街道采购业务管理制度

PAGE街道采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强街道采购业务管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区居委会及下属企事业单位的采购业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商积极参与投标，确保采购项目获得最佳性价比。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，严禁欺诈、串通等不正当行为。二、采购组织与职责（一）采购管理部门街道设立采购管理部门，负责统筹协调全街道的采购业务工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购业务管理制度及流程。2.审核采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.监督采购合同的签订、履行及验收工作。5.协调处理采购过程中的争议和投诉。（二）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。具体职责如下：1.根据工作需要，编制采购预算和采购计划，报采购管理部门审核。2.参与采购项目的调研、论证等前期工作，提供技术支持和业务指导。3.配合采购管理部门进行采购项目的实施，参与采购合同的签订和验收工作。（三）财务部门财务部门负责采购资金的管理和核算，对采购资金的支付进行审核和监督。主要职责包括：1.审核采购预算和采购计划，确保采购资金的合理安排。2.根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，定期进行财务审计。（四）监督部门街道设立监督部门，对采购业务活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。监督部门有权对采购项目进行检查、调阅相关资料，对违规行为提出纠正意见并追究责任。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑街道财力状况和工作实际需求，确保采购预算的合理性和可行性。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报采购管理部门。采购管理部门对各部门的采购预算进行汇总审核，形成街道年度采购预算草案，报街道领导审批。（二）采购计划制定1.根据街道年度采购预算和工作实际进度，采购管理部门制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急、先急后缓的原则进行安排，确保采购项目能够及时满足街道工作需要。对于重大采购项目或紧急采购项目，应优先安排采购计划。3.采购计划制定过程中，采购管理部门应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的科学性和合理性。采购计划经采购管理部门负责人审核签字后报街道领导审批。（三）采购预算与计划调整1.在采购预算和计划执行过程中，如因工作需要确需调整采购预算或计划的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、内容及金额等。2.采购管理部门对需求部门提交的调整申请进行审核，经财务部门会签后，报街道领导审批。采购预算和计划调整后，应及时通知相关部门和供应商。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于[X]个工作日。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购管理部门应按照法定程序组织开标、评标和定标工作。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，并出具评标报告。采购人根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购管理部门应按照法定程序组织开标、评标和定标工作。评标委员会的组成及评标标准和方法等要求与公开招标相同。采购人根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定最优供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购管理部门应邀请符合相应资格条件的不少于三家供应商参加谈判。谈判小组应与供应商逐一进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证。单一来源采购小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应出具论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。采购管理部门应将单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等情况在街道内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组应对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字后报采购管理部门。2.采购管理部门对《采购申请表》进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购方式的合规性等。审核通过后，报街道领导审批。3.街道领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行审批。审批通过的，采购管理部门按照批准的采购申请组织实施采购活动；审批未通过的，采购管理部门应及时通知需求部门，并说明原因。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和行业标准要求。审核通过的采购文件，应加盖采购管理部门公章，并按照规定的程序发布或送达供应商。（三）供应商选择与确定1.采购管理部门按照采购文件规定的方式和程序，邀请或组织供应商参与采购活动。供应商应具备相应的资格条件，提供真实、有效的证明材料。2.采购管理部门对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合要求。对于通过资格审查的供应商，采购管理部门应向其发放采购文件，并告知其采购活动的相关要求和注意事项。3.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，按照规定的评标标准和方法进行评审，确定中标或成交供应商。采购活动应做好记录，包括采购项目名称、采购方式、采购日期、参与供应商名单、评审过程及结果等内容。（四）采购合同签订1.采购管理部门应在中标或成交供应商确定后，及时与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法合规、明确具体。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门审核，重点审核合同条款的合法性、合理性、完整性以及资金支付的可行性等。财务部门审核通过后，采购管理部门方可与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案，确保各部门及时了解采购合同的履行情况。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门代表、技术专家、财务人员等，确保验收工作的全面性和公正性。2.验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行逐一检查和测试，确保采购项目符合要求。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，验收人员应出具书面意见，要求供应商限期整改或退换货物。3.采购管理部门应督促需求部门及时组织验收工作，并对验收情况进行跟踪检查。对于验收过程中出现的问题，采购管理部门应协调相关部门进行处理，确保采购项目的顺利交付和使用。（六）采购资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、支付金额、支付方式等内容，并经需求部门、采购管理部门负责人签字确认。2.财务部门对支付申请进行审核，重点审核采购合同的履行情况、验收报告的真实性、支付金额的准确性等。审核通过后，按照规定的支付方式和程序进行支付。3.采购资金支付过程中，财务部门应严格遵守财经纪律，确保资金支付的安全、规范、及时。对于不符合支付条件的申请，财务部门应拒绝支付，并及时通知相关部门和供应商。六、采购监督与管理（一）内部监督1.街道监督部门应定期对采购业务活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择与确定情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的支付情况等。2.监督部门有权调阅采购业务活动的相关资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.采购管理部门、需求部门、财务部门等相关部门应积极配合监督部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况，不得隐瞒或虚报。