2026年环保袋生产公司印章刻制、使用及保管管理制度

2026年环保袋生产公司印章刻制、使用及保管管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司各类印章的刻制、备案、使用、保管、交接及废止全流程管理，结合环保袋生产企业原料采购签约、产品销售合同签订、生产质检备案、财务资金结算、行政政务办理的印章使用特点，明确印章管理的权责分工、操作标准及管控要求，建立“专人保管、分级审批、规范使用、全程留痕”的印章管理机制，防范印章盗用、冒用、滥用等风险，保障公司印章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司生产经营、合同履约、财务往来等活动的合法权益，杜绝因印章管理不当造成的经济损失和法律纠纷，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》等国家相关法律法规及规章制定，结合公司生产经营实际、财务管理制、行政管理制和环保袋生产行业的运营特点，明确各类印章管理的全流程要求，所有印章的刻制、使用及保管均需符合本制度及公司其他相关管理规定，确保印章管理工作合法合规、贴合企业实际。第三条适用范围本制度适用于公司所有正式刻制并投入使用的印章管理工作，覆盖公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等通用印章，及贴合环保袋生产经营的质检专用章、原料入库专用章、成品出库专用章、生产工艺确认章等专项印章。本制度约束公司全体员工，各部门及所有员工在使用、保管、接触公司印章时，均需严格遵守本制度规定，行政部为公司印章管理的归口部门，统筹负责全公司印章的统一管理。第四条管理原则公司印章刻制、使用及保管遵循“统一刻制、归口管理、专人保管、分级审批、规范使用、全程留痕、严防风险”的核心原则。所有印章均由行政部统一申请刻制，严禁各部门或个人私自刻制公司印章；行政部统筹印章全流程管理，各相关部门配合做好专项印章的使用与保管；所有印章实行专人专责保管，明确保管人的岗位职责与责任；印章使用按业务重要程度、涉及金额大小实行分级审批，严禁无审批用章；印章使用需按规范流程操作，做好登记记录；所有印章刻制、使用、交接、废止环节均留存书面资料，实现全程可追溯；强化印章风险防控，杜绝空白用章、越权用章等行为，确保印章使用安全。第五条印章类型及适用范围公司印章按使用场景分为通用印章和专项印章，各类印章仅限在其适用范围内使用，严禁超范围用章。公章用于公司对外发布公告、签订正式协议、办理政务手续、出具法律文书等所有需以公司名义开展的正式活动；法定代表人章配合公章、财务专用章使用，用于财务结算、合同签订等需法定代表人签章的事项；财务专用章用于公司银行账户结算、票据开具、财务凭证审核、资金往来确认等财务工作；合同专用章用于公司与原料供应商、产品经销商、终端客户等签订的采购合同、销售合同、合作协议等各类经济合同；质检专用章用于公司环保袋产品的质量检测报告、质检合格证明、原料检验记录等生产质检工作；原料入库专用章、成品出库专用章分别用于公司生产原料入库单、成品出库单的确认签章；生产工艺确认章用于公司环保袋生产工艺文件、技术参数确认单的签章备案。第二章印章刻制与备案管理第六条刻制申请要求公司因生产经营需要新增、补刻印章的，由相关使用部门填写《公司印章刻制申请表》，明确印章名称、印章类型、申请刻制原因、使用范围、保管部门及指定保管人等核心信息，附相关证明材料。其中新增专项印章如生产工艺确认章、质检专用章的，需由生产部、质检组出具书面说明，明确印章的具体使用场景和使用要求；补刻印章的，需说明原印章丢失、损毁的原因，附相关挂失证明、损毁印章留存件等佐证材料。申请表需经部门负责人初审签字后，提交至行政部复核。第七条分级审批权限公司印章刻制实行分级审批制度，审批流程完成后方可办理刻制手续：刻制质检专用章、入库/出库专用章等生产类专项印章的，由部门负责人初审，行政部复核，公司分管生产领导审批；刻制合同专用章、财务专用章等业务类通用印章的，由部门负责人初审，行政部及财务部复核，公司分管领导审批，总经理签字确认；刻制公章、法定代表人章的，由行政部初审，总经理审核，公司股东会批准。所有审批意见需明确是否同意刻制，对补刻印章的，需明确是否需先办理原印章废止手续，审批记录由行政部统一存档备查。