工程部业务印章管理制度

PAGE工程部业务印章管理制度一、总则（一）目的为加强工程部业务印章的管理，规范印章使用行为，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程部在业务活动中涉及的各类印章，包括但不限于合同专用章、项目章、技术专用章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.规范性原则：印章的刻制、使用、保管等环节应严格按照规定程序进行，确保规范有序。3.安全性原则：采取有效措施保障印章的安全，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生。4.责任性原则：明确印章使用的责任主体，对印章使用不当造成的后果承担相应责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据工作需要，由工程部提出印章刻制申请，经公司相关领导审批后，统一由公司行政部门负责办理印章刻制手续。2.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合要求。3.新刻印章的规格、样式、名称等应与公司规定一致，并在印章刻制完成后及时将印章印模报公司备案。（二）印章启用1.印章刻制完成后，由工程部专人领取，并填写《印章领取登记表》。2.领取后的印章应及时启用，启用时需在公司内部进行公告，明确印章的使用范围、使用流程等相关规定。3.印章启用后，原印章如有停用、作废等情况，应及时办理相关手续，并将停用、作废印章上缴公司行政部门统一保管或销毁。三、印章的使用范围（一）合同专用章1.用于签订各类工程合同、协议等具有法律效力的文件。2.在签订合同前，必须对合同条款进行严格审核，确保合同内容合法、合规、公平、合理。经审核无误后，方可加盖合同专用章。（二）项目章1.用于与工程项目相关的各类文件、资料、报表等的盖章确认。2.主要适用于项目内部管理文件，如项目进度报告、质量检验报告、安全检查记录等，但不得用于签订合同等具有法律效力的文件。（三）技术专用章1.用于与工程技术相关的图纸、方案、技术文件等的盖章确认。2.仅限于在工程部内部技术交流、技术审核等环节使用，不得用于对外签订合同或其他具有法律效力的文件。四、印章的使用流程（一）申请1.使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.申请表应由用印部门负责人签字确认，并根据用印事项的性质，分别提交相关部门或领导审批。（二）审批1.对于一般性文件用印，由工程部负责人审批；涉及合同签订、重大事项等用印，需经公司分管领导或总经理审批。2.审批人应认真审核用印事项，确保用印内容合法合规，对不符合要求的用印申请予以退回，并说明理由。（三）用印1.经审批同意后，由印章保管人在用印前再次核对用印文件内容与申请表信息是否一致。2.在指定位置加盖印章，并确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在空白处。3.用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。（四）登记与存档1.《印章使用申请表》和《印章使用登记表》应妥善保存，作为印章使用的重要档案资料。2.每月末，印章保管人应对当月印章使用情况进行汇总统计，并将统计报表报送工程部负责人及公司相关部门备案。五、印章的保管（一）保管人员1.工程部应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等条件。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过工程部负责人批准，并办理相关交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，避免印章受到损坏或污染。（三）保管要求1.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得私自使用印章或将印章带出保管场所。2.下班前，应检查印章是否妥善保管，确保印章安全。节假日期间，印章应封存保管，并安排专人值班。3.如发现印章丢失、被盗或损坏等情况，应立即报告工程部负责人，并采取相应的应急措施，如挂失、报警等，同时配合公司相关部门进行调查处理。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由工程部提出申请，经公司相关领导审批后，办理印章停用手续。2.印章停用后，应及时通知相关部门和人员，停止使用该印章。（二）销毁1.对于停用的印章，由工程部填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，统一由公司行政部门负责组织销毁。2.销毁印章时，应采取适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.销毁后的印章销毁记录应妥善保存，作为公司档案资料的一部分。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对工程部业务印章的管理情况进行定期监督检查，确保印章管理制度的有效执行。(二）检查内容1.印章的刻制、启用、停用、销毁等手续是否齐全、合规。2.印章的使用流程是否规范，是否按照规定进行申请、审批、用印等操作。3.印章的保管是否安全，保管人员是否严格遵守保管制度。4.《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等档案资料是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：公司行政部门每季度对工程部业务印章管理情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，公司行政部门可随时对工程部印章使用情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司行政部门应及时下达整改通知书，要求工程部限期整改。2.工程部应针对检查中发现的问题，认真分析原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给公司行政部门。3.对违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理；如因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应