企业内部档案管理规范

企业内部档案管理规范第1章总则1.1档案管理的指导原则档案管理应遵循“安全第一、规范有序、高效利用、持续改进”的原则，确保档案在保存、调取、利用等全过程中符合法律法规要求。档案管理需以“统一标准、分类管理、便于检索”为指导思想，实现档案资源的规范化、系统化和高效利用。档案管理应结合企业实际业务需求，注重档案信息的完整性、准确性与可追溯性，确保档案在业务流程中发挥最大价值。档案管理应遵循“以人为本、服务大局”的理念，兼顾档案保存与业务发展的需要，提升企业整体管理水平。档案管理应不断优化管理流程，引入信息化手段，提升档案管理的现代化水平，实现档案资源的高效配置与可持续发展。1.2档案管理的职责分工企业档案管理部门应负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅及销毁等全过程管理，确保档案工作有序开展。业务部门应按照档案管理要求，及时归档业务相关文件资料，确保档案内容真实、完整、准确。信息管理部门应负责档案信息的数字化处理与系统化管理，确保档案信息的可查性与可追溯性。保密部门应监督档案管理中的保密工作，确保涉密档案的安全存储与使用，防止信息泄露。审计与合规部门应定期对档案管理进行检查，确保档案管理符合国家法律法规及企业内部制度要求。1.3档案管理的范围与分类档案管理范围涵盖企业各类业务活动中产生的文件资料，包括但不限于合同、财务凭证、会议记录、实验数据、产品技术文件等。档案分类应依据文件类型、形成时间、使用目的、保管期限等维度进行划分，确保档案分类科学、便于检索与利用。档案分类应遵循“按类分组、按期归档、按需管理”的原则，实现档案的有序管理和高效利用。档案分类应结合企业业务特点，制定符合实际的分类体系，确保档案管理的灵活性与实用性。档案分类应定期进行调整，根据业务发展和管理需求更新分类标准，确保档案管理体系的动态优化。1.4档案管理的保密要求的具体内容涉密档案应按照国家保密法律法规要求，严格管理，禁止非授权人员接触或查阅。涉密档案的存储应采用安全、可靠的物理和电子存储方式，确保其在存储、传输、调阅过程中的安全性。涉密档案的调阅需经审批，严格履行登记、审批、使用、归还等流程，确保档案使用过程可控。涉密档案的销毁应由专人负责，按照国家相关规定进行销毁处理，确保销毁过程的合规性与安全性。涉密档案的管理应建立严格的保密责任制，明确责任人，定期开展保密检查，防范泄密风险。第2章档案的收集与整理1.1档案的来源与分类档案的来源主要包括原始业务活动产生的文件、合同协议、财务凭证、会议记录、人事档案等，这些资料是企业运营和管理的重要依据。档案的分类依据通常包括按时间顺序（如年度、季度）、按内容性质（如财务、人事、生产）、按载体形式（如纸质、电子）以及按管理权限（如部门、岗位）进行划分。根据《档案法》及相关法规，企业档案应按照“一档一卡”原则进行分类，即每份档案都应有对应的档案目录卡，明确其内容、来源、保管期限等信息。企业档案的分类方法需结合实际业务需求，例如制造业企业可能更注重生产流程文档的分类，而金融企业则侧重财务凭证和合同文件的管理。有效的档案分类有助于提高档案查找效率，减少重复归档和遗漏，是档案管理规范化的重要基础。1.2档案的收集与登记档案的收集应遵循“及时、全面、准确”的原则，确保各类业务资料在产生后立即归档，避免遗漏。档案登记是档案管理的重要环节，需记录档案的来源、内容、保管期限、责任人等信息，确保档案信息完整可追溯。根据《档案管理规定》，企业档案需建立档案目录清单，定期更新，确保档案信息与实际存储情况一致。档案登记可采用电子化系统进行，如使用档案管理系统（如档案管理软件），实现档案信息的数字化管理与实时更新。档案登记应由专人负责，确保登记内容真实、准确，避免因登记错误导致档案管理混乱。1.3档案的整理与归档档案整理是指对已收集的档案进行分类、排序、编目和装订，使其结构清晰、便于查找。档案整理过程中，应遵循“先分类后排序、先编目后装订”的原则，确保档案内容完整、逻辑有序。