湛江市采购业务管理制度

PAGE湛江市采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强湛江市采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于湛江市行政区域内各机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“采购人”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公正性。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选择供应商。4.诚实信用原则：采购人、供应商及其他相关方在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构采购人应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责对重大采购事项进行决策。其职责包括：1.审议采购政策、制度和计划。2.审批采购预算和重大采购项目。3.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门采购人应明确采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门的职责如下：1.编制采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。4.协调采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件。（三）其他相关部门1.预算部门：负责编制采购预算，审核采购项目的资金安排。2.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助验收采购项目。3.财务部门：负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位的工作计划和实际需求，结合财力状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。同时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照单位内部的审批程序进行审核和批准。审批通过后的采购预算应作为采购活动的控制依据。2.如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。（三）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要追加预算，应按照规定的程序办理。2.采购执行部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人的资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购人应按照规定的程序组织开标、评标活动，确保评标过程的公平、公正、公开。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容应与公开招标公告的内容基本一致。3.邀请招标的开标、评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购人应成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织成立单一来源采购小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、质量等进行协商，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件的内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购合同草案、评标标准和方法、投标文件格式等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点、付款方式等实质性条款。（二）采购文件的编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，语言应准确、清晰、规范，避免歧义。2.采购需求应明确、具体、合理，不得含有倾向性、歧视性条款。采购预算应合理准确，不得故意抬高或压低预算金额。3.评标标准和方法应科学合理，能够客观、公正地评价供应商的投标文件。评标标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的内容，并明确各项标准的权重。（三）采购文件的审核与发布1.采购文件编制完成后，应按照规定的程序进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购文件应及时发布。2.采购文件发布后，如发现有错误或需要补充、修改的内容，应及时发布更正公告或补充文件，并通知已获取采购文件的供应商。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.采购人应根据采购项目的特点和需求，制定供应商资格要求。供应商资格要求应包括供应商的经营范围、资质条件、业绩情况、财务状况、信誉等方面的内容。2.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商注册与登记1.采购人应建立供应商库，对供应商进行注册与登记。供应商应按照采购人的要求提供相关资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明等。2.采购人应对供应商提供的资料进行审核，审核通过后的供应商方可进入供应商库。采购人应定期对供应商库进行清理和更新，剔除不符合资格要求或信誉不良的供应商。（三）供应商评价与考核1.采购人应建立供应商评价与考核机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用或淘汰的依据。2.采购人可通过定期回访、实地考察、问卷调查、数据分析等方式对供应商进行评价与考核。评价与考核结果应及时反馈给供应商，并要求供应商进行整改。七、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购人应按照规定的媒体和渠道发布采购信息，包括采购公告、中标公告、更正公告等。采购信息应在法定媒体上发布，同时可在采购人的官方网站上同步发布。2.采购信息发布应及时、准确、完整，不得隐瞒或虚假发布采购信息。采购信息发布后，应保留相关记录，以备查询。（二）供应商报名与资格审查1.采购人应在采购文件规定的时间内接受供应商报名。供应商应按照采购文件的要求提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书复印件、业绩证明材料等。2.采购人应组织对供应商的报名资料进行资格审查，审查供应商是否符合采购文件规定的资格要求。资格审查合格的供应商方可参与采购活动。（三）开标、评标与定标1.采购人应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标应公开进行，采购人应邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并存档备查。2.评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行。评标委员会应独立评标，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.定标后，采购人应及时向未中标供应商发出未中标通知书，并告知其未中标原因。（四）采购合同签订1.中标供应商确定后，采购人应与中标供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标供应商的投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，采购人应将采购合同副本报同级财政部门备案。采购合同履行过程中，如需要变更合同内容，应按照规定的程序进行审批和签订补充合同，并报财政部门备案。八、采购项目验收（一）验收组织1.采购人应组织成立采购项目验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上的单数。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收方法等内容。验收方案应在验收前报采购人批准。（二）验收内容1.采购项目验收应包括货物的数量、规格、质量、性能等方面的内容，以及服务的标准、质量、期限等方面的内容。2.验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目进行逐一核对和检验，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.采购项目完成后，供应商应向采购人提交验收申请。采购人应在收到验收申请后的规定时间内组织验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收方案的要求进行验收，可采取现场检查、抽样检验、测试等方式进行。验收过程中，验收小组应做好记录，并存档备查。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、验收情况等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购活动结束后，及时对采购档案进行整理和归档。采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.采购档案应妥善保管，防止档案资料的丢失、损坏或泄露。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与使用1.采购人内部人员因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。查阅采购档案应在指定地点进行，不得擅自将档案资料带出或复制。2.涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的采购档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得对外提供或泄露。十、监督与检查（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督。内部监督应包括采购决策、采购执行、采购验收、采购档案管理等环节的监督。2.采购人的审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门、审计部门等相关部门的监督检查。财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购效率。2.采购人应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对监督检查中发现的问题，采购人应及时整改，并将整改情况报告相关部门。十一、责任追究（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。擅自提高采购标准的。委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员在采购活动中有下列行为之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，属于国家机关工作人