政府采购业务执行制度

PAGE政府采购业务执行制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购业务执行行为，加强政府采购管理，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与供应商的平等竞争地位。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应及时、准确地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和业务需求，在每年规定时间内编制下一年度的政府采购预算。预算编制应详细、准确，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照国家有关预算编制方法和标准进行编制，不得虚报、瞒报或擅自调整预算。对于重大采购项目，应进行可行性研究和论证，确保预算的合理性和科学性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后,由部门负责人审核签字后报财务部门。财务部门对预算的完整性、准确性、合规性进行审核，并提出审核意见。2.经财务部门审核后的采购预算报公司/组织管理层审批。管理层应根据公司/组织的发展战略、财务状况等因素，对采购预算进行综合评估，做出审批决定。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.对于集中采购项目，采购部门应按照政府采购目录和限额标准，制定集中采购计划，并报同级财政部门备案。（二）计划审批1.采购计划制定完成后，由采购部门负责人审核签字后报公司/组织管理层审批。管理层应根据采购预算、工作进度等因素，对采购计划进行审批，确保采购计划的合理性和可行性。2.经管理层审批后的采购计划，采购部门应严格按照计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和影响。2.采购计划调整申请经采购部门负责人审核签字后，报公司/组织管理层审批。管理层应根据实际情况，对采购计划调整申请进行审批，决定是否同意调整采购计划。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：采购货物、服务和工程的单项或批量采购金额达到规定的公开招标限额标准以上的；采用公开招标方式采购的货物、服务和工程具有通用性、标准化程度高，市场竞争充分的。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定的程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并在采购活动开始前将单一来源采购方式及理由报同级财政部门批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，如需进行政府采购，应填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《政府采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购受理1.采购部门收到《政府采购申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。2.如果申请内容符合要求，采购部门予以受理，并将《政府采购申请表》及相关材料存档；如果申请内容不符合要求，采购部门应及时通知申请部门进行修改或补充。（三）采购实施1.根据采购方式的不同，采购部门按照相应的采购程序组织实施采购活动。对于公开招标项目，采购部门应发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作；对于邀请招标项目，采购部门应向邀请的供应商发出投标邀请书、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作；对于竞争性谈判项目，采购部门应成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等工作；对于单一来源采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证、报财政部门批准、与供应商签订采购合同等工作；对于询价项目，采购部门应成立询价小组、发出询价通知书、组织询价、确定成交供应商等工作。2.在采购实施过程中，采购部门应严格按照法律法规和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同的主要条款应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应根据合同约定，及时安排采购资金。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，采购部门应出具验收报告。2.财务部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款时，应严格审核发票等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或重新提供货物、服务等。如协商不成，采购部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全政府采购监督管理制度，加强对政府采购活动的内部监督。审计部门应定期对政府采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购人员的行为。采购人员应严格遵守法律法规和职业道德规范，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.对于财政部门、监察部门等相关部门提出的整改意见，采购部门应认真落实，及时整改存在的问题。七、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购部门提出质疑。质疑供应商应在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购部门提出质疑，并提交相关证明材料。2.采购部门收到质疑后，应在七个工作日内对质疑事项作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。质疑答复应明确、具体，不得推诿、敷衍。（二）投诉1.质疑供应商对采购部门的质疑答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。投诉供应商应提交投诉书，并按照规定提供相关证