银行外包业务规章制度

PAGE银行外包业务规章制度一、总则（一）目的为规范我行外包业务管理，有效防范外包业务风险，确保外包业务合法、合规、稳健运行，依据国家相关法律法规及金融行业监管要求，结合本行实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于我行所有外包业务活动，包括但不限于信息技术外包（ITO）、业务流程外包（BPO）、知识流程外包（KPO）等各类外包业务形式。（三）基本原则1.合法合规原则外包业务活动必须严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及本行内部规章制度，确保业务开展合法合规。2.风险可控原则建立健全外包业务风险管理体系，对外包业务风险进行全面识别、评估、监测和控制，确保外包业务风险可控。3.审慎选择原则在选择外包服务提供商时，应进行充分的尽职调查和审慎评估，选择具备良好信誉、专业能力和财务状况的服务提供商。4.监督管理原则加强对外包业务全过程的监督管理，定期对外包业务进行检查和评估，确保外包服务提供商按照合同约定履行义务，保障本行利益。二、外包业务管理职责分工（一）董事会董事会负责审批外包业务战略规划、重大外包项目以及外包业务风险管理政策，对全行外包业务的总体风险承担最终责任。（二）高级管理层高级管理层负责组织实施外包业务战略规划，制定外包业务风险管理政策和程序，审批外包业务实施方案，监督外包业务的日常运营，对外包业务风险承担直接管理责任。（三）外包业务管理部门1.负责制定和完善外包业务管理制度、流程和操作规范，组织实施外包业务的日常管理工作。2.负责外包服务提供商的选择、评估、准入和退出管理，建立外包服务提供商名录。3.负责外包业务合同的起草、审核、签订、履行和变更管理，确保合同条款符合法律法规和本行利益。4.负责对外包业务进行定期检查和评估，及时发现和解决外包业务中存在的问题，防范外包业务风险。（四）风险管理部门1.负责对外包业务风险进行识别、评估、监测和预警，制定外包业务风险应对策略和措施。2.参与外包服务提供商的尽职调查和风险评估，对外包业务合同进行风险审查，确保外包业务风险可控。3.定期对外包业务风险管理状况进行评估，向高级管理层和董事会报告外包业务风险情况。（五）内部审计部门1.负责对外包业务内部控制制度的健全性、有效性进行审计监督，检查外包业务管理部门和相关部门的履职情况。2.定期对外包业务进行专项审计，发现和揭示外包业务中存在的违规行为和风险隐患，提出审计意见和建议。（六）其他相关部门1.各业务部门负责提出本部门外包业务需求，配合外包业务管理部门做好外包业务的相关工作，对本部门外包业务的合规性和风险负责。2.财务部门负责审核外包业务费用预算和结算，对外包业务成本进行核算和控制。3.信息技术部门负责提供信息技术支持，保障外包业务系统的安全稳定运行。三、外包服务提供商管理（一）选择标准1.具有合法合规的经营资质和良好的信誉，无重大违法违规记录。2.具备专业的技术能力和丰富的行业经验，能够满足本行外包业务需求。3.拥有健全的内部控制制度和风险管理体系，具备较强的风险应对能力。4.具有良好的财务状况，具备足够的资金实力承担外包业务风险。5.能够提供优质的客户服务，具备良好的沟通协调能力。（二）尽职调查1.对外包服务提供商进行全面的尽职调查，包括但不限于公司基本情况、经营状况、财务状况、技术能力、人员情况、内部控制制度、风险管理体系等方面。2.收集外包服务提供商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资质证明文件。3.查阅外包服务提供商的审计报告、财务报表、业务合同等资料，了解其财务状况和经营业绩。4.实地考察外包服务提供商的办公场所、技术设备、人员配备等情况，评估其技术能力和服务水平。5.与外包服务提供商的客户、供应商、合作伙伴等进行沟通，了解其信誉和口碑。（三）准入管理1.外包业务管理部门根据尽职调查结果，对外包服务提供商进行综合评估，提出准入建议。2.高级管理层审批外包服务提供商准入申请，批准后建立外包服务提供商名录。3.与准入的外包服务提供商签订合作协议，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用结算、保密条款、违约责任等事项。（四）持续评估1.定期对外包服务提供商进行持续评估，评估周期原则上不超过一年。2.评估内容包括外包服务提供商的经营状况、财务状况、技术能力、服务质量、风险管理等方面。3.根据评估结果，对外包服务提供商进行分类管理，对于评估结果较差的外包服务提供商，及时采取整改措施或终止合作。（五）退出管理1.当外包服务提供商出现以下情形之一时，本行应及时终止合作：严重违反法律法规或本行规章制度；经营状况恶化，无法继续履行合同义务；服务质量严重下降，给本行造成重大损失；存在重大风险隐患，可能对本行利益造成损害。2.终止合作前，应提前通知外包服务提供商，并按照合同约定进行清算和交接，确保外包业务的平稳过渡。