行政文件存档管理标准模板

行政文件存档管理标准模板一、适用范围与工作场景本标准模板适用于企业、事业单位及社会团体等各类组织（以下简称“单位”）的行政文件存档管理工作，涵盖日常行政管理中形成的各类正式文件、资料的全生命周期管理。具体场景包括但不限于：部门年度工作计划、总结、请示、报告等上行/下行文件的归档；会议纪要、会议通知、会议材料等会议文件的整理；规章制度、流程文件、管理标准等规范性文件的存档；外来单位发来的函件、通知、合作协议等往来文件的登记；年度档案整理、移交、借阅及销毁等常规管理工作。二、行政文件存档标准化操作流程（一）文件收集与初步筛选收集范围明确：各部门需在文件形成后3个工作日内，将属于存档范围的文件原件（含电子版）提交至行政部。存档文件包括但不限于：以单位名义发出的正式文件（红头文件、带文号的通知等）；领导指示、批示记录（需注明批示人、日期及处理结果）；重要会议形成的会议纪要（需参会人签字确认）；部门间协作的正式函件、签报单；外部单位发来的重要通知、函件、合同（需加盖单位公章）。初步筛选原则：行政部接收文件时，需检查文件是否完整（如附件是否齐全、签批手续是否完备）、是否为最终版本，剔除草稿、重复件及无关资料。对不完整的文件，退回原部门补充完善。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-类别-部门”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年度”；二级分类（类别）：按文件性质分为综合类（如单位年度总结、规章制度）、人事类（如人员任免、劳动合同）、财务类（如预算报告、审计通知）、业务类（如项目合同、合作协议）、会议类（各类会议纪要）等；三级分类（部门）：按文件形成或承办部门划分，如“行政部”“财务部”“市场部”等。示例：2024年度行政部形成的综合类文件，分类号为“2024-综合-行政部”。编号规则：采用“分类号-流水号”格式，流水号按年度从“001”开始连续编制，不得空号或重号。示例：2024年行政部第3份综合类文件，编号为“2024-综合-行政部-003”。（三）文件登记与台账建立登记内容：所有存档文件需在《行政文件登记台账》（见表1）中详细登记，信息包括：文件名称、文号（如有）、形成日期、分类号、编号、页数、密级（内部公开/秘密/机密）、存放位置（档案柜编号-层位）、移交部门、移交人、移交日期、备注（如是否含电子版）。登记要求：登记需实时完成，保证信息准确无误；电子文件需在台账中注明存储路径及备份方式（如云盘备份、本地硬盘备份）。（四）文件整理与装订整理规范：纸质文件需去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查字迹是否清晰，破损文件需修补（如使用透明胶带粘贴破损处，避免覆盖原文）；同一文件的不同材料（如、附件、签批页）按顺序排列，附件在前、在后，签批页在最后；文件左侧装订，采用三孔一线装订法（孔距8cm，线绳为白色棉线），厚度超过1cm的文件需单独装订，避免散页。电子文件整理：电子文件需按分类号建立文件夹，文件名格式为“编号-文件名称-形成日期”，如“2024-综合-行政部-003-2024年行政工作总结-20240315”，保证电子版与纸质版内容一致。（五）入库与保管入库流程：装订完成的纸质文件由行政部档案管理员核对台账信息后，放入指定档案柜，并在台账中更新“存放位置”；电子文件至单位档案管理系统（或加密云盘），设置访问权限（如仅档案管理员可编辑，相关部门可查阅）。保管要求：档案室需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45%-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、防盗门窗）；档案柜张贴《档案存放索引表》，标注分类号、部门及文件范围，便于快速查找；定期（每季度）检查档案保管状况，对受潮、虫蛀等异常情况及时处理，并记录《档案检查台账》。（六）文件借阅与归还借阅审批：因工作需要借阅档案的，需填写《行政文件借阅申请表》（见表2），注明借阅文件名称、编号、借阅用途、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人审批后，报行政部备案。涉密文件需经分管领导签字批准。借阅登记：档案管理员核对申请表与台账信息，确认无误后，将文件交予借阅人，同时在《文件借阅登记台账》中记录借阅人、借阅日期、归还期限等信息。归还检查：借阅人需在到期前归还文件，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在借阅台账中标记“已归还”。逾期未归还的，及时催告；损坏或丢失的，按单位相关规定处理。（七）档案鉴定与销毁鉴定周期：每年12月由行政部牵头，组织各部门负责人及档案管理员对到期档案进行鉴定，区分“继续保管”“销毁”两类。鉴定标准：继续保管：具有长期查考价值的文件（如单位发展规划、重要规章制度、重大事项决策记录等），保管期限延长10年；销毁：超过保管期限且无继续保存价值的文件（如常规工作通知、临时性会议材料等）。销毁流程：对拟销毁文件，编制《档案销毁清册》（见表3），经分管领导审批后，由2名以上监督人员现场监销，保证文件无法恢复。销毁后，监销人、经办人在销毁清册上签字，档案管理员将销毁记录存档保存至少5年。三、常用管理表单模板表1：行政文件登记台账序号文件名称文号形成日期分类号编号页数密级存放位置移交部门移交人移交日期备注（电子版/纸质版）12024年行政工作计划行政〔2024〕1号2024-01-052024-综合-行政部2024-综合-行政部-0018内部公开A柜-1层-01位行政部*小明2024-01-06含电子版2第三季度办公会议纪要无2024-07-202024-会议-行政部2024-会议-行政部-0055内部公开B柜-2层-03位行政部*红梅2024-07-21纸质版表2：行政文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期借阅用途*张伟市场部2024-09-10编制年度总结需参考2023年市场分析报告文件名称编号借阅期限部门负责人签字2023年市场分析报告2023-业务-市场部-0122024-09-25*李强审批意见：______________________（行政部签字）______________________（分管领导签字）归还日期：_______年_月_日档案管理员签字：______________________表3：档案销毁清册序号文件名称分类号编号形成日期保管期限销毁原因监销人经办人销毁日期12021年春节活动通知2021-综合-行政部2021-综合-行政部-0282021-01-183年保管期限已满*华*刚2024-12-152Q2办公设备采购清单2021-行政-行政部2021-行政-行政部-0152021-04-103年保管期限已满*华*刚2024-12-15四、执行要点与风险提示责任到人：各部门指定专人负责本部门文件收集、初步整理，行政部设专职档案管理员负责全局存档管理，保证各环节责任清晰。及时性原则：文件需在形成后3个工作日内移交归档，避免积压；借阅文件需按时归还，保证档案流动性。安全性保障：涉密文件单独存放，加密管理，非相关人员禁止查阅；电子文件定期备份（每月1次），防止数据丢失。规范性检查：行政部每半年组织一次档案管理自查，重点检查分类准确性、台账完整性、文件完好性，对问题及时整改。避免常见错误：禁止将非正式文件（