机关 业务专用章 制度

PAGE机关业务专用章制度一、总则（一）目的为加强公司机关业务专用章的管理，规范印章使用行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门及所属各单位在处理各类业务时涉及的专用章使用管理。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.专人专管原则：明确印章保管责任人，实行专人专管，确保印章安全。3.审批规范原则：严格履行印章使用审批程序，未经批准不得擅自使用。4.记录完整原则：对印章使用情况进行详细记录，留存相关资料以备查。二、印章种类及用途（一）合同专用章用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。（二）财务专用章用于公司财务收支、票据开具、资金结算等相关财务业务。（三）发票专用章用于开具公司各类发票。（四）业务专用章根据不同业务需求，分别用于特定业务领域的文件签署、证明开具等，如项目专用章、招投标专用章等。具体业务专用章的用途由各相关部门根据实际业务情况确定，并报公司办公室备案。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司机关各部门及所属各单位因工作需要刻制业务专用章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室审核通过后，统一提交至具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章的规格、样式应符合国家相关标准和公司规定。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，由公司办公室负责在《印章启用登记表》上详细登记印章名称、启用日期、保管人等信息，并留存印模。2.印章启用时，应将启用信息以书面形式通知相关部门和单位，明确印章的使用范围和审批程序。四、印章的保管（一）保管责任人1.各类业务专用章均应指定专人负责保管，保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章使用规定。2.合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管；财务专用章由公司财务部门指定专人保管；发票专用章由公司财务部门负责发票管理的人员保管；其他业务专用章由相关业务部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专柜等，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人代管，确因工作需要临时交接时，应办理交接手续，并在《印章交接登记表》上详细记录交接时间及事由。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告公司办公室，并按规定进行更换。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用业务专用章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并按照审批权限依次提交相关领导审批。2.审批权限：涉及金额较大的经济合同、重要协议等用印，需经公司总经理审批。一般经济合同、业务文件等用印，由公司分管领导审批。常规业务文件、证明等用印，由部门负责人审批。3.用印审核：审批通过后，印章保管人应对用印申请进行审核，重点审核用印事项是否符合规定、审批手续是否齐全、用印文件内容是否真实准确等。审核无误后，方可在用印文件上加盖印章。4.用印登记：印章保管人在用印后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息，并留存用印文件复印件备案。（二）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖业务专用章。2.未经公司批准，不得擅自将业务专用章携带外出使用。如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司主要领导批准，并由印章保管人全程陪同，确保印章安全使用。3.印章使用必须严格按照规定的用途进行，不得超出规定范围使用印章。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏无法正常使用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并报公司办公室审核。2.公司办公室审核通过后，发布印章停用通知，明确印章停用日期，并要求各相关部门和单位停止使用该印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由公司办公室统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后实施。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔毁等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行拍照或录像记录，并由监销人员在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁后，应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》及相关影像资料存档保存。七、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对机关业务专用章的使用管理情况进行监督检查，定期或不定期对各部门印章使用情况进行抽查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管责任人是否严格履行保管职责。2.印章使用情况：检查用印申请、审批手续是否齐全，用印登记是否完整准确，是否存在违规用印行为。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用、销毁程序是否符合规定，相关资料是否存档保存。（三）违规处理1.对于发现的印章使用管理违规行为，公司办公室应及时责令整改，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对违反印章使用规定，给公司造成经济损失或不良影响的，将依法依规追究相关责任人的责任；构成犯罪的，移交