内控合同履行与监督制度

PAGE内控合同履行与监督制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同履行与监督管理，规范合同执行流程，防范合同风险，保障公司合法权益，促进公司业务健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.全面履行原则合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。3.风险防控原则强化合同风险识别、评估和应对措施，有效防范合同履行过程中的各类风险。4.监督制衡原则建立健全合同履行监督机制，明确各部门职责，形成相互监督、相互制约的工作格局。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求发起合同立项申请，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容。2.立项申请需经部门负责人审核同意后，提交至公司合同管理部门。（二）合同起草与审核1.合同管理部门负责根据业务部门提供的立项信息，组织起草合同文本。合同文本应明确各方权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本起草完成后，由合同管理部门会同法律合规部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性以及对公司利益的影响等。3.各审核部门应在规定时间内提出审核意见，合同管理部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同审批1.修改后的合同文本提交至公司管理层进行审批。审批流程根据合同金额、重要性等因素确定，一般合同由分管领导审批，重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。2.审批部门应重点关注合同的风险评估、条款合理性、对公司利益的保障等方面，签署审批意见。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同审批意见填写合同条款。2.合同签订过程中，业务人员应确保对方当事人具有合法的主体资格，合同签字盖章手续齐全、真实有效。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同管理部门、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门在合同签订后，应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容。2.履行计划应提交至合同管理部门备案，合同管理部门负责跟踪监督履行计划的执行情况。（二）履行过程跟踪1.业务部门按照履行计划组织开展合同履行工作，定期向合同管理部门汇报合同履行进展情况。2.合同管理部门通过定期检查、不定期抽查等方式，对合同履行情况进行跟踪监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，业务部门应及时通知合同管理部门，并按照公司相关规定办理审批手续。（三）交付与验收1.涉及标的物交付的合同，业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求进行交付，并确保交付的标的物符合合同约定的质量标准。2.对方当事人对交付的标的物进行验收时，业务部门应积极配合，提供必要的协助。验收合格后，双方应签署验收文件。3.如验收过程中发现标的物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，采取相应的解决措施。（四）价款支付与结算1.财务部门根据合同约定和业务部门提供的付款申请，审核付款条件是否满足，金额是否准确等。2.在审核通过后，按照公司资金管理规定办理价款支付手续。付款过程中应严格遵守财务审批流程，确保资金安全。3.合同履行完毕后，业务部门应及时与对方当事人进行价款结算，核对往来账目，确保双方债权债务清晰。四、合同变更与解除管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。（二）变更审核与审批1.合同管理部门会同法律合规部门、财务部门等相关部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性、合理性以及对公司利益的影响。2.审核通过后，按照合同审批权限提交至公司管理层进行审批。重大合同变更需经总经理办公会或董事会审议通过。（三）变更实施1.经审批同意的合同变更事项，业务部门应及时与对方当事人协商签订变更协议，并按照变更协议履行相关义务。2.合同管理部门负责对合同变更的执行情况进行跟踪监督，确保变更事项得到有效落实。（四）解除申请1.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时提出解除申请。2.解除申请应说明解除合同的原因、依据，并提交相关证明材料。（五）解除审核与审批1.合同管理部门会同法律合规部门、财务部门等相关部门对解除申请进行审核，评估解除合同对公司利益的影响，以及是否存在法律风险。2.审核通过后，按照合同审批权限提交至公司管理层进行审批。重大合同解除需经总经理办公会或董事会审议通过。（六）解除实施1.经审批同意的合同解除事项，业务部门应及时与对方当事人协商签订解除协议，并按照解除协议办理相关手续。2.合同管理部门负责对合同解除的后续事宜进行跟踪处理，如清理债权债务、交接相关资料等。五、合同纠纷管理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的潜在风险因素，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门根据业务部门提供的信息，进行分析评估，对可能引发纠纷的合同提前制定应对预案。（二）纠纷处理1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集相关证据材料，会同合同管理部门、法律合规部门等相关部门研究制定纠纷解决方案。2.根据纠纷的具体情况，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规及公司相关规定，维护公司合法权益。3.纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向合同管理部门报告，并对纠纷处理过程中发现的问题进行总结分析，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。六、合同监督与检查（一）监督职责分工1.合同管理部门负责对合同履行与监督制度的执行情况进行全面监督检查，定期汇总分析合同履行情况，向公司管理层报告。2.法律合规部门负责对合同的合法性、合规性进行监督检查，对合同纠纷处理提供法律支持。3.财务部门负责对合同价款支付、结算等财务事项进行监督检查，确保财务收支合规。4.业务部门负责本部门签订合同的履行情况自查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。（二）监督检查方式1.定期检查合同管理部门定期对合同履行情况进行检查，检查内容包括合同履行进度、交付情况、价款支付情况、变更与解除情况等。2.不定期抽查根据工作需要，合同管理部门会同相关部门对部分合同进行不定期抽查，重点检查合同履行过程中的关键环节和风险点。3.专项检查针对合同履行过程中出现的重大问题或风险事项，组织开展专项检查，深入分析原因，提出整改措施。（三）检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知要求制定整改方案，明确整改措施、责任人、整改期限等内容，并认真组织实施。3.合同管理部门负责对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，按照公司相关规定进行问责。七、合同文档管理（一）文档分类与归档1.合同文档包括合同文本、立项申请、审批文件、履行计划、交付与验收文件、价款支付凭证、变更与解除协议、纠纷处理文件等。2.合同管理部门负责对合同文档进行分类整理，按照档案管理规定进行归档保存。归档应确保文档的完整性、准确性和规范性。（二）文档查阅与借阅1.需要查阅合同文档的部门或人员，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息，经合同管理部门负责人审批同意后，方可查阅。2.如需借阅合同文档，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经合同管理部门负责人审批同意后，办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归