销售业务章 保管制度

PAGE销售业务章保管制度一、总则1.目的为加强公司销售业务章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司销售业务章的保管、使用及相关监督管理活动。3.定义销售业务章是指公司在销售业务活动中用于签订合同、协议、文件等具有法律效力的各类文书上加盖的印章。二、保管职责1.保管部门销售业务章由公司销售部门指定专人负责保管。2.保管人员职责负责销售业务章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。严格按照本制度规定的使用流程和审批权限使用销售业务章，对盖章文件进行认真审核，确保盖章文件内容合法、合规、真实、有效。建立销售业务章使用登记台账，详细记录印章使用日期、文件名称、文号、用印部门、经办人、审批人等信息，做到账目清晰、记录准确。定期对销售业务章的使用情况进行自查，并配合公司内部审计、监察等部门的检查工作。如发现销售业务章有损坏、遗失等异常情况，应立即报告上级领导，并采取相应的补救措施，如登报声明作废等。三、保管要求1.存放地点销售业务章应存放在专门的保险柜或安全可靠的印章保管箱内，并放置在公司销售部门指定的办公室内，确保存放地点安全、保密，无关人员不得随意进入。2.存放环境存放销售业务章的保险柜或保管箱应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，保持存放环境干燥、整洁，防止印章因环境因素受损。3.双人保管为确保印章保管的安全性，销售业务章实行双人保管制度。由销售部门负责人指定两名责任心强、业务熟悉的人员作为印章保管人，分别持有保险柜或保管箱的钥匙。其中一把钥匙由保管人A保管，另一把钥匙由保管人B保管，只有在两人同时在场的情况下，才能开启保险柜或保管箱使用印章。4.保管交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要办理交接手续时，必须严格履行交接程序。交接双方应在公司销售部门负责人或其指定人员的监督下，对销售业务章及相关使用登记台账进行仔细核对，确保交接内容准确无误。交接完成后，交接双方及监交人应在交接清单上签字确认。四、使用流程1.申请公司内部各部门因销售业务需要使用销售业务章时，应填写《销售业务章使用申请表》，详细注明用印文件名称、文号、用途、用印数量、预计用印日期等信息。申请表应由申请部门负责人签字审核，并加盖部门公章。2.审批《销售业务章使用申请表》提交至销售部门负责人进行审批。销售部门负责人应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，对符合规定的申请予以批准，并在申请表上签字。对于涉及重大销售业务合同、协议或金额较大的文件用印，需经公司分管销售领导审批同意后方可使用。3.用印经审批同意使用销售业务章的申请，由印章保管人员按照审批意见，在指定的文件上加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。印章保管人员在用印后，应及时在销售业务章使用登记台账上记录相关信息，并要求用印经办人签字确认。4.文件存档用印后的文件由申请部门负责按照公司档案管理规定进行存档保管，确保文件资料的完整性和可追溯性。五、使用限制1.严禁事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖销售业务章。严禁将销售业务章携带外出用于非公司销售业务活动，如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司分管销售领导批准，并办理相关借用手续，且由专人陪同使用，用印完毕后立即带回公司保管。严禁未经审批擅自使用销售业务章，严禁超越审批权限使用销售业务章。严禁私自委托他人保管或使用销售业务章。2.特殊情况处理如遇紧急情况，来不及履行正常审批手续，但又必须立即使用销售业务章的，印章保管人员应电话请示销售部门负责人或公司分管销售领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。六、监督检查1.定期检查公司销售部门应定期对销售业务章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用登记台账记录是否完整准确、审批手续是否齐全等。检查周期为每月一次，检查结果应形成书面报告，报公司销售部门负责人审阅。2.不定期抽查公司内部审计、监察等部门有权不定期对销售业务章的保管和使用情况进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.违规处理对于违反本制度规定保管、使用销售业务章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、记过、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失或其他严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。七、印章废止与销毁1.废止情形因公司名称变更、业务调整等原因，导致销售业务章不再使用的，应及时办理印章废止手续。销售业务章出现损坏、遗失等情况，无法继续正常使用的，应立即废止，并采取相应的补救措施。2.废止程序由销售部门提出印章废止申请，详细说明废止原因，并填写《销售业务章废止申请表》。申请表经销售部门负责人签字审核后，报公司分管销售领导审批。经审批同意废止的销售业务章，由销售部门负责收回，并交公司行政部门统一保管。3.销毁处理对于废止的销售业务章，由公司行政部门会同销售部门共同组织销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。销毁记录应保存至少[X]年，以备查阅。