合同业务控制管理制度

PAGE合同业务控制管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所开展的各类合同业务，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同业务必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.风险防控原则强化合同风险意识，对合同签订、履行过程中的风险进行全面评估和防控，保障公司利益不受损失。3.全面管理原则涵盖合同业务的全过程，包括合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档等环节，实施精细化管理。4.职责明确原则明确各部门在合同业务中的职责和权限，做到分工明确、责任到人，确保合同业务有序开展。二、合同业务流程（一）合同立项1.业务部门根据公司生产经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容。2.申请部门负责人对合同立项申请进行审核，签署意见后提交至合同管理部门。（二）合同谈判1.合同管理部门接到立项申请后，会同业务部门、法务部门等相关人员组成谈判小组，与合同对方进行谈判。2.谈判小组应充分了解对方的主体资格、信用状况、履约能力等情况，明确双方的权利义务，对合同条款进行详细磋商，确保合同条款公平合理、明确具体。3.在谈判过程中，谈判人员应做好记录，形成《合同谈判记录》，详细记载谈判时间、地点、参与人员、谈判内容等信息。（三）合同起草1.根据谈判结果，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确表述双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本起草完成后，业务部门应将合同初稿提交至合同管理部门进行初审。（四）合同审核1.合同管理部门收到合同初稿后，组织法务部门、财务部门等相关人员进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、风险可控性等方面。2.法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险；财务部门重点审核合同的价款、支付方式、结算期限等条款是否符合公司财务管理制度和资金安排；其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业内容进行审核。3.审核人员应在《合同审核表》上签署审核意见，提出修改建议。业务部门根据审核意见对合同初稿进行修改完善，形成合同送审稿。（五）合同签订1.合同送审稿经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签署合同。2.签署合同前，合同管理部门应再次核对合同对方的主体资格、授权代表的身份及权限等信息，确保合同签订的真实性和有效性。3.合同签订后，合同管理部门应及时对合同进行编号、盖章，并将合同副本分发给相关部门存档。（六）合同履行1.合同签订后，业务部门负责组织合同的履行。在履行过程中，业务部门应严格按照合同约定的条款履行义务，及时跟踪合同履行情况，确保合同顺利执行。2.如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如发出书面通知、要求对方承担违约责任等，并向合同管理部门报告。3.合同履行过程中涉及的款项收付、货物交付、服务提供等事项，应严格按照公司财务管理制度和相关流程办理。（七）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等情况。2.合同变更申请经业务部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门会同法务部门、财务部门等相关人员对变更申请进行审核，审核通过后，组织双方签订合同变更协议。3.合同变更协议签订后，合同管理部门应及时对原合同及相关档案资料进行更新，并将变更情况通知相关部门。（八）合同终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时提出合同终止申请，填写《合同终止申请表》，说明合同终止的原因及相关情况。2.合同终止申请经业务部门负责人审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门会同法务部门等相关人员对合同终止申请进行审核，审核通过后，组织双方办理合同终止手续。3.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，将合同原件及相关档案资料移交合同管理部门存档。（九）合同归档1.合同管理部门负责对合同业务全过程形成的各类文件资料进行整理、归档。归档资料应包括合同立项申请表、合同谈判记录、合同文本初稿及送审稿、合同审核表、合同签订文本、合同变更协议、合同终止申请表及相关证明材料等。2.合同档案应按照年度、类别进行分类整理，建立电子和纸质档案，确保档案资料的完整性、准确性和可查阅性。三、合同业务风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门定期组织对合同业务进行风险识别与评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险、操作风险等。2.根据风险识别结果，采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应加强审核把关，必要时组织专家论证或咨询专业机构意见；对于中风险合同，应密切关注合同履行情况，及时采取风险防控措施；对于低风险合同，可适当简化管理流程，但仍需进行必要的监督检查。2.加强对合同对方的信用管理，建立客户信用档案，定期对客户信用状况进行评估和更新。对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.强化合同履行过程中的监督检查，定期对合同履行情况进行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现合同对方存在违约行为，应及时采取法律手段维护公司合法权益。四、合同业务监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门负责对合同业务进行日常监督检查，定期对合同签订、履行、变更、终止等环节进行抽查，检查合同业务是否符合本制度规定及公司相关流程要求。2.公司内部审计部门定期对合同业务进行专项审计，重点检查合同的合法性、合规性、效益性等情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同业务考核评价机制，对各部门在合同业务管理中的工作表现进行考核评价。考核内容包括合同签订质量、履行情况、风险防控效果、档案管理等方面。2.根据考核评价结果，