企业文件档案管理规范及工具集

企业文件档案管理规范及工具集一、管理规范框架与适用范围（一）规范目的为规范企业文件档案的收集、整理、保管、利用及销毁全流程管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，支撑企业运营决策、合规审计及历史传承，特制定本规范及配套工具集。（二）适用范围本规范适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在业务活动中形成的具有保存价值的各类文件档案，包括但不限于：行政文件（如制度、通知、会议纪要）、业务文件（如合同、项目方案、客户资料）、财务文件（如凭证、报表、预算）、人事文件（如劳动合同、考核记录）、技术文件（如研发图纸、工艺标准、专利文档）等。二、文件档案全生命周期操作指南（一）文件分类与编码规则分类体系建立采用“一级分类+二级分类+三级流水号”结构：一级分类：按部门职能划分（如行政部、财务部、市场部、研发部）；二级分类：按文件性质划分（如制度类、合同类、项目类、人事类）；三级流水号：按文件形成时间顺序编号，格式为“YYYY-MM-XXX”（如2024-05-001）。示例：行政部2024年5月形成的第3份会议纪要，编号为“XZ-会议-2024-05-003”。密级划分公开：可在企业内全员查阅（如公司公告、培训资料）；内部：仅限相关部门及授权人员查阅（如部门周报、业务流程）；机密：仅限核心管理层及指定责任人查阅（如战略规划、核心技术资料、未公开合同）。（二）文件归档操作流程归档责任划分文件形成部门为归档责任主体，指定专人（如*某某）负责本部门文件收集、初步整理；档案管理部门（如行政部档案岗）负责审核、登记、入库及保管指导。归档步骤步骤1：文件收集形成部门在文件办结后3个工作日内，收集完整版本（含电子版及纸质版，电子版需为最终生效稿），保证无缺失页、无涂改（特殊情况需注明原因并签字确认）。步骤2：初步整理按分类规则对文件排序、编页码（纸质文件），填写《文件归档预登记表》（见模板1），标注文件名称、形成日期、密级、份数等信息。步骤3：提交审核将整理后的文件及《预登记表》提交至档案管理部门，档案管理员在2个工作日内审核：重点检查分类准确性、完整性，不符合要求的退回整改。步骤4：正式归档审核通过后，档案管理员填写《文件归档登记表》（见模板2），分配唯一档案编号，纸质文件装入档案盒（标注档案号、名称、年度），电子文件至企业档案管理系统（如OA系统档案模块），并同步登记纸质与电子档案关联信息。（三）档案借阅与使用管理借阅权限公开档案：员工通过OA系统自助申请，系统自动授权；内部档案：需经部门负责人（如*某某）审批，档案管理员备案；机密档案：需经分管副总（如*某某）审批，档案管理员全程跟踪借阅过程。借阅流程线上借阅：员工在OA系统提交《档案借阅申请表》（见模板3），注明档案编号、借阅用途、归还期限，审批通过后在线查看或（系统自动记录查阅日志）；纸质借阅：经审批后，档案管理员调取档案，借阅人签字登记，借阅期限不超过7天（机密档案不超过3天），到期未归还需续借并说明原因。使用规范借阅人不得复制、摘抄、外传涉密档案（机密档案需经分管副总批准方可复制）；电子档案不得随意修改，确需引用需标注来源，纸质档案不得涂改、折叠、损毁。（四）档案保管与期限管理保管要求纸质档案：存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），温湿度控制在18-22℃、45-60%，定期（每季度）检查保管环境；电子档案：存储于企业专用服务器，定期（每月）进行异地备份（如备份至云存储），防止数据丢失。保管期限永久保存：公司章程、股东会决议、年度审计报告、核心专利文件等；长期保存（10-30年）：重要合同、项目总结、财务凭证、人事档案等；短期保存（3-5年）：日常通知、会议纪要、临时性业务文件等。档案鉴定与销毁保管期限届满前3个月，由档案管理部门牵头，联合法务、业务部门组成鉴定小组，对档案进行价值评估；确认无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见模板4），经总经理（如*某某）审批后，由2人以上共同监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案彻底删除并销毁备份记录，监销人签字确认。三、常用工具模板模板1：文件归档预登记表文件名称形成部门形成日期文件类型（纸质/电子）份数预估密级备注2024年度市场部工作计划市场部2024-01-05纸质+电子纸质1份/电子1份内部含附件3份项目A技术方案终稿研发部2024-03-20电子1份机密需同步归档设计图纸填表人：*某某日期：2024-XX-XX模板2：文件归档登记表档案编号文件名称形成部门形成日期密级纸质份数存放位置（柜号/盒号）电子档案路径归档人归档日期XZ-制度-2024-01-001员工考勤管理规定行政部2024-01-10内部2份A柜-01盒-03层OA系统/行政制度/2024*某某2024-01-12CW-凭证-2024-02-0051月费用报销凭证财务部2024-02-28内部1份B柜-05盒-12层OA系统/财务凭证/202402*某某2024-03-01模板3：档案借阅申请表借阅人所属部门借阅日期归还期限*某某市场部2024-05-202024-05-27档案信息借阅用途审批人审批意见档案编号：SC-合同-2023-008名称：与B公司年度合作协议项目复盘需查阅*某某（市场部负责人）同意借阅，注意保密档案编号：JS-图纸-2024-002名称：产品C结构设计图技术优化参考*某某（研发部负责人）同意，3日内归还档案管理员签字：*某某实际归还日期：2024-05-25模板4：档案销毁审批表档案名称档案编号形成日期保管期限销毁原因鉴定小组意见2022年市场活动总结SC-项目-2022-0152022-12-105年保管期限已满，无留存价值经鉴定，无继续保存价值，同意销毁2021年临时通知汇总XZ-通知-2021-0302021-06-303年保管期限已满，内容已失效同意销毁部门负责人意见：*某某（行政部）法务部意见：*某某总经理审批：*某某监销人：某某、某某销毁日期：2024-XX-XX四、风险管控与执行要点（一）责任到人，避免管理真空各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，需指定专人负责日常归档工作，档案管理部门定期（每半年）组织档案管理培训，保证全员掌握规范要求。（二）电子档案与纸质档案同步管理重要文件需同时保存纸质版与电子版，电子档案需定期（每季度）检查可读性，格式统一为PDF（扫描件）或DOCX（可编辑稿），避免因设备或软件升级导致无法打开。（三）密级档案动态管控档案密级可根据业务需求调整，如机密档案因项目公开降级为内部，需由原审批部门重新审批并通知档案管理部门更新密级及查阅权限。（四）定期审计与复盘档案管理部门每年末组织一次档案管理审计，重点检查归档及时性、完整性、借阅合规性，形成审计报告并通报各部门，对问题项限期整改，保