非招标业务管理制度

PAGE非招标业务管理制度一、总则（一）目的为规范公司非招标业务的管理，确保非招标业务流程合法、合规、高效，提高公司运营效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有非招标业务活动，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等，但法律法规规定必须进行招标的项目除外。（三）基本原则1.合法合规原则：非招标业务活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。2.公平公正原则：在非招标业务过程中，应确保所有参与方机会均等，公平竞争，公正对待每一个供应商或服务商。3.效益优先原则：在保证业务质量的前提下，注重成本控制，追求经济效益最大化，提高公司资源利用效率。4.诚实守信原则：参与非招标业务的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、职责分工（一）业务部门1.负责提出非招标业务需求，明确业务范围、技术要求、质量标准、服务期限等关键要素。2.对供应商或服务商进行初步筛选和考察，收集相关信息，建立供应商或服务商名录。3.负责组织业务谈判，起草业务合同或协议，并提交相关部门审核。4.负责非招标业务的具体实施，协调解决业务过程中的问题，确保业务顺利完成。（二）采购部门1.协助业务部门制定采购策略，提供采购相关的专业建议和指导。2.根据业务需求，发布采购信息，组织供应商或服务商报名、投标或报价。3.对供应商或服务商的报价、资质、业绩等进行审核和评估，参与业务谈判。4.负责采购合同的签订、执行和跟踪，协调处理合同履行过程中的纠纷。（三）财务部门1.参与非招标业务预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。3.审核业务合同或协议中的财务条款，确保公司财务利益得到保障。4.负责与供应商或服务商进行款项结算，办理相关财务手续。（四）法务部门1.审查非招标业务相关合同或协议的合法性、合规性，防范法律风险。2.为业务部门和采购部门提供法律咨询和支持，处理业务过程中的法律问题。3.参与重大业务谈判，从法律角度提出意见和建议，维护公司合法权益。（五）审计部门1.对非招标业务进行审计监督，检查业务流程是否合规，内部控制是否有效。2.对采购成本、合同执行情况等进行审计，提出审计意见和建议，促进公司规范管理。3.对发现的违规问题进行调查和处理，追究相关人员责任。三、业务流程（一）需求提出1.业务部门根据公司业务发展需要，填写《非招标业务需求申请表》，详细说明业务需求内容，包括但不限于采购货物的名称、规格、数量、技术参数，服务的范围、要求、期限，工程的规模、标准、工期等。2.同时，明确预算金额、付款方式、交付地点、验收标准等关键信息，并附上相关技术文件、业务说明等资料。3.将《非招标业务需求申请表》提交部门负责人审核，部门负责人审核通过后，报分管领导审批。（二）采购申请1.经分管领导审批同意后，业务部门将《非招标业务需求申请表》提交至采购部门。2.采购部门根据业务需求，制定采购计划，明确采购方式（如询价、竞争性谈判、单一来源采购等）、采购时间安排等。3.采购部门填写《非招标业务采购申请表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购方式，发布采购信息。对于询价采购，向多家潜在供应商发送询价函，要求其在规定时间内报价；对于竞争性谈判采购，邀请符合条件的供应商参与谈判；对于单一来源采购，按照规定程序确定供应商。2.业务部门和采购部门共同对供应商进行筛选和考察。考察内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、服务水平、价格优势等方面。3.收集供应商的相关资料，如营业执照、资质证书、业绩证明、产品检测报告、报价文件等，建立供应商档案。4.根据考察结果和供应商提供的资料，采购部门组织相关人员对供应商进行综合评估，确定入围供应商名单。（四）业务谈判1.采购部门组织业务部门与入围供应商进行业务谈判。谈判前，明确谈判目标、谈判策略和谈判要点，准备好相关谈判资料。2.在谈判过程中，双方就业务范围、技术要求、质量标准、价格、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的合作方案。3.谈判过程中应做好记录，形成《非招标业务谈判记录》，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等信息。4.谈判结束后，业务部门根据谈判结果起草业务合同或协议初稿，提交采购部门审核。（五）合同签订1.采购部门对业务合同或协议初稿进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性，以及与谈判结果的一致性。2.法务部门对合同进行法律审查，确保合同不存在法律风险。3.财务部门对合同中的财务条款进行审核，如付款方式、结算周期、价格条款等。4.经各部门审核通过后，业务部门与供应商签订正式的业务合同或协议。合同签订后，由专人负责合同的归档和保管。（六）业务执行1.业务部门按照合同约定，组织实施非招标业务。在业务执行过程中，应及时与供应商沟通协调解决问题，确保业务顺利推进。2.采购部门负责跟踪合同执行情况，定期检查供应商的供货进度、服务质量等，发现问题及时督促供应商整改。3.财务部门根据合同约定，及时办理款项支付手续。在付款前，应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。（七）验收结算1.业务完成后，业务部门按照合同约定的验收标准组织验收。验收过程中，应邀请相关专业人员参与，确保验收结果客观、公正。2.验收合格后，业务部门填写《非招标业务验收报告》，经相关人员签字确认后，提交采购部门。3.采购部门根据验收报告和合同约定，办理结算手续。结算金额应与合同金额一致，如有变更，应按照合同约定的变更程序进行处理。4.财务部门根据结算手续，进行账务处理，完成款项支付和成本核算。四、采购方式及适用条件（一）询价采购1.适用条件：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.操作流程：采购部门向多家潜在供应商发送询价函，明确采购货物的名称、规格、数量、质量标准、交货期等要求，并要求供应商在规定时间内报价。供应商收到询价函后，按照要求填写报价文件，包括报价明细、产品规格说明、售后服务承诺等，密封后在规定时间内回复采购部门。采购部门对供应商的报价进行整理和比较，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定组织实施采购。（二）竞争性谈判采购1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.操作流程：成立谈判小组：谈判小组由采购部门、业务部门、技术专家等相关人员组成，人数根据项目规模和复杂程度确定，一般不少于三人。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求，制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求、评分标准等。邀请供应商：采购部门根据谈判文件要求，邀请符合条件的供应商参与谈判。邀请的供应商数量一般不少于三家。谈判过程：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术要求、质量标准、价格、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判过程中，供应商可以多次报价，谈判小组根据供应商的报价和其他条件进行综合评估。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组按照谈判文件规定的评分标准进行评分，推荐成交候选人。采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程：提出申请：业务部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的名称、规格、数量、价格等信息，并附上相关证明材料。审核审批：《单一来源采购申请表》经业务部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，提交公司管理层决策。确定供应商：经公司管理层决策同意采用单一来源采购方式后，采购部门与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期、服务条款等内容，并签订采购合同。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对非招标业务进行审计，检查业务流程的合规性、内部控制的有效性、采购成本的合理性等方面。2.审计部门通过查阅文件资料、访谈相关人员、实地考察等方式收集审计证据，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对非招标业务中的违规行为进行举报。对于举报信息，公司将及时进行调查核实，对经查实的违规行为，依法依规追究相关人员责任。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，及时提供非招标业务的相关资料和信息。2.关注行业动态和市场变化，接受社会公众的监督，不断改进公司非招标业务管理工作，提高公司形象和公信力。六、风险管理（一）风险识别1.业务部门、采购部门、财务部门、法务部门等相关人员定期对非招标业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、法律风险、财务风险、质量风险等。2.采用风险矩阵、头脑风暴等方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，采取重点监控、制定专项应对方案等措施；对于中风险因素，采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风