新兴业务合同管理制度

PAGE新兴业务合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司新兴业务合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司新兴业务领域所涉及的各类合同，包括但不限于技术合作合同、业务外包合同、战略合作合同、创新业务试点合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则强化合同风险意识，对合同全过程进行风险识别、评估和防控，保障公司利益不受损失。3.统一管理原则公司对新兴业务合同实行统一归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作的规范化、标准化。4.协作高效原则合同管理涉及多个部门，各部门应密切协作、相互配合，提高合同管理效率，保障业务顺利开展。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成合同管理委员会由公司高层管理人员、相关业务部门负责人、法务部门负责人等组成，公司总经理担任主任。2.职责审议重大新兴业务合同，对合同的必要性、可行性、合法性等进行综合评估，并做出决策。协调合同管理过程中涉及的跨部门问题，促进各部门之间的沟通与协作。监督合同管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。（二）合同管理部门1.设立公司设立专门的合同管理部门，负责新兴业务合同的统一管理工作。2.职责制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。参与合同的起草、审核会签、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档，及时更新合同信息。定期对合同履行情况进行跟踪检查，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责合同纠纷的处理，组织相关部门进行协商、调解、仲裁或诉讼。开展合同管理培训和宣传工作，提高员工的合同管理意识和能力。（三）业务部门1.职责负责本部门新兴业务合同的发起、谈判、起草等工作，并及时提交合同管理部门审核。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。配合合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（四）法务部门1.职责对新兴业务合同进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。参与合同谈判，提供法律意见和建议，防范法律风险。协助处理合同纠纷，提供法律支持和指导，维护公司合法权益。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据新兴业务发展需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、主要条款、预计金额、履行期限等内容。2.合同立项申请经部门负责人审核后，提交给合同管理部门。合同管理部门对申请进行初步审查，判断是否符合公司业务发展战略和合同管理制度要求。3.对于重大合同立项申请，合同管理部门应组织相关部门进行联合评审，评估合同的必要性、可行性、风险等，并形成评审意见。评审通过后，报合同管理委员会审议。（二）合同起草1.合同原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请和相关法律法规、行业标准，结合业务实际情况，拟定合同文本初稿。2.合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等，并应明确双方的权利和义务。3.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义、模糊或容易引起争议的表述。对于重要条款和特殊要求，应进行详细说明和解释。（三）合同审核会签1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、完整性、准确性、风险防控等方面进行全面审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本分发给法务部门、财务部门、审计部门等相关部门进行会签。各部门应根据本部门职责，对合同涉及的法律、财务、审计等方面进行审查，并提出会签意见。3.相关部门应在规定的时间内完成会签，并将会签意见反馈给合同管理部门。合同管理部门对各部门的会签意见进行汇总整理，协调业务部门对存在的问题进行修改完善。（四）合同签订1.经审核会签通过的合同，由业务部门按照公司授权管理制度的规定，确定合同签订人。合同签订人应在合同文本上签字或盖章，并加盖公司合同专用章。2.合同签订过程中，应严格遵守公司印章管理制度，确保合同印章的使用安全和规范。合同专用章应由专人保管，使用时应履行审批手续。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门进行编号、归档，并将合同原件交相关部门履行。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等内容，并提交给合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监控1.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。2.业务部门应按照合同履行计划，认真履行合同义务，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。对于合同履行过程中出现的重大问题或变更事项，应及时向合同管理部门报告。3.合同管理部门应建立合同履行监控台账，记录合同履行过程中的关键信息，如履行进度、付款情况、验收情况等，以便及时发现潜在风险并采取措施加以防范。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.合同变更申请经部门负责人审核后，提交给合同管理部门。合同管理部门应组织相关部门对变更申请进行审查，评估变更的必要性、可行性、风险等，并形成审查意见。3.对于重大合同变更申请，合同管理部门应报合同管理委员会审议。审议通过后，业务部门应与对方当事人协商签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行审核会签和签订。（四）合同付款管理1.合同付款应严格按照合同约定执行。业务部门应根据合同履行情况，填写《合同付款申请表》，详细说明付款金额、付款理由、付款时间等内容，并提交给财务部门审核。2.财务部门应按照公司财务管理制度和合同约定，对付款申请进行审核，确保付款的准确性和合规性。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门应及时办理付款手续，并将付款情况反馈给合同管理部门。合同管理部门应将付款信息记录在合同履行监控台账中。（五）合同验收管理1.合同履行完毕后，业务部门应按照合同约定组织验收工作。验收前，业务部门应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收过程中，业务部门应组织相关人员对合同标的进行检查、测试、评估等，确保合同标的符合合同约定的质量、数量、规格等要求。3.验收合格后，业务部门应填写《合同验收报告》，经验收人员签字确认后，提交给合同管理部门存档。对于验收不合格的合同，业务部门应及时与对方当事人协商解决，要求对方采取整改措施或承担违约责任。五、合同终止管理（一）合同终止情形1.合同期满，双方不再续签的。2.合同约定的履行义务全部完成的。3.合同双方协商一致解除合同的。4.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商解除合同的。5.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同的。6.合同被依法认定无效或被撤销的。（二）合同终止程序1.合同终止时，业务部门应及时通知合同管理部门，并提交《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间等内容。2.合同管理部门应组织相关部门对合同终止事项进行审查，确认合同终止的合法性和合规性。3.对于需要办理结算、清理等手续的合同，业务部门应按照合同约定和公司相关规定，及时与对方当事人进行结算、清理，并将结算结果和清理情况反馈给合同管理部门。4.合同管理部门应在合同终止后，及时对合同进行归档整理，将合同原件、相关文件、资料等一并保存，以备查阅。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同风险防控意识培训，提高员工对合同纠纷的预防能力。2.业务部门在合同签订、履行过程中，应严格遵守合同约定，积极履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，及时发现潜在的合同纠纷风险，并采取措施加以防范。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门应组织法务部门、业务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、程度、影响等因素，选择合适的处理方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。3.在纠纷处理过程中，业务部门和相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助，确保纠纷得到妥善解决。4.合同纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，完善合同管理制度和流程，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门。合同管理部门应负责收集合同履行过程中形成的相关文件、资料，如合同变更协议、补充协议、付款凭证、验收报告、往来函件等。2.档案收集应确保资料的完整性和准确性，对于重要资料应进行备份保存。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，对每份合同及相关资料进行编号、编目，建立合同档案目录。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、归档，电子档案应进行备份存储，并确保电子档案的可读性和可查性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设施，确保合同档案安全存放。2.档案保管人员应定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对于超过保管期限的合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后