医院合同管理监督制度

PAGE医院合同管理监督制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、基建工程合同、设备租赁合同、技术合作合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动应严格遵守国家法律法规，符合行业规范。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保医院利益不受损害。4.统一管理原则：医院合同实行统一归口管理，明确各部门职责，提高管理效率。二、合同管理部门及职责（一）合同管理委员会1.组成：由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.职责：审议重大合同事项，对合同的合法性、合理性、可行性进行审查。协调解决合同管理过程中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。（二）合同归口管理部门1.医院办公室：作为合同归口管理部门之一，负责合同的统一编号、登记、归档，保管合同专用章，并对合同签订、履行情况进行监督检查。2.财务部门：负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，参与合同纠纷的处理。3.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订及履行工作，对合同的真实性、准确性、完整性负责，并及时向合同归口管理部门报送合同相关信息。（三）其他相关部门根据合同性质和业务范围，其他相关部门在各自职责范围内配合做好合同管理工作，如审计部门负责对合同进行审计监督，法务部门负责提供法律咨询和法律支持等。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同内容应符合法律法规及医院利益要求，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.重要合同或涉及金额较大的合同，应征求财务、法务等相关部门意见，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交至合同归口管理部门进行审核。2.合同归口管理部门对合同的格式、内容、条款等进行审核，重点审查合同的合法性、完整性、准确性。对于不符合要求的合同，应提出修改意见，退回业务部门重新起草或修改。3.涉及重大事项的合同，合同归口管理部门应组织相关部门进行会审，并提交合同管理委员会审议。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门与对方当事人签订。签订合同应使用医院统一印制的合同文本，合同文本应加盖医院合同专用章。2.签订合同的授权代表应具备相应的授权资格，在签订合同前应仔细核对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等信息，确保合同签订主体合法有效。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程进行，确保合同签订程序合规。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送达相关部门，并组织相关人员对合同履行情况进行跟踪和监督。2.业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务，并及时向对方当事人履行通知义务，告知合同履行进展情况。（二）进度跟踪1.建立合同履行进度跟踪台账，详细记录合同履行的各个环节、时间节点、完成情况等信息。2.业务部门应定期对合同履行进度进行检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。对于可能影响合同履行的重大问题，应及时向医院领导汇报，并采取有效措施加以解决。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核和签订。2.变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门，并对合同履行进度跟踪台账进行更新。（四）争议解决1.合同履行过程中如发生争议，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，寻求解决方案。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在争议解决过程中，业务部门应及时收集、整理相关证据材料，配合医院相关部门做好应对工作，维护医院合法权益。五、合同结算管理（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应按照合同约定及时向对方当事人提交结算申请，并提供相关结算资料，如发票、验收报告、结算清单等。2.结算申请应经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。（二）结算审核1.财务部门对业务部门提交的结算申请及相关资料进行审核，重点审查结算金额是否与合同约定一致、结算资料是否齐全真实等。2.对于不符合要求的结算申请，财务部门应退回业务部门重新补充或修改资料。审核通过后，财务部门按照合同约定办理款项支付手续。（三）款项支付1.财务部门应严格按照合同约定的付款方式、付款时间等要求办理款项支付手续，确保款项支付准确、及时、安全。2.款项支付前，财务部门应核对收款方信息，确保收款方与合同签订方一致。对于大额款项支付，应按照医院财务管理制度的规定进行审批。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（如合同审批表、补充协议、变更协议、往来函件、结算资料等）提交至合同归口管理部门进行归档。2.合同归口管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理工作，确保合同档案资料齐全、完整。（二）档案整理1.合同归口管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、合同编号等顺序进行排列，并编制档案目录。2.合同档案资料应采用纸质和电子两种形式进行保存，确保档案资料的安全性和可查阅性。（三）档案保管1.合同归口管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规及医院相关规定执行，对于重要合同档案应长期保存。（四）档案查阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同归口管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。如需复印合同档案资料，应经合同归口管理部门负责人批准，并登记复印内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案时，应按照医院相关规定办理查阅手续，并提供有效证明文件。查阅过程中应严格遵守医院保密制度，不得泄露合同档案内容。七、合同监督检查（一）定期检查1.合同归口管理部门应定期对合同签订、履行、结算、档案管理等情况进行检查，每年至少组织一次全面检查，并形成检查报告。2.检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订程序的合规性、合同履行情况、款项支付情况、档案管理情况等。（二）专项检查1.根据医院工作需要或合同管理中出现的问题，合同归口管理部门可组织开展专项检查，对特定合同或合同管理的特定环节进行深入检查。2.专项检查结束后，应形成专项检查报告，针对检查中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于在合同管理过