档案归档需按照保管期限和管理要求进行，如定期归档的档案应按年度或季度归档，长期保存的档案需按类别和保管条件妥善存放。档案整理后应形成档案目录、卷内目录、档案保管清单等文件，确保档案信息可查、可追溯。档案整理工作应由档案管理人员定期开展，确保档案管理的持续性和规范性。1.4档案的保管与存储的具体内容档案的保管应遵循“防尘、防潮、防虫、防光”等原则，确保档案在存储过程中不受损。档案存储环境应保持恒温恒湿，一般要求温度在14-25℃，湿度在40-60%之间，避免因环境因素影响档案的保存质量。档案存储应使用防紫外线材料的档案柜或档案库，避免阳光直射对档案造成褪色或损坏。档案存储应采用防火、防鼠、防尘的措施，如安装防火门、设置防鼠装置、定期检查档案柜的密封性。档案存储应建立档案保管记录，包括存储位置、责任人、保管期限、检查时间等，确保档案的可追溯性和安全性。第3章档案的借阅与使用3.1档案的借阅流程档案借阅应遵循“先申请、后审批、再借出”的原则，确保借阅行为有据可查，符合《档案法》及企业内部管理制度要求。借阅流程需由档案管理员填写《档案借阅登记表》，并经部门负责人审批后方可办理，确保借阅权限的合规性。借阅档案时，需在借阅登记表中注明借阅人姓名、档案编号、借阅日期、归还日期及使用目的，确保信息完整、准确。借阅档案应遵守“借阅期限有限制”原则，一般不得超过一个月，特殊情况需提前报备并经审批。借阅完成后，借阅人须在规定时间内归还档案，并在登记表上签字确认，确保档案流转的可追溯性。3.2档案的使用权限档案的使用权限应根据其内容性质和保密等级进行分级管理，确保敏感信息不被未经授权人员接触。企业内部员工及相关部门可根据工作需要，申请使用特定档案，但需经档案管理员审核并登记备案。档案使用权限应明确界定，涉及商业秘密、技术资料等重要档案，使用需经公司管理层批准。对于涉及客户资料、财务凭证等重要档案，使用权限应严格限制，仅限于必要岗位人员使用。档案使用权限变更时，应按照《档案管理信息系统操作规范》及时更新权限信息，确保数据一致性。3.3档案的借阅登记与归还借阅登记应通过电子档案管理系统完成，确保借阅过程可追溯、可查证，符合《电子档案管理规范》要求。借阅档案归还时，需在登记表上填写归还日期、归还人姓名及签名，确保档案流转的完整性。归还档案应检查其完整性，如有损坏或缺失，应立即上报档案管理员处理。借阅档案的归还时间应与借阅时间一致，逾期未归还者，应按《档案借阅违约处理办法》进行追责。借阅登记与归还记录应定期归档，作为档案管理的重要依据，确保档案使用过程可查可溯。3.4档案的使用记录与反馈档案使用记录应包括借阅人、档案编号、使用日期、使用目的及归还情况，确保使用过程可追踪。使用反馈应由借阅人或使用部门填写《档案使用反馈表》，反映使用过程中遇到的问题或建议。档案使用反馈应定期汇总分析，作为档案管理优化的参考依据，提升档案管理效率。对于频繁借阅或使用异常的档案，应进行专项检查，确保档案使用符合规范。档案使用记录与反馈应纳入档案管理绩效考核体系，促进档案管理工作的规范化与科学化。第4章档案的保管与安全1.1档案的存储环境要求档案存储环境应保持恒温恒湿，温度一般控制在14-25℃之间，相对湿度应维持在45%以下，以避免因温湿度变化导致档案材料老化或变形。存储环境应具备良好的通风条件，避免阳光直射和直吹，防止紫外线照射和空气流通不畅导致档案受潮或氧化。档案库房应配备防尘、防虫、防鼠等设施，定期清洁并保持干燥，防止灰尘、虫害和鼠类侵扰。档案应分类存放，按类别、保管期限、使用频率等进行分区管理，确保查找方便且减少误读风险。档案库房应设有温湿度监测系统，实时记录环境参数，并设置报警装置，确保环境稳定可控。1.2档案的防火与防潮措施档案库房应配备灭火器、自动喷水灭火系统等消防设施，定期检查其有效性，确保火灾发生时能及时扑灭。档案应远离火源，库房应设置防火门、防火墙，严禁烟火，并在易燃物附近设置灭火器材。档案库房应保持干燥，地面应铺设防潮垫或防潮层，避免因雨水或湿气导致档案受潮损坏。防潮措施应结合环境湿度控制，使用除湿机或通风系统调节湿度，防止档案受潮变质。