第八条统一刻制与备案经审批同意刻制的印章，由行政部指定专人到公安机关备案的正规刻章机构统一办理刻制手续，严禁各部门或个人私自到非备案机构刻制印章。印章刻制完成后，行政部需在3个工作日内，携带印章刻制证明、公司营业执照等材料，到当地公安机关办理印章备案手续，领取印章备案证明。行政部需对新刻制的印章进行印模留存，制作《公司印章印模备案表》，注明印章名称、刻制时间、备案编号、保管人等信息，由行政部负责人、印章保管人签字确认后，存档备查，同时将印模抄送财务部、法务部等相关部门。第三章印章使用管理第九条用章申请要求员工因工作需要使用公司印章的，需提前填写《公司印章使用申请表》，明确用章人、所属部门、用章事由、印章名称、用章份数、用章日期、文件名称及内容摘要等核心信息，附需盖章的文件原件及相关证明材料。其中使用合同专用章签订采购、销售合同的，需附合同审核单、对方单位资质证明等；使用财务专用章办理资金结算的，需附财务审批单、银行结算凭证等；使用质检专用章、生产工艺确认章的，需附质检报告、工艺文件等相关生产资料；使用公章办理对外业务的，需附业务办理说明、相关政务文件等。申请表需按要求填写完整，不得遗漏关键信息，附的文件材料需齐全、有效。第十条分级审批权限公司印章使用实行分级审批制度，根据用章事由、涉及金额、文件重要程度划分审批权限，严禁无审批、越级用章：使用质检专用章、入库/出库专用章等生产类专项印章，且不涉及对外经济利益的，由部门负责人审批；使用合同专用章签订单笔金额5万元及以下的原料采购、产品销售合同的，由部门负责人初审，行政部复核，公司分管业务领导审批；签订单笔金额5万元以上的合同，需经总经理签字确认；使用财务专用章办理单笔金额1万元及以下资金结算的，由财务部负责人审批，1万元以上的，需经公司分管财务领导审批，总经理签字确认；使用公章办理对外正式业务、出具法律文书的，无论事项大小，均由行政部初审，总经理审批；使用法定代表人章的，需经法定代表人本人或其授权人签字批准。第十一条用章审核与使用印章保管人接到经审批的《公司印章使用申请表》及相关文件后，需对用章材料进行严格审核，核对用章事由、审批手续、文件内容是否一致，文件内容是否符合国家法律法规及公司管理制度，是否存在损害公司利益的条款。审核无误后，印章保管人方可在指定文件、指定位置加盖印章，确保印章清晰、完整，与文件内容匹配，严禁在空白纸张、空白合同、空白凭证上加盖公司印章。加盖印章后，印章保管人需在《公司印章使用登记表》上做好登记，注明用章人、用章事由、印章名称、用章份数、用章日期等信息，由用章人、保管人签字确认。第十二条特殊情况用章管理因工作紧急需使用印章，且相关审批人无法现场签字的，如突发原料采购紧急情况需签订合同、客户急需质检合格证明需加盖质检专用章的，用章人可先向审批人进行口头报备，经审批人口头同意后，由行政部负责人复核，印章保管人可先行用章，用章人需在24小时内补填《公司印章使用申请表》，完成书面审批手续，未按时补批的，将追究用章人及保管人的责任。严禁携带公司印章外出使用，确因工作需要如外出签订正式合同、办理政务备案需携带印章的，需填写《公司印章外出使用申请表》，经总经理审批后，由印章保管人专人携带外出，全程负责印章安全，外出用章后需立即返回公司，在《印章使用登记表》上注明外出用章详情，留存相关文件复印件。第十三条用章文件留存所有加盖公司印章的文件，印章保管人需留存复印件或扫描件存档，其中签订的采购、销售合同需留存原件复印件，由行政部和财务部各存档一份；财务结算凭证、票据由财务部留存原件；生产质检报告、工艺文件由生产部、质检组留存原件；对外政务文件、法律文书由行政部留存原件。印章使用相关的申请表、登记表、文件复印件等资料，由各印章保管部门按年度整理归档，保存期限不少于5年，涉及重大经济合同、法律纠纷的印章使用资料，需永久保存，便于后续追溯核查。第四章印章保管要求第十四条专人专责保管公司所有印章实行专人专责、专柜保管制度，明确各印章的指定保管人，保管人需为公司正式员工，具备良好的职业素养和责任心，熟悉公司印章管理制度。公章、法定代表人章、合同专用章由行政部指定专人保管；财务专用章、法定代表人章（财务用）由财务部指定专人分开保管，严禁一人同时保管财务专用章和法定代表人章；质检专用章、生产工艺确认章由生产部质检组指定专人保管；原料入库专用章、成品出库专用章由仓库管理组指定专人保管。