销售合同审核流程标准化模板风险控制型审核手册

销售合同审核流程标准化模板风险控制型审核手册本手册旨在规范公司销售合同的审核流程，通过标准化操作与风险控制要点，保证合同条款合法合规、商业条款合理可行，有效防范合同签订及履行过程中的法律风险、财务风险与商业风险，保障公司合法权益。手册适用于公司所有销售类合同（包括但不限于产品销售、服务提供、订单补充协议等）的审核工作，涉及销售部门、法务部门、财务部门、业务部门及相关审批人员。一、合同审核应用场景本手册适用于以下场景：新签合同审核：公司与客户首次签订销售合同时需通过本流程完成条款审核与风险控制；续签合同审核：合同到期后需续签的，应对原合同履行情况、新条款变更内容重点审核；补充协议审核：对已签订合同需变更条款（如价格、交付时间、违约责任等）时，需对补充协议进行独立审核；特殊合同审核：涉及大额订单（单笔金额超过[具体金额，如100万元]）、定制化产品、跨境销售或高风险客户的合同，需启动强化审核流程。二、合同审核标准化操作步骤（一）合同接收与初步登记操作主体：销售助理或行政对接人操作内容：接收客户提交的合同文本（纸质版或电子版），核对合同基本信息是否完整，包括：合同编号（若有）、签约双方全称、合同签订日期、标的物/服务描述、合同金额、履行期限等；若信息缺失或表述模糊（如“标的物按客户要求执行”未明确具体规格），需第一时间联系销售业务员*补充完整；登记至《销售合同审核登记表》（见模板一），记录合同编号、客户名称、金额、接收日期、销售负责人*及预计审核完成时限。输出成果：《销售合同审核登记表》（纸质版签字确认或电子版备案）。（二）签约方主体资格审查操作主体：法务专员或风控专员操作内容：企业客户：核查客户营业执照（复印件加盖公章），确认主体资格是否有效（通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台核实，重点关注经营范围、经营状态（存续/注销/吊销）、法定代表人/负责人信息）；自然人客户：核查证件号码原件（复印件留存），确认身份真实性及民事行为能力；授权代理审核：若合同签署人非法定代表人，需核查《授权委托书》（原件），确认授权范围、权限及期限是否与合同签署内容一致，授权委托书需载明授权人、被授权人基本信息及授权事项；特殊行业资质：若客户所属行业需特定资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等），需审核客户是否具备相应资质，避免因主体资质问题导致合同无效。审核要点：主体信息与签约方名称是否一致，是否存在“皮包公司”、失信被执行人等高风险情形。输出成果：《主体资格审查表》（见模板二），附营业执照、授权委托书等资质文件复印件。（三）合同条款完整性审核操作主体：销售部门负责人、法务专员操作内容：对照《销售合同必备条款清单》（见附件1），逐项检查合同是否包含以下核心条款：（1）双方主体信息（名称、地址、联系方式、法定代表人/负责人）；（2）标的物/服务名称、规格型号、数量、质量标准（需明确执行国家标准/行业标准/双方约定标准）；（3）价款及支付方式（单价、总价、币种、支付账户、付款条件（如预付款比例到货款/验收款/质保金比例）、支付时限）；（4）履行期限、地点和方式（交货/服务提供时间、地点、运输方式及费用承担）；（5）验收标准、方法及期限（明确验收流程、异议处理方式）；（6）违约责任（双方违约情形及对应违约金计算方式或损失赔偿范围）；（7）争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构，优先选择公司所在地法院）；（8）合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数及持有方式；（9）附件清单（如技术参数、图纸、补充协议等，需在合同中列明附件名称并作为合同组成部分）。