2026年教育科技公司印章使用与保管管理制度

2026年教育科技公司印章使用与保管管理制度第一章总则为规范公司印章管理，防范法律风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》及相关法律法规，结合教育科技行业特性及公司实际运营需求，制定本制度。本制度适用于公司所有印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等）的刻制、使用、保管、停用及销毁全流程管理。第二章印章分类与权限管理1.印章分类公章：用于公司对外重要文件、合同、证明等具有法律效力的文件签署。合同专用章：专用于公司对外签订经济合同，不得用于其他用途。财务专用章：用于公司财务收支、银行票据、税务申报等财务相关事务。法人章：代表公司法定代表人签署文件，需与公章或财务专用章配套使用。部门章：仅限公司内部文件流转或非法律效力的业务确认，不得对外使用。2.使用权限公章、合同专用章、财务专用章、法人章的使用需经审批权限人书面或系统审批，审批权限人包括部门负责人、分管领导、总经理或董事长（根据事项重要性分级授权）。部门章由部门负责人审批，但涉及对外承诺、资金支付等事项需升级至分管领导审批。禁止越权使用印章，严禁在空白文件、介绍信、便函上加盖印章。第三章印章刻制与启用1.刻制申请新增印章需由使用部门提交书面申请，说明用途、数量及管理责任人，经分管领导审核、总经理审批后，由行政部统一办理刻制。刻制机构须具备合法资质，印章内容需与公司营业执照名称一致，禁止私自刻制或复制印章。2.印章启用印章刻制完成后，行政部需登记《印章备案台账》，记录印章名称、样式、启用日期、保管人等信息，并留存印模。启用通知需通过公司内部系统或邮件形式告知全体员工，明确使用范围及审批流程。第四章印章使用规范1.用印申请用印申请人需填写《印章使用审批单》，注明文件名称、用途、份数、用印类型及审批权限人，并上传文件电子版或附原件。紧急情况下可通过口头或即时通讯工具申请，但需在24小时内补交书面审批单。2.审批流程审批人需核实文件内容与申请用途一致，确认无法律风险或合规问题后签署意见。涉及重大合同、对外担保、资产处置等事项，需经法务部或外聘律师审核。3.用印登记印章保管人需在《印章使用登记表》中记录用印时间、文件名称、份数、申请人及审批人信息，并由用印人签字确认。电子化管理系统需同步留存用印记录，确保可追溯。4.用印要求印章需加盖在文件签署处或公司名称处，确保清晰可辨，禁止重叠或模糊用印。多页文件需加盖骑缝章，合同类文件需同时加盖合同专用章与法人章（如需）。第五章印章保管与交接1.保管责任印章实行“专人保管、专箱存放”原则，保管人需为公司正式员工，不得由实习生或临时人员担任。公章、合同专用章、财务专用章由行政部或财务部指定专人保管；法人章由法定代表人或授权人保管；部门章由部门负责人保管。2.保管要求印章需存放在带锁的保险柜或专用文件柜中，非用印时间不得随意放置。保管人因休假、离职等原因需提前3个工作日办理交接，交接时需核对印章数量、状态，并由监交人（直属领导）签字确认。3.外出用印严禁携带印章外出办公，确因业务需要（如签约仪式），需经总经理审批，并由两名以上员工共同携带、使用及归还。外出期间需全程记录用印情况，返回后立即交还保管人核对。第六章印章停用与销毁1.停用情形印章磨损、名称变更、机构撤销或合并时，需立即停用并封存。发现印章被盗、丢失或被伪造时，保管人需第一时间报告行政部及公安机关，并通过公司公告声明作废。2.销毁程序停用印章需由行政部、法务部及保管人共同监督销毁，销毁方式包括物理粉碎或专业机构回收。销毁后需登记《印章销毁台账》，注明销毁时间、方式及见证人，并留存销毁凭证。第七章监督与责任追究1.监督检查行政部每季度对印章使用情况进行抽查，重点核查审批流程合规性、用印登记完整性及保管安全性。法务部需对重大合同用印进行专项审查，确保无法律风险。2.责任追究未经审批擅自用印、私刻印章或违规保管导致公司损失的，视情节轻重给予警告、记过、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。审批人未尽审核义务导致风险的，承担连带责任。第八章附则1.本制度