黄浦区合同内部控制制度

PAGE黄浦区合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强黄浦区[公司/组织名称]合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，保障公司各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于黄浦区[公司/组织名称]及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，以及国家有关合同管理的政策规定，并结合黄浦区[公司/组织名称]实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：合同管理应涵盖合同从订立到终止的全过程，包括合同的起草、审核、签订、履行、监督、变更、解除、结算、归档等各个环节，确保合同管理的全面性和系统性。3.审慎性原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎选择合同相对方，防范合同风险。4.归口管理原则：合同管理实行归口管理，明确各部门在合同管理中的职责和权限，确保合同管理工作的统一协调和有效开展。5.动态监控原则：对合同履行过程进行动态监控，及时发现和解决合同履行中出现的问题，确保合同的顺利履行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成人员：合同管理委员会由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、重大合同管理政策和战略规划；审议重大合同的签订、变更、解除等事项；协调解决合同管理中的重大问题；监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门1.设置：公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作。合同管理部门可根据公司实际情况，设置合同管理岗位，配备专业的合同管理人员。2.职责：制定和完善合同管理制度、流程和标准；组织合同的起草、审核、签订、履行、监督、变更、解除、结算、归档等工作；建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪和统计分析；参与合同纠纷的处理，提出解决方案和建议；组织开展合同管理培训和宣传工作，提高员工合同管理意识和能力；负责与合同管理相关的其他工作。（三）合同承办部门1.职责：负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等工作；对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估；及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关资料；配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作；负责本部门合同管理的其他工作。（四）合同审批部门1.职责：按照规定的审批流程和权限，对合同进行审批；对合同的合法性、合规性、合理性进行审查；提出审批意见，确保合同符合公司利益和相关法律法规要求。三、合同的签订（一）合同的起草1.合同承办部门应根据业务需要，指定专人负责合同的起草工作。合同起草人应具备相应的法律知识和业务知识，熟悉合同相关法律法规和公司合同管理制度。2.合同起草应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义性条款。合同内容应包括但不限于合同主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。3.合同起草人应在合同起草过程中，充分考虑合同履行过程中可能出现的各种情况，制定相应的防范措施和应对预案。（二）合同的审核1.合同起草完成后，合同承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织相关人员对合同进行审核，审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等。2.合同审核人员应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在潜在风险，是否维护了公司的合法权益，合同内容是否完整、准确、清晰，合同格式是否规范等。3.合同审核人员应在收到合同文本后的[具体期限]内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同的审批1.经审核修改后的合同，合同承办部门应按照公司规定的审批流程和权限，提交合同审批部门进行审批。合同审批部门应严格按照审批流程和权限对合同进行审批，不得越级审批或越权审批。2.合同审批人员应重点审查合同是否符合公司经营战略和业务发展需要，是否符合公司利益和相关法律法规要求，合同条款是否合理、公平，合同风险是否可控等。3.合同审批人员应在收到合同文本后的[具体期限]内完成审批工作，并出具审批意见。审批意见分为同意、不同意、补充修改后再报三种。同意的合同，合同承办部门可按照规定签订；不同意的合同，合同承办部门应根据审批意见对合同进行修改完善后重新提交审批；补充修改后再报的合同，合同承办部门应按照审批意见对合同进行补充修改后重新提交审批。（四）合同的签订1.经审批同意签订的合同，合同承办部门应与合同对方当事人进行签订。合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同签字（或盖章）应符合法律法规规定和公司要求，确保合同的真实性和有效性。2.合同签订过程中，合同承办部门应严格按照合同审批意见和合同文本内容与合同对方当事人进行协商，确保合同条款的准确执行。如合同对方当事人提出修改合同条款的要求，合同承办部门应及时与合同管理部门沟通，并按照规定的审批流程重新进行审批。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件一份交合同管理部门存档，并将合同副本分发给相关部门和人员，以便于合同的履行和监督。四、合同的履行（一）合同履行的原则1.合同双方当事人应按照合同约定全面履行自己的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行的，合同双方当事人应及时通知对方，并采取合理措施减少损失。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行的，不承担违约责任，但法律另有规定的除外。（二）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门应负责合同履行的跟踪与监督，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。合同管理部门可通过查阅合同履行台账、听取合同承办部门汇报、实地考察等方式对合同履行情况进行检查和监督。3.在合同履行过程中，如发现合同对方当事人存在违约行为或可能出现违约行为的，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施，如要求对方当事人承担违约责任、解除合同等，以维护公司的合法权益。（三）合同履行中的变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方当事人应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议的签订应按照合同签订的相关流程进行审核和审批，确保变更协议的合法性、合规性和合理性。合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议原件一份交合同管理部门存档，并将变更协议副本分发给相关部门和人员。3.合同变更后，合同双方当事人应按照变更协议的约定履行各自的义务，确保合同的顺利履行。（四）合同履行中的解除1.合同履行过程中，如因法定事由或合同约定事由需要解除合同的，合同双方当事人应协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等内容。2.合同解除协议的签订应按照合同签订的相关流程进行审核和审批，确保解除协议的合法性、合规性和合理性。合同解除协议签订后，合同承办部门应及时将解除协议原件一份交合同管理部门存档，并将解除协议副本分发给相关部门和人员。3.合同解除后，合同双方当事人应按照解除协议的约定履行各自的义务，如办理结算、交接等手续，确保合同解除后的各项工作顺利进行。五、合同的结算（一）结算原则1.合同结算应按照合同约定的结算方式和时间进行，确保结算的准确性和及时性。2.合同结算应遵循公平、公正、合理的原则，不得损害公司利益和合同对方当事人的合法权益。（二）结算流程1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时与合同对方当事人进行结算。结算前，合同承办部门应核对合同履行情况，确保双方履行义务符合合同约定。2.合同承办部门应根据合同约定的结算方式和时间，编制结算清单，详细列出结算金额、结算依据、付款方式等内容。结算清单经合同对方当事人确认后，合同承办部门应将结算清单提交合同管理部门审核。3.合同管理部门应组织相关人员对结算清单进行审核，审核内容包括结算金额是否准确、结算依据是否充分、付款方式是否符合合同约定等。审核通过后，合同管理部门应出具审核意见，合同承办部门应根据审核意见办理结算手续。4.合同承办部门应按照公司财务管理制度的规定，及时将结算款项收回或支付，并做好相关财务记录。六、合同的归档（一）归档范围合同管理部门应负责对公司签订的各类合同及相关资料进行归档管理，归档范围包括合同文本原件、合同审批文件、合同履行记录、合同变更协议、合同解除协议、结算清单等。（二）归档要求1.合同归档应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保归档资料的系统性和完整性。2.合同归档资料应真实、准确、完整，不得擅自修改、删除或销毁。3.合同归档资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，纸质档案应装订成册，电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（三）归档期限合同管理部门应在合同履行完毕或合同终止后的[具体期限]内，将合同及相关资料归档完毕。七、合同纠纷的处理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷的处理应遵循合法、公正、及时的原则，维护公司合法权益，促进合同的顺利履行。2.在合同纠纷处理过程中，应尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，避免诉讼或仲裁，降低纠纷处理成本。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行调查和分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的具体情况，选择合适的纠纷处理方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。如选择协商或调解方式解决纠纷的，合同承办部门应与合同对方当事人进行沟通协商，争取达