银行业 外包业务制度

PAGE银行业外包业务制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范银行业外包业务管理，有效控制外包风险，保障业务稳健运营，维护银行及客户合法权益，促进银行业外包业务健康发展。（二）适用范围本制度适用于本行所有外包业务活动，包括但不限于信息技术外包（ITO）、业务流程外包（BPO）、知识流程外包（KPO）等各类外包形式。（三）基本原则1.合法合规原则外包业务活动必须严格遵守国家法律法规、监管要求以及行业标准，确保各项操作合法合规。2.风险可控原则识别、评估和控制外包业务过程中的风险，制定相应的风险应对措施，将风险控制在可承受范围内。3.战略契合原则外包业务应与本行战略目标相一致，有助于提升核心竞争力，优化业务流程，提高运营效率。4.监督评估原则建立健全外包业务监督评估机制，定期对外包商的服务质量、履约能力等进行评估，确保外包业务符合本行要求。二、外包业务管理职责（一）董事会及高级管理层职责1.董事会负责审批外包战略规划、重大外包决策等，确保外包业务符合银行整体利益和战略方向。2.高级管理层负责组织实施外包业务管理工作，制定外包业务政策和流程，监督外包业务执行情况，及时处理外包业务中的重大问题。（二）外包管理部门职责1.牵头制定和完善外包业务管理制度、流程和标准，组织开展外包业务的规划、选型和采购等工作。2.对外包商进行尽职调查、准入管理和持续监督，建立外包商评价体系，定期评估外包商服务质量和履约能力。3.协调本行内部各部门与外包商之间的沟通与协作，及时解决外包业务中的问题和纠纷。4.负责收集、分析和报告外包业务相关信息，定期向高级管理层和董事会汇报外包业务情况。（三）内部使用部门职责1.根据业务需求提出外包申请，明确外包业务范围、服务要求和质量标准等。2.配合外包管理部门对外包商进行尽职调查和评价，参与外包合同谈判和签订工作。3.在日常工作中与外包商保持密切沟通，监督外包服务执行情况，及时反馈问题和需求。4.协助外包管理部门开展外包业务监督评估工作，提供相关数据和资料。（四）风险管理部门职责1.参与外包业务风险评估工作，识别、评估外包业务可能面临的各类风险，提出风险防控建议。2.监测外包业务风险状况，定期对外包业务风险进行分析和报告，督促相关部门采取风险应对措施。3.协助处理外包业务中的重大风险事件，参与风险处置工作。（五）法律合规部门职责1.审查外包业务相关合同、协议等法律文件，确保其合法合规，防范法律风险。2.为外包业务管理提供法律咨询和支持，解答业务过程中的法律问题。3.跟踪国家法律法规和监管政策变化，及时调整外包业务管理制度和流程，确保符合最新要求。三、外包业务流程（一）外包需求提出1.内部使用部门根据业务发展需要、成本效益分析等因素，提出外包业务需求，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的背景、目标、范围、服务要求、质量标准、预算等内容。2.《外包业务需求申请表》经部门负责人审核后，提交至外包管理部门。（二）外包业务规划1.外包管理部门收到《外包业务需求申请表》后，组织相关人员进行评估和分析，结合本行战略目标、业务现状和发展规划，制定外包业务规划。2.外包业务规划应明确外包业务的目标、范围、方式、实施步骤、预期效果等内容，并对可能存在的风险进行识别和评估，提出相应的风险应对措施。3.外包业务规划经高级管理层审批后实施。（三）外包商选择1.外包管理部门根据外包业务规划，制定外包商筛选标准和流程，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，选择合适的外包商。2.对外包商进行尽职调查，包括但不限于外包商的基本情况、经营状况、财务状况、技术能力、服务质量、信誉口碑、合规记录等方面，确保外包商具备履行合同的能力和资质。3.建立外包商准入机制，对外包商进行资格审查，只有通过准入审查的外包商才能进入本行外包商名录。4.与选定的外包商签订外包合同，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等条款，确保合同合法合规、条款清晰、责任明确。（四）外包业务实施1.外包管理部门组织内部使用部门与外包商进行项目启动会议，明确项目目标、任务分工、工作流程、沟通机制等内容，确保双方对项目要求和实施计划达成共识。2.外包商按照外包合同约定，组织实施外包业务，建立项目管理体系，制定项目进度计划、质量控制计划、风险管理计划等，确保外包业务按时、按质、按量完成。3.内部使用部门与外包商保持密切沟通与协作，定期召开项目进度会议，及时协调解决项目实施过程中出现的问题和纠纷。4.外包管理部门定期对外包业务实施情况进行检查和监督，确保外包商严格按照合同约定和本行要求开展业务。（五）外包业务验收1.外包业务完成后，外包商应向内部使用部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.内部使用部门组织相关人员按照外包合同约定和验收标准，对外包业务进行验收。验收内容包括但不限于服务质量、工作成果、技术指标、合规情况等方面。3.验收合格后，内部使用部门出具验收报告；验收不合格的，外包商应按照要求进行整改，直至验收合格。（六）外包业务后续管理1.外包管理部门建立外包业务档案管理制度，对外包业务相关资料进行归档保存，包括外包业务需求申请表、外包业务规划、外包商尽职调查报告、外包合同、项目实施记录、验收报告等。2.定期对外包商进行评价和考核，根据外包商的服务质量、履约能力、成本控制、客户满意度等指标，对外包商进行打分评级，评价结果作为后续合作的重要依据。3.对于评价结果不佳的外包商，外包管理部门应及时与其沟通，提出改进要求，并视情况采取警告、暂停合作、终止合同等措施。4.跟踪外包业务相关法律法规和监管政策变化，及时调整外包业务管理制度和流程，确保外包业务持续合规运营。