印章保管人确定后，需与公司签订《印章保管责任书》，明确保管人的岗位职责、保管要求及责任追究条款。第十五条日常保管要求印章保管人需将印章存放在带锁的保险柜或专用印章柜中，做到人走柜锁，严禁将印章随意放置在办公桌上、抽屉内等无安全防护的位置，严禁将印章交由他人代为保管，严禁将印章保管密码、钥匙告知他人。印章保管人需每日检查印章的存放情况，做好印章保管记录，发现印章丢失、损毁的，需第一时间向部门负责人及行政部报告，同时采取挂失、备案等应急措施，防止印章被冒用。印章保管人出差、休假等暂时无法履行保管职责的，需按本制度第五章规定办理印章交接手续，严禁无人看管印章。第十六条保管人职责要求印章保管人需严格履行保管职责，严格按照审批流程使用印章，严禁无审批、超范围、超权限用章；认真做好印章使用的申请审核、登记记录工作，确保用章全程留痕；妥善保管印章及相关资料，包括印章使用申请表、登记表、印模备案表等，确保资料完整、可追溯；定期配合行政部开展印章盘点工作，如实提供印章使用及保管情况；发现任何违规用章、冒用印章的行为，需立即制止并向公司领导报告。印章保管人不得利用保管印章的便利，私自使用印章为个人或其他单位谋取利益，一经发现，按公司制度严肃处理。第五章印章交接与废止管理第十七条印章交接要求印章保管人因岗位调动、离职、休假等原因需交接印章的，需填写《公司印章交接登记表》，明确交接印章名称、印模、交接原因、交接时间、移交人、接收人、监交人等信息。交接前，移交人需整理印章的使用记录、相关资料，与接收人共同核对印章的完好情况、印模的一致性，核对使用记录与实际用章情况是否相符。交接过程需有监交人现场监督，监交人由部门负责人或行政部指定人员担任，通用印章的交接监交人需为行政部负责人，财务专用章的交接监交人需为财务部负责人。第十八条交接确认与存档印章交接完成后，移交人、接收人、监交人需在《公司印章交接登记表》上签字确认，注明“印章交接无误，相关资料完整”。接收人需当场在登记表上加盖交接印章的印模，与备案印模核对一致。行政部需在3个工作日内，更新《公司印章印模备案表》中的保管人信息，将交接登记表存档备查，同时将交接情况抄送相关部门。接收人自签字之日起，正式履行印章保管职责，对印章的使用和保管承担全部责任；移交人在交接完成前的印章管理责任，不因交接而免除。第十九条印章废止与销毁公司印章因名称变更、印章损毁、使用期限届满、业务终止等原因需废止的，由相关保管部门填写《公司印章废止申请表》，说明废止原因，附相关证明材料，经部门负责人初审，行政部复核，按刻制审批权限履行审批手续后，办理废止手续。行政部需对废止印章进行印模留存，更新《公司印章印模备案表》，注明印章废止时间及原因。对无需留存的废止印章，由行政部指定专人负责，在监交人的监督下进行销毁，销毁方式为粉碎或熔毁，确保印章无法复原；对需留存的废止印章，由行政部统一存放在保险柜中保管，做好封存记录。印章废止、销毁的全部资料，由行政部永久存档备查。第六章监督考核与责任追究第二十条日常监督管理公司建立行政部牵头、各部门配合的印章管理日常监督机制，行政部为监督主体，负责对公司所有印章的刻制、备案、使用、保管、交接及废止全流程进行监督检查，每月开展一次印章专项盘点，核对印章的数量、完好情况、保管人信息与备案信息是否一致，检查印章使用记录、交接记录是否完整、规范；每季度开展一次印章管理全面检查，排查违规用章、印章保管不当等问题。各部门负责人负责监督本部门专项印章的使用和保管情况，严格审核本部门的用章申请，确保印章使用符合本制度规定。行政部对检查中发现的问题，需出具《印章管理整改通知书》，责令相关部门及个人限期整改，做好整改记录。第二十一条考核与责任追究公司将印章管理执行情况纳入部门及员工年度绩效考核，实行奖惩分明、责任到人的管理机制。对严格遵守本制度、印章使用规范、保管到位、无违规行为的部门及保管人，予以通报表扬，作为年度评优评先、岗位晋升的参考依据；对在印章管理工作中表现突出，及时发现并制止印章冒用、盗用行为，避免公司经济损失的，公司给予相应的绩效奖励。对违反本制度规定的，视情节轻重予以相应处理：私自刻制公司印章的，没收印章，给予书面通报批评，扣减当月绩效考核分数，造成公司损失的，承担全部赔偿责任；无审批、超权限用章的，给予用章人及保管人口头警告，扣减绩效考核分数，造成公司经济损失的，追究相关人员赔偿责任；印章保管人因保管不当造成印章丢失、损毁的，给予书面通报批评