工会政府采购业务制度

PAGE工会政府采购业务制度一、总则（一）目的为规范工会政府采购行为，加强工会政府采购管理，提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级工会组织使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：工会政府采购活动应当严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，促进市场资源的合理配置。4.公正原则：采购活动应当遵循公正的程序和标准，确保采购结果公平公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会各部门应根据工作需要和实际情况，在每年规定时间内编制本部门下一年度的政府采购预算。预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，确保预算的准确性和合理性。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细信息，并按照规定的格式和要求进行填报。3.各部门在编制采购预算时，应充分考虑项目的必要性和可行性，对采购项目进行科学论证，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审核与调整1.工会财务部门对各部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性以及与工会整体工作目标的一致性。2.如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报。调整预算的申请应说明调整的原因、调整的内容以及对预算执行的影响等，并经相关部门审核和领导批准后执行。三、采购计划管理（一）计划制定1.根据批准的采购预算，各部门应制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程、验收标准等内容。2.采购计划应按照轻重缓急的原则进行安排，确保采购项目能够按时、按质、按量完成，满足工会工作的实际需求。（二）计划审批与执行1.采购计划报经工会领导审批后实施。未经批准，不得擅自变更采购计划。2.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购工作的顺利进行。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时向领导汇报并按照规定程序进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.采用公开招标方式采购的，应按照国家有关法律法规和招标程序的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标活动的公平公正。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报经财政部门批准，并在指定媒体上公示。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写《工会政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请应附相关的采购需求说明、技术规格要求等资料，以便采购部门准确了解采购项目的具体情况。（二）采购审批1.采购申请报经工会采购管理部门审核后，提交工会领导审批。采购管理部门应重点审核采购申请的必要性、合规性以及预算的合理性等。2.工会领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请进入采购实施环节。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动；采用其他采购方式采购的，采购部门应按照相关规定自行组织采购或委托采购代理机构进行采购。3.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，确保采购工作顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。2.政府采购合同应符合国家有关法律法规和政策规定，合同条款应明确、具体、合法有效，避免出现模糊不清或歧义的条款。3.采购部门应将签订的政府采购合同副本报工会财务部门备案，作为支付采购资金的依据。（五）验收管理1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应根据政府采购合同和相关验收标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。3.采购部门应将验收报告报工会财务部门备案，作为支付采购资金的重要依据之一。（六）资金支付1.工会财务部门根据政府采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购资金的支付手续。2.采购资金的支付应严格按照财政国库集中支付制度的要求进行，确保资金支付的安全、规范、高效。3.在支付采购资金前，财务部门应审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效。六、采购监督管理（一）内部监督1.工会内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，重点检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，对违规行为提出处理建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.工会政府采购活动应接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检查。采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。2.对于财政部门、监察部门等提出的监督检查意见，采购部门应认真落实，及时整改，并将整改情况报告相关部门。七、采购档案管理（一）档案内容1.工会政府采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件、支付凭证等相关资料。2.采购档案应按照项目进行分类整理，确保档案资料的