四、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.外包管理部门牵头组织相关部门，定期对外包业务进行风险识别和评估，采用定性与定量相结合的方法，分析外包业务可能面临的各类风险，包括但不限于信用风险、市场风险、操作风险、法律风险、声誉风险等。2.建立外包业务风险评估指标体系，明确各项风险指标的定义、计算方法和权重，对外包业务风险进行量化评估，确定风险等级。3.根据风险评估结果，绘制外包业务风险地图，直观展示外包业务风险分布情况，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型和等级的风险，制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于信用风险，加强对外包商的信用管理，定期评估外包商信用状况，要求外包商提供担保或保证金，建立信用风险预警机制，及时发现和处置信用风险。3.对于市场风险，密切关注市场动态，合理确定外包业务价格和费用支付方式，通过签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对本行的影响。4.对于操作风险，加强对外包业务操作过程的监督和管理，建立健全操作风险管理制度和流程，要求外包商制定应急预案，定期进行演练，确保能够及时应对操作风险事件。5.对于法律风险，加强法律合规审查，确保外包合同合法合规，明确双方权利义务，及时跟踪法律法规变化，调整外包业务相关法律文件，防范法律风险。6.对于声誉风险，加强对外包业务的宣传和沟通，及时回应客户关切，确保外包业务服务质量和客户满意度，维护本行良好声誉。（三）风险监测与预警1.建立外包业务风险监测机制，定期收集、分析和报告外包业务风险信息，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提示相关部门采取风险应对措施。3.定期召开风险分析会议（至少每季度一次），对外包业务风险状况进行全面分析和评估，制定风险应对策略，确保风险可控。（四）风险处置与应急管理1.建立外包业务风险处置机制，明确风险处置流程和责任分工。当发生风险事件时，相关部门应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度降低风险损失。2.及时向上级领导和监管部门报告风险事件情况，配合监管部门开展调查和处置工作。3.对风险事件进行总结和分析，查找原因，总结经验教训，提出改进措施，完善外包业务风险管理体系。五、信息安全管理（一）信息安全责任界定1.明确本行与外包商在信息安全方面的责任和义务，签订信息安全保密协议，确保外包业务过程中的信息安全。2.本行负责制定信息安全政策和标准，对外包商的信息安全管理工作进行指导和监督；外包商负责按照本行要求，建立健全信息安全管理制度和流程，采取有效的信息安全技术措施，保障信息安全。（二）信息安全措施要求1.外包商应建立信息安全管理体系，制定信息安全策略、管理制度和操作规程，明确信息安全管理职责和流程。2.加强对外包业务涉及的信息系统、数据存储和传输等环节的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术、访问控制等措施，防止信息泄露、篡改和丢失。3.定期对外包业务信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患；对重要信息进行备份，确保数据的安全性和可用性。4.加强对外包人员的信息安全培训和教育，提高其信息安全意识和技能，规范其操作行为。（三）信息安全监督与检查1.本行定期对外包商的信息安全管理工作进行监督检查，检查内容包括信息安全管理制度执行情况、信息安全技术措施落实情况、信息安全培训教育情况等。2.对外包商的信息安全违规行为进行严肃处理，要求外包商限期整改；情节严重的，终止外包合同，并依法追究其法律责任。3.定期开展信息安全应急演练，检验和提高本行与外包商应对信息安全突发事件的能力。六、保密管理（一）保密责任与义务1.明确本行与外包商在保密方面的责任和义务，签订保密协议，确保外包业务过程中涉及的商业秘密、客户信息等得到妥善保护。2.本行员工和外包商人员应严格遵守保密规定，不得泄露、使用或允许他人使用本行商业秘密和客户信息。（二）保密措施要求1.对外包业务涉及的敏感信息进行分类分级管理，明确不同级别信息的保密要求和防护措施。2.加强对外包业务场所、设备、文件等的管理，采取物理隔离、加密存储、访问控制等措施，防止信息泄露。3.对外包人员进行保密培训和教育，签订保密承诺书，明确保密责任和违约责任。（三）保密监督与检查1.本行定期对外包商的保密管理工作进行监督检查，检查内容包括保密制度执行情况、保密措施落实情况、保密培训教育情况等。2.对外包商的保密违规行为进行严肃处理，要求外包商限期整改；情节严重的，终止外包合同，并依法追究其法律责任。七、合同管理（一）合同签订1.外包管理部门负责组织起草外包合同文本，法律合规部门对合同文本进行审查，确保合同合法合规、条款清晰、责任明确。2.与外包商进行合同谈判，明确双方的权利和义务、服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等条款。3.合同经双方签字盖章后生效，由外包管理部门负责合同的归档保存。（二）合同执行与变更1.本行与外包商应严格按照合同约定履行各自的义务，外包管理部门负责监督合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.如因业务发展需要或其他原因需变更合同内容的，应按照合同约定的变更程序进行，由外包管理部门组织相关部门进行评估和审批，与外包商协商一致后签订合同变更协议。（三）合同终止1.外包合同期满或双方协商一致