对缺失条款或条款表述模糊的，要求销售业务员*与客户协商补充或明确，不得使用“按惯例”“双方协商解决”等模糊表述。输出成果：标注修改意见的合同草案（电子版/纸质版），同步更新《合同条款审核表》（见模板三）。（四）核心条款风险审核操作主体：法务专员（主导）、财务经理、技术部门负责人*（涉及技术条款时）操作内容：标的物/服务条款：审核标的物描述是否清晰、无歧义，定制化产品需明确技术参数、验收标准，避免因“质量不合格”产生争议；价款与支付条款：财务部门审核价格构成（是否含税、运费、安装费等）是否合理，与公司定价政策一致；关注付款节点与履约进度的匹配性（如预付款比例不超过30%，到货款不超过60%，验收款付至90%，质保金10%待质保期满后支付），避免过度垫资或回款风险；核对收款账户信息是否为公司对公账户，禁止个人账户收款。交付与验收条款：明确交付时间（具体日期或“收到预付款后XX日内”）、交付地点（具体地址）、验收流程（如“收货后3个工作日内验收，验收合格签署验收单”），验收标准需量化（如“符合GB/T19001-2016标准”）；违约责任条款：审核违约责任是否对等，避免公司承担单方过高违约责任（如“逾期付款每日按合同总额5%支付违约金”明显过高，可调整为“按LPR四倍”）；明确违约金计算上限（如不超过合同总额的20%）；知识产权与保密条款：若涉及技术资料、专利等，需明确知识产权归属（如“标的物相关的知识产权归公司所有”）；保密条款需明保证密范围（技术信息、经营信息等）、保密期限（如“合同终止后3年内”）及违约责任；解除权条款：明确合同解除的法定情形及约定情形（如“客户逾期付款超过30日，公司有权解除合同”），解除后的处理方式（如已交付标的物的处理、款项结算）。输出成果：法务部门出具《核心条款风险审核意见书》（见模板四），列明风险点及修改建议。（五）合规性与内部审批审核操作主体：法务专员、合规专员（若有）、财务经理、销售总监、总经理*（根据合同金额）操作内容：合规性审核：法务部门审核合同内容是否符合《民法典》《消费者权益保护法》《反不正当竞争法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归公司所有”）；内部审批流程：销售负责人*审核：确认合同内容与业务需求一致，商业条款合理；财务经理*审核：确认付款条件、回款风险可控，符合公司财务制度；法务专员*审核：确认法律风险已有效控制，条款表述合法；大额/特殊合同（如金额超过[具体金额]或涉及战略客户）需提交总经理*审批，必要时召开评审会（销售、法务、财务、技术部门参与）。审批要点：审批流程需按层级依次进行，不得越级审批；所有审批人需在《审批意见汇总表》（见模板五）中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由）。（六）审核意见反馈与合同修改操作主体：销售业务员、法务专员操作内容：销售业务员*根据审核意见（尤其是法务、财务部门的修改意见），与客户沟通协商，调整合同条款；若客户对修改意见有异议，需及时反馈至法务部门，由法务部门评估风险后提出替代方案（如调整违约金比例、变更争议解决方式等）；修改后的合同文本需重新提交至法务部门、财务部门复核，保证所有风险点已闭环，直至审核通过。（七）合同签署与归档操作主体：销售助理、行政档案管理员操作内容：签署规范：合同需由双方法定代表人/负责人或授权代表签字并加盖公司公章（公章需清晰、完整，避免加盖财务章、合同章代替公章）；多页合同需加盖骑缝章（每页侧面均需盖章），防止合同被抽换、替换；合同一式[具体份数，如四份]，公司留存[具体份数，如两份]（原件），客户留存[具体份数，如两份]，若需办理备案（如跨境合同），额外增加份数。归档管理：销售助理在合同签署后3个工作日内，将合同原件（含附件、审批文件、沟通记录）移交至行政档案管理员；档案管理员按“客户名称-合同编号-签订日期”分类归档，建立电子台账（记录合同编号、客户、金额、签署日期、归档日期、保管人），保证合同可追溯；电子版合同加密存储（如公司OA系统或指定硬盘），访问权限仅限授权人员（销售负责人、法务、财务等）。