局采购业务管理制度

PAGE局采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范本局采购业务管理，加强内部控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平、公正、公开。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本局采购业务管理制度，并组织实施。审核采购预算和采购计划，汇总编制年度采购计划。组织采购活动，包括采购文件编制、采购公告发布、供应商资格审查、开标评标等。建立和管理供应商库，负责供应商的选择、评价和考核。协调处理采购活动中的争议和纠纷。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，编制采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和商务建议。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检验和评估。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，确保采购资金的及时足额支付。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用情况。负责采购项目的财务核算和报销工作。4.监督部门对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门负责汇总各部门采购预算，结合本局年度工作计划和财政资金安排情况，编制本局年度采购预算草案，报局领导审核后，提交局党组会议审议通过。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算时，应按照规定程序办理预算调整手续。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目顺利实施。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，杜绝超预算支出和无预算支出。（三）预算监督1.监督部门应定期对采购预算执行情况进行检查和监督，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.采购管理部门应定期向局领导汇报采购预算执行情况，对预算执行中出现的重大问题应及时报告。三、采购计划管理（一）计划编制1.各部门应根据采购预算和工作实际需要，在采购项目实施前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购管理部门负责汇总各部门采购计划，结合本局年度工作计划和采购预算执行情况，编制本局年度采购计划。年度采购计划应报局领导审核后，印发各部门执行。3.对于临时性、紧急性采购项目，各部门应在采购项目实施前及时向采购管理部门提交采购申请，采购管理部门审核后纳入临时采购计划组织实施。（二）计划执行1.各部门应严格按照采购计划组织采购活动，确保采购项目按时完成。2.采购管理部门应根据采购计划，合理安排采购工作进度，协调各方面资源，保证采购活动顺利进行。3.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定程序办理计划变更手续。（三）计划监督1.监督部门应定期对采购计划执行情况进行检查和监督，及时发现和纠正计划执行过程中的问题。2.采购管理部门应定期向局领导汇报采购计划执行情况，对计划执行中出现的重大问题应及时报告。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照规定程序确定邀请供应商名单，编制投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应按照规定程序成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应按照规定程序组织单一来源采购论证，确定单一来源供应商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应按照规定程序成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动，确定成交供应商。（六）其他采购方式1.对于不属于政府采购范围的采购项目，各部门可以根据实际情况，参照国家相关法律法规和行业标准，选择其他合适的采购方式进行采购。2.无论采用何种采购方式，采购管理部门都应按照规定程序组织采购活动，确保采购过程合法合规、公平公正。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价文件、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰。3.采购文件编制过程中，采购管理部门应广泛征求需求部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见和建议，确保采购文件符合各方面要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。2.对于重大采购项目的采购文件，还应提交局领导审核。审核通过后的采购文件方可发布。（三）采购文件发布1.采购管理部门应按照规定程序发布采购文件。公开招标、邀请招标的采购文件应在指定的政府采购信息发布媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式的采购文件应在本局内部网站或其他指定媒体上发布。2.采购文件发布后，采购管理部门应及时通知潜在供应商获取采购文件，并解答潜在供应商对采购文件的疑问。（四）采购文件变更1.在采购文件发出后至采购活动结束前，如因特殊情况需要变更采购文件的，采购管理部门应按照规定程序办理变更手续，并及时通知所有潜在供应商。2.采购文件变更后，潜在供应商应按照变更后的采购文件要求参与采购活动。（五）采购文件存档1.采购活动结束后，采购管理部门应将采购文件整理归档，妥善保存。采购文件存档期限按照国家和地方有关规定执行。2.采购文件存档内容应包括采购文件的编制、审核、发布、变更等相关资料，以及采购活动过程中的各类文件、记录、凭证等。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门应建立本局供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括货物供应商、工程供应商、服务供应商等。2.供应商入库条件应明确，包括供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。采购管理部门应按照入库条件对申请入库的供应商进行资格审查，符合条件的供应商方可入库。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于未纳入供应商库的供应商，采购管理部门应按照规定程序进行资格审查，符合条件的方可参与采购活动。2.在选择供应商时，采购管理部门应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目要求。（三）供应商评价1.采购管理部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等。2.供应商评价应采用定性与定量相结合的方式进行，评价结果应作为供应商后续选择、合作、淘汰等的重要依据。（四）供应商考核1.采购管理部门应建立供应商考核机制，对供应商的表现进行考核。考核周期可根据实际情况确定，一般为一年。2.供应商考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为不合格的供应商，采购管理部门应采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（五）供应商退出1.供应商如有下列情形之一的，采购管理部门应将其从供应商库中清除，并禁止其参与本局后续采购活动：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；严重违反采购合同约定的；其他违反法律法规和采购管理制度的行为。2.供应商退出供应商库后，采购管理部门应及时通知相关部门，并做好后续处理工作。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应按照规定程序与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将采购合同草案提交财务部门、需求部门等相关部门审核。审核通过后的采购合同方可签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时接收采购项目，并按照合同约定进行验收；成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，双方应按照规定程序协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和程序对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况、验收结论等内容。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定和财政资金管理规定，及时支付采购资金。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款期限和比例支付采购资金。（五）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购管理部门应及时了解合同纠纷情况，协助需求部门、财务部门等相关部门处理合同纠纷，并做好相关记录。八、采购活动监督管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期或不定期对采购项目进行检查和抽查。检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门、需求部门、财务部门等相关部门应积极配合监督部门的监督检查工作，如实提供有关资料和信息。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。采购管理部门应按照规定及时向相关部门报送采购