合同业务内部控制制度

PAGE合同业务内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同业务流程，加强合同管理，防范合同风险，确保公司合法合规经营，维护公司的合法权益，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在各类经济活动中签订的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和政策的要求。2.风险防控原则：对合同业务各环节进行风险识别、评估和控制，有效防范合同风险。3.全面管理原则：涵盖合同从洽谈、起草、审核、签订、履行到终止的全过程管理。4.分工协作原则：明确各部门在合同业务中的职责，相互协作，共同做好合同管理工作。（四）职责分工1.业务部门负责合同的洽谈、起草、发起审批流程。对合同对方的主体资格、信用状况等进行初步调查。跟踪合同履行情况，及时处理合同履行中的问题。2.法务部门参与重大合同的洽谈，提供法律意见。负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。处理合同纠纷，提供法律支持。3.财务部门参与合同的审核，重点关注合同的财务条款，如付款方式、结算周期等。负责合同执行过程中的财务核算和监督，确保资金安全。根据合同约定进行付款审核和支付。4.审计部门对合同业务内部控制制度的执行情况进行审计监督。对重大合同进行专项审计，检查合同的签订、履行等情况。5.综合管理部门负责合同的编号、归档、保管等日常管理工作。协助业务部门办理合同的审批手续，提供相关服务。二、合同的签订（一）合同对方的调查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、经营状况、信用等级等进行调查。2.调查方式包括但不限于实地考察、查阅工商登记资料、查询信用信息平台、向相关机构咨询等。3.对于重要合同或合作对象，应要求对方提供营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。（二）合同文本的起草1.合同文本原则上由业务部门起草，涉及法律专业问题的，可会同法务部门共同起草。2.合同文本应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义性表述。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规要求，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形。（三）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交至相关部门进行审核。审核流程一般包括部门负责人初审、法务部门合法性审查、财务部门财务条款审核、分管领导审批等环节。2.部门负责人初审主要关注合同内容是否符合本部门业务需求，条款是否完整、合理。3.法务部门重点审查合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估，提出修改意见。4.财务部门审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同符合公司财务管理制度要求，防范财务风险。5.分管领导根据各部门审核意见，对合同进行全面审批，决定是否签订合同。对于重大合同，应提交总经理办公会或董事会审议。（四）合同的签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订过程中，应严格按照授权范围进行签字盖章，不得超越权限。3.签订后的合同文本应及时交综合管理部门进行编号、归档。三、合同的履行（一）合同执行计划的制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。2.合同执行计划应报分管领导审批后实施，并抄送相关部门。（二）合同的履行跟踪1.业务部门负责合同履行的具体跟踪工作，定期检查合同履行情况，及时发现并解决问题。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向分管领导汇报，并采取有效措施进行应对。3.财务部门根据合同约定和业务部门提供的付款申请，进行付款审核和支付，确保资金支付符合合同要求和公司财务制度。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核和审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并办理相关解除手续。解除合同的相关文件应妥善保存。四、合同的结算（一）结算依据合同结算应以合同约定为依据，业务部门应在合同履行完毕后，及时收集相关结算凭证，如发票、验收报告、结算清单等。（二）结算流程1.业务部门根据合同约定和实际履行情况，填写结算申请单，详细说明结算金额、结算方式、付款期限等内容，并附上相关结算凭证。2.结算申请单经部门负责人审核后，提交财务部门进行审核。3.财务部门重点审核结算金额是否与合同约定相符，结算凭证是否齐全、真实、有效，付款方式是否符合合同要求等。审核通过后，报分管领导审批。4.分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定进行付款结算。五、合同的档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件、履行记录等资料整理齐全，移交综合管理部门进行归档。2.综合管理部门应建立合同档案清单，对合同档案进行详细登记，确保档案资料的完整性。（二）合同档案的保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。2.建立电子档案管理制度，对合同档案进行电子备份，确保档案数据的安全和可查阅性。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般分为短期、中期和长期保管。（三）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经分管领导批准后，方可借阅。借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露合同内容。3.查阅和借阅合同档案应做好记录，查阅人或借阅人归还档案时，综合管理部门应进行核对，确保档案资料完整无损。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格履行合同审批流程，确保合同条款合法合规、明确具体，避免因合同漏洞引发纠纷。2.业务部门在合同履行过程中，应加强与合同对方的沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出处理意见，并报分管领导。2.分管领导根据情况决定是否启动纠纷处理程序，如需处理，可会同法务部门进行协商谈判、仲裁或诉讼等。3.在纠纷处理过程中，应保持冷静，依法维护公司的合法权益，同时注意维护公司形象，避免给公司造成不良影响。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对合同业务内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查合同签订、履行、结算、档案管理等环节是否符合制度要求。2.对审计发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监