档案应定期进行防潮检测，发现异常及时处理，防止霉菌滋生和档案损坏。1.3档案的防虫与防霉处理档案应使用防虫剂进行处理，如樟脑、溴甲烷等，定期喷洒或涂刷，防止虫蛀。档案库房应保持通风良好，避免潮湿和闷热，防止霉菌滋生。档案应使用防霉材料，如防霉纸、防霉布等，减少霉菌污染风险。档案应定期进行虫害和霉菌检测，发现异常及时处理，防止虫害和霉变扩散。档案应避免存放于高湿度、高温环境中，防止虫害和霉菌滋生。1.4档案的保密与安全防护的具体内容档案应实行分级管理，根据档案的保密等级划分保管责任，确保敏感信息不被未经授权的人员访问。档案应采用加密存储、权限控制等技术手段，防止数据泄露和非法篡改。档案应建立严格的访问控制机制，仅限经过授权的人员可查阅或调阅，防止未授权访问。档案应定期进行安全检查，确保系统、设备和人员符合保密要求，防止安全漏洞。档案应配备安全监控系统，如视频监控、门禁系统等，确保档案库房安全可控。第5章档案的调阅与查阅5.1档案的调阅权限档案调阅权限应依据《档案法》及相关管理规定，实行分级管理原则，确保档案安全与使用规范。一般情况下，档案调阅需经档案管理部门审批，涉及机密或重要档案的调阅需遵循“谁申请、谁审批、谁负责”的原则。企业内部档案调阅权限通常分为行政、业务、科研等类别，不同类别档案的调阅权限应明确界定，避免越权调阅。根据《企业档案管理规范》（GB/T19004-2016），档案调阅需填写调阅登记表，记录调阅人、时间、内容、用途等信息。重要档案调阅需由档案管理员或指定人员进行，未经批准不得擅自调阅，以确保档案的完整性和保密性。5.2档案的调阅流程档案调阅流程应遵循“先申请、后审批、再调阅”的原则，确保调阅过程有据可查。调阅申请需填写《档案调阅申请表》，并附上相关证明材料，如工作证明、调阅目的说明等。档案管理部门在收到申请后，应根据档案的保密等级和调阅权限进行审核，确认调阅合法性后方可办理。调阅过程中，档案管理员需核对档案信息，确保调阅内容与档案内容一致，避免误调阅或误阅。调阅完成后，应填写《档案调阅登记表》，并归档保存，作为调阅记录备查。5.3档案的查阅与借阅档案查阅与借阅应遵循“先借后查”原则，查阅前需办理借阅手续，确保档案使用有序。查阅档案需填写《档案查阅申请表》，并注明查阅人、查阅时间、查阅内容及用途等信息。借阅档案应按照《企业档案借阅管理办法》执行，借阅期限一般不超过30天，特殊情况可延长，但需提前申请并报批。借阅档案时，需在档案室登记，归还时需按时归还，并填写借阅登记表，确保档案使用过程可追溯。借阅档案应遵守档案保密规定，不得擅自复制、涂改或销毁，确保档案的完整性和安全性。5.4档案的调阅记录与归档的具体内容档案调阅记录应包括调阅人、调阅时间、调阅内容、调阅目的、归还时间等信息，确保调阅过程可追溯。档案调阅记录需按时间顺序归档，便于查阅和管理，可采用电子或纸质形式保存。档案调阅记录应与档案本身一同归档，确保调阅过程与档案内容一一对应，便于后续查阅。档案调阅记录应定期归档，按年度或部门分类，便于档案管理人员进行统计和管理。档案调阅记录应保存不少于5年，以满足法律和管理要求，确保档案调阅过程的可查性与合规性。第6章档案的销毁与处置6.1档案的销毁条件与程序档案的销毁需遵循国家关于档案管理的法律法规，如《档案法》及《档案管理软件技术规范》中规定，销毁前必须进行鉴定和评估，确保档案无价值、无争议且符合销毁条件。档案销毁前应由档案管理部门会同相关部门进行审核，确认其已按规定归档、保存，并无未决事项或争议内容。根据《档案管理信息系统技术规范》，销毁档案需填写《档案销毁清册》，并由至少两名人员共同签字确认，确保销毁过程可追溯。档案销毁应选择在档案馆或指定销毁场所进行，确保销毁过程符合安全标准，防止档案在销毁过程中发生遗失或损坏。档案销毁后，需在销毁场所进行现场记录，包括销毁时间、人员、方式及销毁结果，并保存至少5年以备核查。6.2档案的销毁方式与记录档案销毁方式主要包括物理销毁（如焚烧、粉碎）和电子销毁（如数据清除、格式化），其中物理销毁更为常见，因其能彻底消除档案信息。