医院合同业务内部控制制度

PAGE医院合同业务内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强医院合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，防范合同风险，维护医院合法权益，提高医院运营效率和管理水平。（二）适用范围本制度适用于医院与外部单位或个人签订的各类经济合同、业务合同、技术合同等，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须符合国家法律法规和政策要求。2.全面性原则：涵盖合同业务的全过程，包括合同的立项、起草、审核、签订、履行、监督、变更、终止等环节。3.风险防控原则：对合同业务中的风险进行识别、评估和防控，确保合同的顺利履行和医院利益的实现。4.相互制约原则：明确各部门在合同业务中的职责和权限，形成相互制约、相互监督的机制。5.效率原则：在确保合同合法合规的前提下，提高合同业务办理效率，减少不必要的环节和时间浪费。（四）职责分工1.合同业务归口管理部门：负责合同业务的统一管理和协调，制定合同管理制度和流程，组织合同的起草、审核、签订、履行、监督等工作。2.业务部门：负责提出合同立项申请，提供合同相关业务信息，参与合同的起草、谈判、履行等工作，并对合同履行情况进行跟踪和反馈。3.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付，参与合同的风险评估和控制。4.审计部门：负责对合同业务进行审计监督，检查合同的签订、履行、变更、终止等环节是否符合法律法规和医院制度要求。5.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和服务，处理合同纠纷等法律事务。二、合同立项（一）立项申请业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并附上相关背景资料和可行性分析报告。（二）立项审批合同立项申请表经业务部门负责人审核签字后，提交合同业务归口管理部门。合同业务归口管理部门对立项申请进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合规性等，提出初审意见。初审通过后，报医院分管领导审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经医院院长办公会或党委会审议通过。三、合同起草（一）起草主体合同一般由业务部门负责起草。对于专业性较强的合同，可由业务部门会同法务部门、财务部门等相关部门共同起草。（二）起草要求1.合同内容应符合法律法规和医院制度要求，条款清晰、明确、完整，避免模糊不清或歧义性条款。2.明确双方的权利和义务，合理分配风险，确保合同的公平性和可操作性。3.对于合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，应详细约定，避免遗漏或表述不准确。4.涉及医院重大利益或复杂业务的合同，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同条款符合医院实际情况和发展战略。四、合同审核（一）审核流程1.合同起草完成后，业务部门将合同文本及相关资料提交合同业务归口管理部门。2.合同业务归口管理部门组织财务部门、法务部门等相关部门对合同进行审核。审核部门应认真审查合同条款，提出审核意见，并填写《合同审核表》。3.财务部门重点审核合同的财务条款，包括付款方式、付款期限、结算方式、发票开具等，确保合同款项的收付符合财务制度要求，避免财务风险。4.法务部门重点审核合同的合法性、合规性，审查合同条款是否符合法律法规和政策要求，是否存在法律风险，对合同的法律条款提出修改意见。5.合同业务归口管理部门综合各审核部门的意见，对合同进行全面审核，形成审核报告。审核报告应明确合同是否可行，是否需要修改以及修改的建议等。（二）审核意见反馈与修改业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同业务归口管理部门，由合同业务归口管理部门组织相关部门进行复核，确保审核意见得到落实。如审核意见涉及重大问题，业务部门应与相关部门进行沟通协商，达成一致意见后再进行修改。五、合同签订（一）签订权限1.医院法定代表人或经法定代表人授权的人员有权签订合同。未经授权，任何部门和个人不得擅自签订合同。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必须由医院法定代表人签订。（二）签订流程1.合同审核通过后，业务部门将合同文本提交医院法定代表人或经授权的人员签订。签订前，签订人应再次核对合同条款，确保合同内容与审核意见一致。2.合同签订人应在合同文本上签字或盖章，并注明签订日期。合同文本一式多份，根据需要分别交由业务部门、财务部门、合同业务归口管理部门等相关部门存档。（三）授权委托如需委托代理人签订合同，应办理书面授权委托手续。授权委托书应明确代理人的姓名、代理事项、权限范围、代理期限等内容，并由医院法定代表人签字或盖章。代理人应在授权范围内签订合同，并承担相应的法律责任。六、合同履行（一）履行职责分工1.业务部门负责合同的具体履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，组织实施相关业务活动，并及时向合同业务归口管理部门反馈合同履行情况。2.财务部门负责按照合同约定办理款项收付手续，对合同款项的收付进行审核和监督，确保资金安全。3.合同业务归口管理部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督，协调解决合同履行过程中出现的问题，定期向医院领导汇报合同履行情况。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况、问题处理情况等。2.合同业务归口管理部门定期对合同履行台账进行检查，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取有效措施加以解决。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同业务归口管理部门应及时向医院领导汇报，并会同相关部门进行研究分析，制定应对措施。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并填写《合同变更申请表》。2.合同变更申请经业务部门负责人审核签字后，提交合同业务归口管理部门。合同业务归口管理部门组织相关部门对变更申请进行审核，审核通过后报医院分管领导审批。重大合同变更需经医院院长办公会或党委会审议通过。3.合同变更申请批准后，业务部门应及时与对方当事人协商签订合同变更协议，并按照变更后的合同履行。4.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时提出解除合同申请，填写《合同解除申请表》，说明解除合同的原因及依据等。5.合同解除申请经业务部门负责人审核签字后，提交合同业务归口管理部门。合同业务归口管理部门组织相关部门对解除申请进行审核，审核通过后报医院分管领导审批。重大合同解除需经医院院长办公会或党委会审议通过。6.合同解除申请批准后，业务部门应及时与对方当事人协商办理合同解除手续，并妥善处理合同解除后的相关事宜。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等情况，对合同相对方进行必要的尽职调查，降低合同风险。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免因履行不当引发纠纷。3.合同业务归口管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并采取有效措施加以防范。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向合同业务归口管理部门报告。2.合同业务归口管理部门会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查核实，研究制定纠纷解决方案。3.对于一般性合同纠纷，可由合同业务归口管理部门组织相关部门与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，依法依规维护医院合法权益。4.如协商无法解决合同纠纷，可根据合同约定或相关法律法规的规定，选择仲裁或诉讼方式解决。选择仲裁方式解决纠纷的，应按照仲裁程序办理相关手续；选择诉讼方式解决纠纷的，应及时委托律师代理诉讼，并积极配合律师做好诉讼相关工作。5.在合同纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同业务归口管理部门反馈纠纷处理进展情况，合同业务归口管理部门应定期向医院领导汇报纠纷处理情况。八、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交合同业务归口管理部门。合同相关资料包括合同立项申请表、合同审核表、授权委托书、合同变更协议、合同解除申请表、纠纷处理记录等。（二）档案整理与保管1.合同业务归口管理部门对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，建立合同档案目录。2.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。合同档案保管期限按照国家法律法规和医院制度要求执行。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的合同名称、查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意后，提交合同业务归口管理部门。2.合同业务归口管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.因特殊情况需要借阅合同档案的，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅的合同名称、借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和合同业务归口管理部门负责人签字同意后，报医院分管领导审批