物业业务承接制度

PAGE物业业务承接制度一、总则（一）目的为规范本公司物业业务承接行为，确保物业项目交接工作的顺利进行，保障物业项目的正常运营，维护公司、业主及相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司承接各类物业项目的业务交接活动，包括新建物业项目、既有物业项目的承接等。（三）基本原则1.依法依规原则物业业务承接活动必须遵守国家法律法规、行业标准及地方相关规定，确保交接过程合法合规。2.诚实守信原则公司应秉持诚实守信的态度，如实提供相关资料，认真履行交接义务，不得隐瞒或虚报重要信息。3.全面交接原则涵盖物业项目的各类资产、资料、服务事项等，进行全面、细致的交接，确保物业项目的完整性和连续性。4.平稳过渡原则保障物业项目在交接过程中服务不中断，秩序稳定，尽量减少对业主正常生活和工作的影响，实现平稳过渡。二、承接准备（一）项目调研1.在承接物业项目前，组建专门的项目调研小组，成员包括工程技术人员、客服人员、财务人员等。2.调研内容包括物业项目的基本情况，如地理位置、建筑面积、建筑类型、配套设施等；业主需求及意见；原物业服务企业的服务状况、收费情况、合同履行情况等。3.通过查阅资料、实地勘察、与业主沟通、走访原物业服务企业等方式，全面收集相关信息，并形成详细的调研报告。（二）合同洽谈1.与物业项目开发建设单位或原业主委员会进行合同洽谈，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、收费标准、服务期限等关键条款。2.合同文本应符合法律法规要求，语言清晰、准确，避免模糊不清或歧义性条款。3.在合同洽谈过程中，充分考虑公司的运营成本、市场行情及项目实际情况，争取合理的合同条件。（三）人员配备1.根据物业项目的规模、类型及服务需求，合理配置各类专业人员，包括项目经理、客服人员、维修人员、安保人员、保洁人员等。2.确保人员具备相应的专业技能和从业资格，经过培训后能够胜任岗位工作。3.提前做好人员的招聘、培训、调配等准备工作，保证在承接项目后能够迅速开展服务。（四）物资准备1.按照物业项目的服务需求，准备各类物资设备，如办公设备、清洁工具、安保器材、维修工具及配件等。2.对物资设备进行详细登记和盘点，确保数量准确、质量合格，并建立物资管理制度，规范物资的采购、使用、保管、更新等流程。3.根据物业项目的实际情况，合理安排物资设备的存放地点，确保物资设备的安全和正常使用。三、承接查验（一）查验主体及职责1.公司作为承接方，负责组织实施物业项目的承接查验工作。2.项目经理担任承接查验工作的负责人，全面协调查验工作的开展，确保查验工作按时、按质完成。3.各专业查验人员按照各自的职责分工，对物业项目的相关内容进行详细查验，并做好记录。（二）查验内容1.共用部位及设施设备建筑结构：检查建筑物的基础、墙体、梁、板、柱等结构是否完好，有无裂缝、渗漏等问题。共用设施设备：包括给排水系统、供电系统、供热系统、通风与空调系统、电梯、消防设施、智能化系统等，检查其运行状况、设备性能、维护记录等是否符合要求。2.共用设施设备用房检查物业管理用房、配电室、水泵房、消防控制室、电梯机房等设施设备用房的建筑面积、空间布局、装修情况等是否符合合同约定及相关标准。查看设施设备用房内的设备设施是否齐全、完好，运行环境是否良好。3.绿化及环境卫生检查物业项目内的绿化植物种类、数量、生长状况，绿化养护设施是否完善。查看环境卫生状况，包括公共区域的清洁程度、垃圾收集与处理情况、卫生死角清理等。4.物业服务用房确认物业服务用房的位置、面积、用途等是否符合法律法规及合同规定。检查物业服务用房内的办公设备、生活设施等是否配备齐全，能够满足物业服务工作的需要。5.相关资料物业项目的竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料。物业质量保修文件和物业使用说明文件。业主名册、产权资料等相关档案资料。（三）查验流程1.制定查验计划根据物业项目的实际情况，制定详细的承接查验计划，明确查验内容、查验方法、查验时间、人员分工等。2.资料审查承接方首先对开发建设单位或原物业服务企业提供的相关资料进行审查，核对资料的完整性、真实性和有效性。3.实地查验按照查验计划，各专业查验人员对物业项目进行实地查验，采用查看、测试、运行、核对等方法，对查验内容进行逐一检查，并做好记录。