单位软件正版化考核制度

PAGE单位软件正版化考核制度一、总则（一）目的为加强单位软件正版化工作，规范软件使用行为，保护知识产权，根据《计算机软件保护条例》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体员工、下属各部门及分支机构在工作中涉及的软件使用行为。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家关于软件正版化的法律法规，确保单位使用的软件均具有合法授权。2.全面覆盖原则涵盖单位所有办公场所、业务系统及各类工作中涉及的软件使用情况。3.责任明确原则明确各部门、各岗位在软件正版化工作中的职责，确保责任落实到人。4.持续改进原则不断完善软件正版化工作机制，持续提高软件正版化水平。二、软件正版化工作组织与职责（一）领导小组成立单位软件正版化工作领导小组，由单位主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划、指导协调单位软件正版化工作，审议软件正版化工作重大事项，决策软件采购、使用等重要问题。（二）工作小组设立软件正版化工作小组，由信息技术部门负责人担任组长，成员包括财务、法务、审计等相关部门人员。工作小组负责具体组织实施软件正版化工作，制定工作计划，开展软件清查、采购、安装、使用管理等工作，定期向领导小组汇报工作进展情况。（三）各部门职责1.信息技术部门负责制定和完善单位软件正版化工作方案、制度和流程。组织开展软件清查工作，建立软件资产台账，及时更新软件信息。负责软件采购的技术选型、供应商评估等工作，确保采购的软件符合正版化要求。在单位内部推广正版软件的安装和使用，提供技术支持和培训。协助审计部门开展软件正版化审计工作，提供相关技术数据和资料。2.财务部门负责审核软件采购预算，确保资金合理安排。按照财务制度规定，做好软件采购费用的报销和核算工作。对软件采购资金的使用情况进行监督检查。3.法务部门负责审查软件采购合同，确保合同条款符合法律法规要求，保障单位合法权益。对软件使用过程中的知识产权问题提供法律咨询和指导，处理涉及软件侵权的法律事务。4.审计部门定期对单位软件正版化工作进行审计，检查软件采购、使用、管理等环节的合规性。对审计发现的问题提出整改意见，跟踪整改落实情况。5.其他部门负责本部门软件正版化工作的具体实施，严格按照制度要求使用正版软件。配合信息技术部门开展软件清查和统计工作，及时反馈本部门软件使用情况。对本部门员工进行软件正版化宣传教育，提高员工的法律意识和合规意识。三、软件采购管理（一）采购计划各部门根据工作需要，提前制定软件采购计划，明确软件名称、版本号、功能需求、采购数量等信息，报信息技术部门审核。信息技术部门根据单位整体软件正版化规划和实际情况，对采购计划进行综合评估和调整，报领导小组审批后实施。(二)采购流程1.供应商选择信息技术部门负责组织对软件供应商进行评估和选择，优先选择具有良好信誉、合法资质、技术实力强的供应商。评估内容包括供应商的经营状况、产品质量、售后服务、价格水平等方面。2.采购谈判信息技术部门与选定的供应商进行采购谈判，明确软件的价格、交货期、售后服务等条款，确保采购合同符合单位利益和正版化要求。采购谈判过程中，法务部门应参与合同条款的审核，提供法律意见。3.合同签订采购谈判达成一致后，由法务部门负责起草软件采购合同，经双方签字盖章后生效。合同中应明确软件的版权归属、使用许可范围、违约责任等条款，确保单位合法使用正版软件。4.采购验收软件到货后，信息技术部门组织相关人员按照采购合同要求进行验收，检查软件的数量、版本、功能等是否符合要求。验收合格后，办理入库手续，并将软件安装到指定的计算机设备上。四、软件使用管理（一）安装与激活1.信息技术部门负责按照软件采购合同要求，对采购的正版软件进行统一安装和激活，并确保安装的软件版本与合同约定一致。2.员工如需安装特定软件，应向信息技术部门提出申请，经批准后由信息技术部门负责安装和配置。未经批准，员工不得擅自安装任何软件。（二）使用规范1.员工应严格按照软件使用许可协议的规定使用正版软件，不得擅自复制、传播、转让或用于商业目的。2.对于单位自主开发的软件，应按照相关规定进行管理和使用，确保软件的知识产权得到有效保护。3.在使用软件过程中，如发现软件存在质量问题或功能缺陷，应及时向信息技术部门反馈，由信息技术部门协调供应商进行处理。（三）更新与维护1.信息技术部门应定期对单位使用的正版软件进行更新和维护，确保软件的安全性和稳定性。更新和维护工作应按照软件供应商提供的技术支持和服务要求进行。2.员工在使用软件过程中，应及时关注软件更新信息，配合信息技术部门进行软件更新操作，不得拒绝或拖延软件更新。五、软件清查与统计（一）清查周期单位每年定期开展一次软件清查工作，全面梳理单位内部使用的各类软件，确保软件正版化情况清晰准确。（二）清查内容1.软件名称、版本号、购买时间、购买渠道、授权方式等基本信息。2.软件的安装位置、使用人员、使用频率等使用情况。（三）清查方式1.信息技术部门通过技术手段对单位内部计算机设备上安装的软件进行扫描和识别，获取软件清单。2.各部门组织本部门员工对个人使用的软件进行自查，并填写软件使用情况登记表，报信息技术部门汇总。3.信息技术部门对清查获取的软件清单进行核对和整理，与软件采购合同、资产台账等进行比对，确保软件信息准确无误。（四）统计报告信息技术部门根据软件清查结果，编制软件正版化统计报告，内容包括软件正版化率、软件采购情况、使用情况分析等。统计报告应于清查工作结束后[X]个工作日内报领导小组和上级主管部门。六、考核与监督（一）考核指标1.软件正版化率：单位使用正版软件的数量占应使用正版软件数量的比例。2.软件采购合规率：软件采购合同符合法律法规和单位制度要求的比例。3.软件使用规范执行率：员工遵守软件使用规范的情况比例。4.软件更新及时率：软件按照规定及时更新的比例。（二）考核方式1.定期考核：每年结合软件清查和统计工作，对各部门软件正版化工作进行全面考核。考核结果纳入单位年度绩效考核体系。2.不定期抽查：信息技术部门、审计部门等不定期对各部门软件正版化工作进行抽查，检查软件使用情况、采购合同执行情况等。（三）考核结果应用1.对于软件正版化工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.对于考核不达标的部门，责令限期整改。整改期间，暂停该部门相关软件采购申请，并对部门负责人进行诫勉谈话。整改仍不合格的，追究部门负责人和相关责任人的责任。（四）监督检查1.审计部门定期对单位软件正版化工作进行专项审计，检查软件采购、使用管理等环节的合规性，发现问题及时督促整改。2.设立软件正版化举报邮箱和电话，接受单位员工和社会公众的监督举报。对举报属实的，给予举报人奖励，并对违规行为进行严肃处理。七、培训与宣传（一）培训计划信息技术部门制定年度软件正版化培训计划，定期组织员工参加软件正版化知识培训，提高员工的法律意识和使用正版软件的技能。培训内容包括软件知识产权法律法规、正版软件采购流程、使用规范等方面。（二）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加集中培训，邀请专家进行授课，系统讲解软件正版化知识和相关法律法规。2.在线培训：利用单位内部网络平台，提供软件正版化在线培训课程，方便员工自主学习。3.专题培训：针对特定软件或软件正版化工作中的重点问题，开展专题培训，提高员工的实际操作能力。（三）宣传活动1.制作软件正版化宣传资料，如宣传海报、手册等，在单位内部显著位置张贴和发放，营造良好的软件正版化氛围。2.