根据《电子档案管理规范》，电子档案销毁前需进行数据清除，确保数据无法恢复，同时需记录销毁过程及结果，包括删除时间、操作人员及销毁方式。物理销毁过程中，应使用符合国家标准的销毁设备，如焚烧炉或粉碎机，确保档案完全销毁，不留痕迹。档案销毁后，需在销毁场所进行现场记录，包括销毁时间、人员、销毁方式及销毁结果，并保存至少5年以备核查。档案销毁记录应包含销毁人员、销毁时间、销毁方式、销毁结果及监督人员信息，确保销毁过程可追溯、可核查。6.3档案的处置与移交档案处置包括归档、调阅、借出、归还等环节，需遵循《档案管理信息系统技术规范》中关于档案流动的管理要求。档案移交应通过正式的移交手续，包括移交清单、移交说明及移交人签字确认，确保档案在流转过程中不丢失或损坏。档案调阅需填写《档案调阅登记表》，并由档案管理人员进行登记、审核及归还，确保调阅过程规范、透明。档案借出需签订借阅协议，明确借出期限、归还时间及使用条件，确保档案在借出期间不被滥用或损坏。档案处置完成后，需在档案管理系统中进行状态更新，确保档案信息准确、完整，并记录处置过程。6.4档案的销毁记录与归档的具体内容档案销毁记录应包括销毁时间、销毁人员、销毁方式、销毁结果及监督人员信息，确保销毁过程可追溯。档案销毁记录应保存在档案管理系统中，且需定期备份，确保在发生问题时能及时调取。档案销毁记录应包含销毁前的鉴定报告、销毁过程的影像记录及销毁后的确认文件，确保销毁过程有据可查。档案销毁记录应按时间顺序归档，便于后续查阅和审计，且需符合《档案管理信息系统技术规范》中关于归档管理的要求。档案销毁记录应与销毁过程的影像资料、销毁清册及销毁结果证明文件一并归档，确保销毁全过程可查、可追溯。第7章档案的信息化管理7.1档案信息系统的建设要求档案信息系统的建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠”的原则，符合国家档案管理相关法律法规和技术标准，如《档案信息化工作规范》（GB/T18894-2021）的要求。系统需具备数据完整性、一致性、可追溯性，确保档案信息在存储、传输和使用过程中的准确性与安全性。系统应支持多终端访问，包括PC端、移动端及云端，满足不同岗位人员的使用需求，提升档案管理的灵活性与便捷性。系统应具备良好的扩展性，能够根据企业业务发展和档案数量变化，灵活调整功能模块和数据结构。系统应配备完善的权限管理体系，实现用户角色分级，确保档案信息的访问与操作符合安全合规要求。7.2档案信息的录入与更新档案录入应采用标准化格式，如《档案分类与编码规则》（GB/T15035-2019）规定的分类体系，确保信息结构统一。录入过程中应采用电子档案管理系统（EAM）或档案管理系统（AMS），实现信息的自动化录入与校验，减少人为错误。档案更新需定期进行，如季度或年度更新，确保档案信息的时效性与准确性，避免因信息滞后影响管理效率。更新操作应记录日志，包括操作人员、时间、操作内容等，便于追溯与审计。建议采用条形码、二维码或RFID技术辅助档案标签管理，提升信息识别与追踪效率。7.3档案信息的查询与检索档案查询应支持多种检索方式，如按时间、分类、关键词、机构等进行检索，满足不同用户的需求。系统应具备高级检索功能，如布尔逻辑检索、模糊匹配、字段组合查询等，提升检索效率与精准度。检索结果应提供详细的检索路径与结果展示，包括档案编号、标题、内容摘要、存储位置等信息。检索结果应支持导出与打印功能，便于存档或提交给相关部门。检索系统应与权限管理模块联动，确保敏感档案的访问权限仅限于授权人员。7.4档案信息的备份与恢复的具体内容备份策略应遵循“定期备份、增量备份、异地备份”原则，确保数据在发生故障时能够快速恢复。建议采用分布式存储技术，如对象存储（OSS）、云存储（AWSS3）等，提升数据存储的可靠性与容灾能力。备份数据应定期进行验证，确保备份文件的完整性与可恢复性，可采用校验工具如SHA-256进行数据完整性校验。恢复流程应明确，包括备份文件的恢复步骤