4.问题记录与整改在查验过程中，如发现存在问题，查验人员应详细记录问题的部位、内容、性质等，并及时向开发建设单位或原物业服务企业反馈。开发建设单位或原物业服务企业应根据问题记录，制定整改计划，限期进行整改。5.复验整改完成后，承接方对整改情况进行复验，确保问题得到彻底解决。经复验合格后，方可进行物业项目的交接。（四）查验报告1.承接查验工作结束后，项目经理应组织编写承接查验报告。2.查验报告应包括物业项目的基本情况、查验依据、查验范围、查验方法、查验结果、存在问题及整改情况等内容。3.查验报告应由查验人员签字确认，并加盖公司公章。查验报告作为物业项目交接的重要依据，应妥善保存。四、交接程序（一）交接准备1.在承接查验合格后，双方应做好交接准备工作，明确交接的时间、地点、人员等。2.开发建设单位或原物业服务企业应整理好需要交接的各类资产、资料、服务事项等，并编制交接清单。3.公司应安排专人负责接收工作，确保交接过程的顺利进行。（二）资产交接1.双方按照交接清单，对物业项目的各类资产进行逐一交接，包括办公设备、交通工具、通讯设备、维修工具、保洁用品、绿化设施等。2.在资产交接过程中，应进行现场清点和核对，确保资产的数量、质量、规格等与交接清单一致，并办理交接手续，双方签字确认。3.对于存在损坏或缺失的资产，应明确责任方，并协商解决方案。（三）资料交接1.开发建设单位或原物业服务企业应向公司移交物业项目的相关资料，包括但不限于竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图、配套设施、地下管网工程竣工图、设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料、物业质量保修文件和物业使用说明文件、业主名册、产权资料、物业服务合同、财务账目等。2.资料交接时，应进行详细的登记和核对，确保资料的完整性和准确性。交接双方应在资料交接清单上签字确认，并注明交接日期。3.公司应妥善保管接收的资料，建立资料管理制度，便于日后查阅和使用。（四）服务事项交接1.原物业服务企业应向公司移交正在进行的物业服务事项，包括但不限于日常保洁、绿化养护、秩序维护、设施设备运行维护、客户服务等工作的相关情况。2.交接内容包括服务工作的流程、标准、人员安排、工作记录、客户投诉处理情况等。3.双方应就服务事项交接进行沟通和协调，确保服务工作的平稳过渡。原物业服务企业应协助公司做好服务事项的交接工作，提供必要的指导和支持。（五）交接记录1.在资产、资料、服务事项交接过程中，应做好详细的交接记录，包括交接时间、地点、内容、双方签字等信息。2.交接记录应形成书面文件，并由双方妥善保存。交接记录作为物业项目交接的重要凭证，对于明确双方责任、解决后续问题具有重要意义。五、费用结算（一）费用结算原则1.按照合同约定进行费用结算，确保费用结算的准确性和合理性。2.费用结算应遵循公平、公正、公开的原则，维护双方的合法权益。3.对于费用结算过程中出现的争议，应通过协商或法律途径解决。（二）结算内容1.物业服务费：根据合同约定的收费标准和服务期限，结算物业服务费。物业服务费应涵盖物业服务成本、法定税费和合理利润等内容。2.共用部位及设施设备维修资金：对于物业项目共用部位及设施设备的维修、更新、改造等费用，按照合同约定或相关规定进行结算。3.其他费用：如水电费、垃圾处理费、停车费等代收代缴费用，按照实际发生额进行结算。（三）结算流程1.公司应定期向开发建设单位或原业主委员会提交费用结算报告，详细说明费用结算的依据、金额、明细等情况。2.开发建设单位或原业主委员会应在规定的时间内对费用结算报告进行审核，如有异议，应及时与公司沟通协商。3.经双方审核确认无误后，办理费用结算手续，支付相关费用。费用结算应通过银行转账等正规方式进行，确保资金流转的安全和规范。六、违约责任（一）开发建设单位或原物业服务企业的违约责任1.若开发建设单位或原物业服务企业未按照本制度及合同约定履行承接查验或交接义务，导致承接查验工作无法顺利进行或交接出现问题，应承担相应的违约责任。2.如因提供虚假资料、隐瞒重要信息、拒绝整改问题等原因给公司造成损失的，应赔偿公司因此遭受的全部损失。3.若未按时足额支付费用结算款项，应按照合同约定支付违约金，并承担继续履行支付义务的责任。（二）公司的违约责任1.公司若未按照本制度及合同约定履行承接查验或交接义务，给开发建设单位或原