文档管理资料归档制度模板文档分类存储版

文档管理资料归档制度模板文档分类存储版一、总则为规范组织内部文档资料的归档管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高资料利用效率，依据国家《档案法》及相关行业管理规范，结合组织实际，制定本制度。本制度适用于组织内各部门、各项目组在业务活动中形成的各类纸质及电子文档资料的归档管理。二、适用范围与典型场景（一）适用组织类型本制度适用于企业、事业单位、机关、社会团体等各类需要对文档资料进行系统化管理的组织。（二）典型应用场景日常办公文档归档：各部门收发的正式文件、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等；项目管理资料归档：项目立项文件、可行性研究报告、合同协议、过程管理记录、验收报告等；人事档案管理：员工入职材料、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、离职交接清单等；财务票据归档：报销凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等；技术资料归档：研发文档、产品设计图纸、技术标准、专利文件、设备说明书等；客户与供应商资料归档：客户信息档案、合作合同、往来函件、供应商资质文件等。三、文档归档全流程操作规范（一）文件收集阶段责任主体：各部门指定专人（如“文档管理员”）作为本部门文件收集的第一责任人，项目组由项目负责人牵头收集项目资料。收集范围：本部门/项目组在业务活动中形成的具有保存价值的各类原始文件（含纸质及电子版）；外单位发来的需办理或作为依据的文件（如通知、函件、合同等）；反映部门/项目工作全貌的重要文件（如决策文件、总结报告、成果材料等）。收集要求：纸质文件需为原件（如无原件需注明复印件并经部门负责人签字确认），字迹清晰、格式规范，无缺页、破损；电子文件需为通用格式（如PDF、Word、Excel等），命名规范（格式：“部门-文件类型-日期-名称”，如“行政部-通知-20240520-关于年假安排的通知”），保证可正常打开；定期收集：各部门每月25日前完成当月文件收集，项目组在项目结束后10个工作日内完成全部资料收集。（二）分类鉴定阶段分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，结合组织实际细化子类：一级分类：按年度划分（如“2024年度”）；二级分类：按机构或项目类型划分（如“行政部”“财务部”“XX项目组”）；三级分类：按文件问题或类型划分（如“综合类”“人事类”“合同类”“技术类”）。示例：2024年度-行政部-综合类；2024年度-XX项目组-合同类。保管期限鉴定：根据文件价值确定保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（3-10年）三类：永久：组织章程、年度工作报告、重要合同、审计报告、知识产权文件等；长期：项目资料、人事档案、财务凭证、管理制度等；短期：日常通知、会议纪要、临时性请示等。剔除标准：重复文件、无保存价值的临时草稿、内容不完整的残缺文件（经确认无法补全的）需剔除，并做好记录。（三）整理编目阶段文件整理：纸质文件：按分类顺序排序，去除金属夹，使用无酸档案盒装订，每盒厚度不超过3cm，盒内放置“备考表”注明盒内文件数量、整理人、日期；电子文件：按分类建立文件夹，每份文件附“文件属性信息”（含形成部门、日期、密级、保管期限、责任人等），刻录光盘或存储至指定服务器（需加密备份）。编目规则：档案盒正面标注“年度-二级分类-三级分类-盒号”（如“2024-行政部-综合类-01”）；编制《归档文件目录》，字段包括：档号、文件题名、形成日期、页数（纸质）、份数、密级、保管期限、存放位置、备注；电子文件同步建立电子目录，导入档案管理系统，支持关键词检索。（四）移交存储阶段移交流程：部门/项目组向档案管理部门移交时，填写《归档文件移交清单》（一式两份），双方清点核对无误后签字确认，各执一份；档案管理部门接收后，在1周内完成上架存储，并在档案管理系统中更新存放位置信息。存储要求：纸质档案：存入专用档案柜，库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防虫、防潮、防盗；电子档案：存储介质（服务器、光盘等）需定期检测（每半年1次），保证数据可读，异地备份（与存储介质分离存放）；密级档案：纸质档案存入带锁保密柜，电子档案加密存储，访问权限严格控制。（五）利用与销毁阶段档案利用：内部查阅：需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批，借阅期限不超过7天（特殊经批准可延长），到期归还并登记；外部查阅：需持单位介绍信及有效证件，经分管领导审批，档案管理员全程陪同查阅，涉密档案一律不外借。档案销毁：到期档案由档案管理部门编制《档案销毁清册》，经分管领导及法务部门（如有）审核后，由2人以上监销，保证信息无法恢复；销毁过程记录存档，监销人签字确认，纸质档案销毁后需在《归档文件目录》中标注“已销毁”。四、配套工具表格模板（一）文件分类标准表一级分类二级分类三级分类示例文件名称保管期限2024年度行政部综合类年度工作总结、会议纪要长期2024年度财务部凭证类差旅费报销单、采购发票短期2024年度XX项目组合同类项目合作协议、补充协议永久2024年度人力资源部人事类劳动合同、绩效考核表长期（二）归档文件登记表档号文件题名形成部门形成日期页数密级保管期限存放位置（盒号）整理人202401关于2024年端午放假的通知行政部202405181普通短期2024-行政部-综合类-01张*202402XX项目可行性研究报告项目部2024031525机密永久2024-项目部-技术类-01李*（三）档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期档案名称（档号）借阅用途部门负责人签字档案管理员签字王*市场部20240520202405252024-市场部-合同类-01（客户合作协议）客户谈判参考刘*陈*（四）档案销毁清册档号文件题名形成日期保管期限销毁原因销毁日期监销人备注2021032021年第一季度会议纪要20210331短期到期20240530赵、钱已完成销毁五、关键执行要点与风险规避责任分工明确：各部门负责人为本部门文档归档第一责任人，档案管理部门负责监督指导与集中管理，保证责任到人，避免推诿。保密管理严格：涉密文件需标注密级，严格控制借阅权限，电子档案采用“加密存储+权限管控”模式，防止信息泄露。电子档案安全：定期对电子档案进行备份（本地+异地），存储介质需防病毒、防磁化，重要文件建议纸质与电子双轨归档。定期检查机制：档案管理部门每半年组织一次档案检查，重点检查文件完整性、