属于基础性制度，与公司《内部控制手册》《信息安全管理制度》《采购管理办法》等制度形成管理闭环。冲突条款以本规范为准，具体衔接规则如下：

-与财务制度衔接：设备采购预算需经财务部合规性审核；

-与人力资源制度衔接：保洁员操作培训考核结果纳入绩效考核；

-与内控制度衔接：设备报废需通过内控部资产处置流程。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司扫地机管理实行“总部统筹、区域负责、部门协同”的三级架构：

-决策层：董事会通过战略委员会审议重大设备投入计划；

-执行层：总经理办公会审批年度设备预算与采购方案；

-监督层：内控部负责全流程合规性审计，合规部监督数据安全；

-操作层：保洁团队落实日常使用与维护。

2.2决策机构与职责

股东会：审议设备采购总额（≥100万元）及供应商准入标准；

董事会：审批核心设备采购方案、智能化升级计划；

总经理办公会：决策年度预算分配、高风险区域设备配置方案。

2.3执行机构与职责

-财务部：负责采购资金管理、折旧计提，对账单需设备部、采购部双签；

-采购部：设备采购需经技术部、合规部会签；

-技术部：制定设备配置标准，每季度更新技术参数清单；

-区域运营部：主导设备使用培训，每月提交使用情况报告。

2.4监督机构与职责

内控部：每半年开展设备管理专项审计，重点核查：

①采购流程合规性（风险等级：高）；

②操作记录完整性（风险等级：中）；

③数据接口安全性（风险等级：高）；

合规部：定期抽检客户隐私保护措施落实情况。

2.5协调与联动机制

建立“三会一报”协调机制：

-月度设备管理联席会（设备部、运营部、财务部）；

-季度风险评估会（合规部、技术部、内控部）；

-涉外业务需增设属地法规对接人，通过视频会议同步信息。

第三章设备配置与采购管理

3.1管理目标与核心指标

设定可量化目标：设备完好率≥95%、采购周期≤30日、故障报修响应时效≤4小时。核心KPI包括：

-合规采购率：100%；

-折旧偏差率：≤5%；

-数据安全事件：0。

3.2专业标准与规范

制定以下管理标准：

-采购标准：优先采购符合ISO41243-1:2018标准的商用级扫地机，配置清单需技术部会签；

-参数适配：境外部署需满足当地电压（±10%）、网络频段要求；

-风险管控点：

①高：采购招标环节需第三方机构评估供应商资质（对应防控措施：索要ISO认证证书）；

②中：设备参数配置需客户服务部与用户确认；

③低：闲置设备需贴封条并断开网络连接。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，配套工具：

-ERP系统：记录设备从采购到报废的完整数据；

-OA平台：审批流程嵌入风险校验模块；

-智能监控平台：实时监测设备运行状态（适配数字化需求）。

第四章设备使用与维护管理

4.1主流程设计

“三审三记录”流程：

1）使用前：保洁员核对设备编号与清洁区域；

2）使用中：通过APP上传运行轨迹图（需覆盖关键区域）；

3）使用后：设备管理员检查电池电压并录入维护系统。

4.2子流程说明

专项子流程：

-高风险区域作业：需配备双机备份，操作前由区域经理签字确认；

-境外设备使用：需通过当地认证（如欧盟CE、美国UL），操作手册需双语版本。

4.3流程关键控制点

-高风险点：

①敏感区域数据存储（需加密等级≥AES-256）；

②夜间无人作业（需设置自动断电）；

-中风险点：定期校验红外传感器灵敏度。

4.4流程优化机制

每年6月通过ERP系统抽取100台设备运行数据，由技术部提出优化建议，经内控部审核后报总经理办公会。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“设备类型+使用场景”分配权限：

-常规场景：保洁员可操作基础清洁程序；

-特殊场景：区域经理需审批消毒模式启动；

-智能化功能：总部技术部独占权限（如远程控制）。

5.2审批权限标准

金额/风险等级划分：

-金额≤5万元：部门经理审批；

-金额>5万元：需经财务部与合规部双签。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需直属上级签字。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急通道，但需附风险评估报告（需合规部审核）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

操作规范：

-电子记录：APP需上传清洁时间、区域、设备编号；

-纸质备份：每周由设备管理员抽取10%设备核对运行日志。

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督体系：

-日常监督：合规部每月抽查APP数据完整性（风险等级：中）；

-专项监督：内控部每季度核查设备台账（风险等级：高）；

-突击检查：运营部每月随机抽取设备现场验证。

6.3检查与审计

-专项审计：每年至少1次，重点检查数据接口安全性；

-日常检查：每月抽查30台设备使用记录。

6.4执行情况报告

月度报告需包含：

-设备使用率（按区域统计）；

-报修率趋势图；

-风险事件清单。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

专项KPI：

-设备完好率：权重20%；

-报修及时率：权重15%；

-合规检查得分：权重25%。

7.2评估周期与方法

月度评估通过ERP系统自动统计，季度结合现场核查。

7.3问题整改机制

按风险等级分类：

-一般问题：7日内整改；

-重大问题：30日内整改，需提交专项方案。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环：每月召开改进会，每季度评估落实效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：

-提升设备使用效率20%以上；

-发现重大安全隐患并避免损失。

8.2违规行为界定

-一般违规：操作未按标准记录；

-较重违规：擅自修改设备参数；

-严重违规：导致客户隐私泄露。

8.3处罚标准与程序

-处罚标准：按违规次数累进；

-处罚流程：调查-告知-审批-执行。

8.4申诉与复议

员工可通过人力资源部申诉，复议结果需报总经理批准。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对设备故障制定预案：

-断电应急：启动备用清洁工具；

-数据泄露：立即断开设备网络，启动溯源程序。

9.2例外情况处理

境外突发状况需通过属地接口人协调。

9.3危机公关与善后

境外事件需遵循当地法律法规，由合规部制定差异化方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由公司合规部负责解释。

10.2相关制度索引

-《信息安全管理制度》CIS-2021-03；

-《采购管理办法》C