四、外包业务合同管理（一）合同起草1.外包业务管理部门负责根据外包业务需求和外包服务提供商情况，起草外包业务合同。2.合同内容应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用结算、保密条款、违约责任、争议解决方式等事项，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体。（二）合同审核1.风险管理部门负责对合同进行风险审查，重点审查合同条款是否符合法律法规和本行利益，是否存在重大风险隐患。2.法律合规部门负责对合同进行法律审查，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。3.财务部门负责对合同费用结算条款进行审核，确保费用结算方式合理、明确，符合本行财务管理制度。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由本行法定代表人或授权代表与外包服务提供商签订。2.签订合同前，应确保双方对合同条款达成一致意见，并加盖双方公章或合同专用章。（四）合同履行1.本行各相关部门应按照合同约定履行各自的义务，确保外包业务顺利开展。2.外包业务管理部门负责对外包业务合同履行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（五）合同变更1.如因业务需求变化、法律法规调整等原因需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行变更。2.合同变更前，应重新进行审核和审批，确保变更后的合同条款合法合规、公平合理、明确具体。（六）合同终止1.合同期满或双方协商一致提前终止合同的，应按照合同约定进行清算和交接。2.因外包服务提供商违约等原因导致合同提前终止的，本行应按照合同约定追究其违约责任，维护本行合法权益。五、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.外包业务管理部门应定期对外包业务风险进行识别和评估，确定风险类别、风险程度和风险影响范围。2.风险识别应涵盖外包业务的各个环节，包括但不限于服务提供商选择、合同签订、业务操作、数据安全、客户信息保护等方面。3.风险评估应采用科学合理的方法，如定性评估、定量评估等，对风险发生的可能性和影响程度进行综合评价。（二）风险应对策略1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险的外包业务，应采取风险规避策略，如终止合作或调整业务模式；对于中风险的外包业务，应采取风险降低策略，如加强监督管理、完善内部控制等；对于低风险的外包业务，可采取风险接受策略，但应密切关注风险变化情况。（三）风险监测与预警1.建立外包业务风险监测机制，定期对外包业务风险状况进行监测和分析，及时发现风险隐患。2.设定风险预警指标，当风险指标超过预警值时，及时发出预警信号，提示相关部门采取措施防范风险。（四）应急管理1.制定外包业务应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在突发情况下能够迅速、有效地应对风险。2.定期对应急预案进行演练和评估，不断完善应急预案内容，提高应急处置能力。六、外包业务信息安全管理（一）信息安全责任1.本行应与外包服务提供商签订信息安全保密协议，明确双方在信息安全方面的权利义务和责任。2.外包服务提供商应建立健全信息安全管理制度，加强信息安全管理，确保客户信息和本行信息安全。3.本行各相关部门应按照信息安全管理规定，做好外包业务信息安全管理工作，防止信息泄露、篡改、丢失等事件发生。（二）信息系统安全1.外包服务提供商应保障本行信息系统的安全稳定运行，采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等。2.本行应定期对外包服务提供商的信息系统进行安全检查和评估，发现问题及时督促其整改。3.加强对外包业务数据传输、存储、处理等环节的安全管理，确保数据安全。（三）客户信息保护1.外包服务提供商应严格遵守法律法规和本行规定，保护客户信息安全，不得泄露、出售或非法使用客户信息。2.本行应加强对客户信息的管理，建立客户信息保密制度，明确客户信息的收集、使用、存储、传输等环节的安全要求。3.定期对外包服务提供商的客户信息保护情况进行检查和评估，发现问题及时采取措施加以解决。七、外包业务监督检查与绩效评估（一）监督检查1.外包业务管理部门应定期对外包业务进行监督检查，检查内容包括外包服务提供商的服务质量、合同履行情况、信息安全管理等方面。2.内部审计部门应定期对外包业务进行专项审计，检查外包业务内部控制制度的健全性、有效性，发现和揭示外包业务中存在的问题。3.对于监督检查和审计中发现问题，应及时下达整改通知书，要求外包服务提供商限期整改，并跟踪整改情况。（二）绩效评估1.建立外包业务绩效评