输出成果：归档完成的合同原件及电子档案，《合同归档清单》（见模板六）。三、审核流程配套模板模板一：销售合同审核登记表合同编号客户名称合同金额（元）签订日期销售负责人接收日期预计审核完成日期审核状态（待审/审核中/已完成）备注模板二：主体资格审查表合同编号客户名称审核类型（新签/续签/补充）审核人审核日期审查项目审查内容审查结果（合格/不合格/需补充）备注（附件名称）营业执照名称、统一社会信用代码、有效期、经营范围、经营状态法定代表人/负责人姓名、职务、联系方式授权委托书（非法定代表人签署时）授权人、被授权人信息、授权范围、授权期限、委托书日期特殊行业资质资质名称、发证机关、有效期、资质范围模板三：合同条款审核表合同编号客户名称审核人审核日期条款类别审核项目审核标准审核意见（合格/需修改/不合格）主体信息双方名称、地址、联系方式与营业执照/证件号码一致标的物/服务条款名称、规格、数量、质量标准清晰、明确，无歧义价款支付条款单价、总价、付款节点、账户符合公司定价政策，账户为公司对公账户履行条款交付时间、地点、方式与业务能力匹配，责任划分明确违约责任条款违约情形、违约金计算对等、合理，不超过法定上限争议解决条款管辖法院/仲裁机构优先选择公司所在地模板四：核心条款风险审核意见书合同编号客户名称审核人审核日期风险等级（高/中/低）风险点描述风险后果修改建议高付款条件约定为“验收合格后3个月内付款”，未明确质保金比例，可能导致回款周期延长资金占用成本增加，坏账风险上升修改为“验收合格后付至合同总额90%，剩余10%为质保金，质保期满后15日内支付”中争议解决约定为“由客户所在地法院管辖”增加公司诉讼成本，不利于纠纷快速解决修改为“由公司所在地有管辖权的人民法院管辖”低合同未约定不可抗力条款履行障碍时无法免责增加“不可抗力”条款，明确定义及处理方式模板五：审批意见汇总表合同编号客户名称合同金额（元）审批环节审批人审批日期审批意见（同意/修改后同意/不同意）签字销售负责人财务经理法务专员总经理模板六：合同归档清单归档编号合同编号客户名称签署日期合同金额（元）归档日期保管人档案位置（柜号/文件夹）备注四、关键风险提示与注意事项（一）主体资格风险严禁与“三无企业”（无营业执照、无固定经营场所、无联系方式）或经营异常主体签约；自然人客户需核实证件号码原件，避免使用伪造身份信息签约；授权委托书需核查原件，复印件需注明“与原件一致”并由客户加盖公章。（二）条款表述风险合同条款避免使用“大概”“约”“左右”等模糊词汇，涉及数量、时间、金额需明确具体数值（如“交付时间为2024年12月31日前”而非“年底前”）；违约责任条款需量化，避免“承担相应责任”“赔偿损失”等无约束力表述；争议解决方式需明确具体法院（如“由公司所在地有管辖权的人民法院管辖”），避免“由双方协商解决，协商不成提交XX地法院”的模糊约定。（三）财务与履约风险严格控制预付款比例，原则上不超过合同总额的30%，对长期合作或信用评级高的客户可适当放宽，但需经财务经理*审批；收款账户必须为公司对公账户，禁止任何形式的个人账户代收，避免资金挪用或税务风险；质保金比例不低于5%，质保期不低于[具体期限，如1年]，保证标的物质量可控。（四）法律合规风险合同内容不得违反法律强制性规定（如“约定排除消费者法定权利”“销售国家禁止流通的物品”等）；涉及广告宣传、促销活动的，需保证宣传内容真实合规，避免虚假宣传风险；跨境销售合同需遵守目标国法律法规（如出口管制、数据隐私保护等），必要时咨询专业涉外律师。（五）档案管理风险合同原件需妥善保管，防止丢失、损毁或被篡改，保管期限不少于[具体年限，如10年]（涉及质保期的需延长至质保期满后2年）；电子档案需定期备份（如每月一次），备份数据存储在安全介质中（如加密移动硬盘、公司云服务器），防止数据泄露或损坏；严禁未经授权复制、外传合