合同业务管理内控制度

PAGE合同业务管理内控制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则：强化合同风险意识，对合同签订、履行过程中的风险进行识别、评估和防控，避免或减少公司损失。3.审慎签约原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。4.全程管理原则：对合同业务实行全过程管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节，确保合同业务流程规范、有序。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为合同业务管理的决策机构。合同管理委员会由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项；2.协调解决合同业务管理中的重大问题；3.对合同签订、履行情况进行监督和检查；4.其他与合同业务管理相关的重大决策事项。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，作为合同业务管理的归口部门，负责合同业务的日常管理工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本；2.组织合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作；3.对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估；4.建立合同台账，对合同业务进行统计、分析和归档管理；5.协调解决合同履行过程中的纠纷和问题；6.其他与合同业务管理相关的日常工作。（三）合同承办部门合同承办部门是合同业务的具体执行部门，负责合同的起草、谈判、签订、履行等工作。合同承办部门的主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本；2.对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步调查和了解；3.组织合同谈判，与合同对方就合同条款进行协商和沟通；4.将合同文本提交合同管理部门进行审核，并根据审核意见进行修改和完善；5.负责合同的签订、履行等工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况；6.配合合同管理部门处理合同履行过程中的纠纷和问题；7.其他与合同业务相关的具体工作。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据业务需要，及时起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。2.合同文本应使用公司统一的合同模板或标准文本。如因业务特殊需要，无法使用统一模板或标准文本的，合同承办部门应在起草合同文本时，注明原因，并报合同管理部门备案。（二）合同审核1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门在审核合同文本时，应重点关注以下内容：合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等是否符合要求；合同条款是否符合法律法规和行业标准的要求，是否明确双方的权利和义务；合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式等是否明确、具体；合同的违约责任、争议解决方式等是否合理、可行；合同的签订程序是否符合公司规定。3.合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给合同承办部门。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，直至审核通过。（三）合同签订1.合同文本经审核通过后，合同承办部门应按照公司规定的签订程序，组织合同签订工作。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。2.合同签订前，合同承办部门应确保合同对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件交合同管理部门进行归档管理。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同承办部门应在签订前组织法律、财务、审计等相关部门进行会审，并根据会审意见对合同文本进行修改和完善。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应及时组织合同交底工作，将合同的主要内容向合同履行部门及相关人员进行传达和说明。2.合同交底的内容应包括合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等条款，以及合同履行过程中的注意事项。（二）合同履行跟踪1.合同履行部门应按照合同约定，认真履行合同义务，并及时向合同承办部门报告合同履行情况。合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因导致合同无法履行或需要变更合同内容的，合同承办部门应及时通知合同对方，并按照公司规定的程序办理合同变更或终止手续。（三）合同款项支付管理1.合同款项支付应严格按照合同约定执行。合同承办部门应根据合同履行情况，及时填写付款申请单，并提交相关部门进行审核。2.付款申请单应包括合同编号、合同名称、付款金额、付款方式、付款期限、收款单位等信息，并附合同复印件、发票等相关证明材料。3.合同款项支付审核流程如下：合同承办部门负责人审核签字；财务部门审核合同款项支付的合法性、合规性、准确性，并签字确认；分管领导审批签字；总经理审批签字。4.财务部门应根据审核通过的付款申请单，及时办理合同款项支付手续，并做好账务处理。五、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，合同承办部门应及时填写合同变更申请单，并提交相关部门进行审核。2.合同变更申请单应包括合同编号、合同名称、变更事项、变更原因、变更后的合同条款等信息，并附相关证明材料。（二）变更审核1.合同管理部门应从合同变更的必要性、合理性、合法性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同变更审核流程如下：合同承办部门负责人审核签字；合同管理部门审核签字；分管领导审批签字；总经理审批签字。3.合同变更申请经审核通过后，合同承办部门应及时与合同对方协商变更合同条款，并签订书面的合同变更协议。六、合同终止管理（一）终止申请1.在合同履行完毕、合同解除、合同无效等情况下，合同承办部门应及时填写合同终止申请单，并提交相关部门进行审核。2.合同终止申请单应包括合同编号、合同名称、终止原因、终止时间等信息，并附相关证明材料。（二）终止审核1.合同管理部门应从合同终止的合法性、合规性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同终止审核流程如下：合同承办部门负责人审核签字；合同管理部门审核签字；分管领导审批签字；总经理审批签字。3.合同终止申请经审核通过后，合同承办部门应及时与合同对方办理合同终止手续，并做好相关资料的归档管理工作。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门和合同履行部门应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同签订前，合同承办部门应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同，防范合同风险。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并积极采取措施进行处理。合同管理部门应会同法律、财务、审计等相关部门，对合同纠纷进行分析和研究，制定纠纷处理方案。2.合同纠纷处理方式包括协商、仲裁、诉讼等。合同承办部门应根据合同纠纷的具体情况，选择合适的处理方式，并按照相关程序进行处理。3.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时收集和整理相关证据材料，为纠纷处理提供有力支持。八、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件、合同变更协议、合同终止协议、付款申请单、发票等相关证明材料交合同管理部门进行归档管理。2.合同管理部门应定期对合同档案进行收集和整理，确保合同档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类整理，建立合同台账和档案目录。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编号、存放；电子档案应按照电子文件管理的要求进行存储、备份和检索。（三）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和保密。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人签字同意后，方可到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、复印、抽取、撤换合同档案材料。如需复印合同档案材料的，应经合同管理部门负责人签字同意。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应按照公司规定的程序办理查阅手续，并提供相关证明材料。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出公司。九、监督检查与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同业务管理情况进行监督检查，及时发现和纠正合同业务管理中存在的问题。2.监督检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订程序的合规性、合同履行情况、合同款项