询价内部管理制度

PAGE询价内部管理制度一、总则1.目的为了规范公司询价行为，确保询价过程的公正、透明、高效，合理控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。3.基本原则合法性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所有行为合法合规。公正性原则：询价过程应公正对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证机会均等。透明性原则：询价信息、流程、结果等应保持透明，接受公司内部监督。效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司整体效益。二、询价流程1.需求发起使用部门提出需求：各使用部门根据工作需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。部门负责人审核：使用部门负责人对申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。2.采购部门受理采购专员接收：采购部门指定专人接收《询价申请表》，对申请表内容进行初步审查，如发现信息不完整或不准确，及时与使用部门沟通补充。确定询价方式：根据采购项目的性质、金额等因素，采购专员确定询价方式，可采用公开询价、邀请询价等方式。3.询价准备制定询价文件：采购专员根据需求信息，编制询价文件，包括询价函、报价表、技术规格要求、合同条款等。询价文件应清晰明确，避免模糊不清或歧义性表述。确定询价对象：公开询价：通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。公告应明确询价项目的基本情况、供应商资格要求、报价截止时间等内容。邀请询价：采购专员根据以往合作情况、市场口碑等因素，选择若干家信誉良好、具备相应资质和能力的供应商，向其发送询价邀请函。邀请函应详细介绍询价项目内容，要求供应商在规定时间内报价。4.供应商报价接收报价：采购专员负责接收供应商的报价文件，对报价文件进行登记，记录报价时间、供应商名称、报价金额、交货期等关键信息。报价审核：采购专员对供应商报价进行初步审核，检查报价文件是否完整、报价金额是否合理、交货期是否满足要求等。如发现问题，及时与供应商沟通核实。5.询价评估组建评估小组：由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成询价评估小组，负责对供应商报价进行综合评估。评估小组人数应根据项目规模合理确定，一般不少于三人。评估内容：价格评估：对比各供应商报价，分析价格差异原因，评估价格的合理性。在价格相近的情况下，优先选择性价比高的供应商。技术评估：根据询价文件中的技术规格要求，评估供应商提供的产品或服务是否满足技术要求。对于技术复杂的项目，可邀请专业技术人员参与技术评估。商务评估：审查供应商的资质、信誉、业绩、售后服务等商务条款。优先选择资质良好、信誉度高、有类似项目经验且售后服务完善的供应商。综合评估：评估小组根据价格、技术、商务等方面的评估结果，对各供应商进行综合打分，确定排名靠前的供应商作为候选中标人。6.结果确定与审批拟定中标候选人：采购专员根据评估小组的评估结果，拟定中标候选人名单，明确第一中标候选人、第二中标候选人等，并将名单提交至采购部门负责人。采购部门负责人审批：采购部门负责人对中标候选人名单进行审批，如无异议，确定中标供应商；如有异议，组织评估小组进行复议，重新评估各供应商情况，直至确定最终中标供应商。签订合同：采购部门根据审批结果，与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方权利义务、采购内容、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保合同合法有效、条款清晰明确。三、询价管理1.询价记录与档案管理建立询价记录：采购专员应对每次询价活动进行详细记录，包括询价项目名称、询价时间、询价方式、参与供应商名单、报价文件、评估过程及结果等信息。记录应真实、准确、完整，保存期限不少于[X]年。档案管理：采购部门负责将询价记录整理归档，建立询价档案。档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类存放，便于查询和追溯。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。2.供应商管理供应商信息库建立：采购部门建立供应商信息库，收录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。信息库应定期更新，确保信息的准确性和时效性。供应商评价与考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评价为不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、整改要求等，直至取消合作资格。供应商激励与淘汰：根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予适当激励，如优先合作、增加订单量等；对不符合要求的供应商进行淘汰，不再列入询价对象范围。3.监督与审计内部监督：公司内部审计部门定期对询价活动进行监督检查，重点检查询价流程是否合规、采购行为是否公正透明、供应商选择是否合理等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。合规审计：公司聘请外部审计机构定期对询价业务进行全面审计，确保公司询价活动符合法律法规及相关行业标准要求。审计报告应及时向公司管理层汇报，对于审计发现的重大问题，应采取有效措施进行处理。四、询价人员职责1.采购部门职责组织询价活动：负责制定询价计划，确定询价方式，编制询价文件，组织供应商报价、评估等工作，确保询价活动顺利进行。供应商管理：建立和维护供应商信息库，对供应商进行评价、考核、激励与淘汰等管理工作。合同签订与执行：根据询价结果，与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。询价记录与档案管理：负责询价记录的整理、归档和保管工作，建立健全询价档案管理制度。2.使用部门职责提出需求：根据工作实际需要，准确、详细地提出物资采购或服务采购的需求信息，确保需求的合理性和必要性。参与评估：参与询价评估小组，对供应商提供的产品或服务进行技术评估，提供专业意见和建议，协助确定最符合需求的供应商。验收：负责对采购物资或服务进行验收，检查其质量、数量、规格等是否符合合同要求，如发现问题及时与采购部门沟通处理。3.财务部门职责价格审核：参与询价评估过程，对供应商报价进行财务分析，审核价格的合理性，确保采购成本控制在预算范围内。付款管理：根据采购合同约定，审核付款申请，办理付款手续，确保公司资金安全和合理使用。成本核算与分析：定期对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持，提出降低采购成本的建议和措施。4.评估小组职责综合评估：按照本制度规定的评估内容和方法，对供应商报价进行全面、客观、公正的评估，确定中标候选人名单。提供专业意见：评估小组成员根据各自专业领域，为询价评估工作提供专业意见和建议，确保评估结果的科学性和合理性。参与监督：对询价活动的全过程进行监督，发现问题及时提出纠正意见，保证询价活动合规进行。五、违规处理1.违规行为界定在询价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：与供应商串通，泄露询价信息或谋取不正当利益的；故意抬高或压低报价，影响询价结果公正性的；违反询价流程，擅自简化或跳过必要环节的；对供应商提供的虚假信息未进行核实，导致采购失误的；其他违反本制度规定及法律法规的行为。2.违规处理措施警告批评：对于初次违规且情节较轻的人员，给予警告批评，责令其立即改正违规行为，并在公司内部进行通报。绩效扣分：根据违规行为的严重程度，对相关责任人进行绩效扣分，扣减相应绩效奖金。岗位调整：对于违规情节较重、影响较大的人员，给予岗位调整，调离原工作岗位，直至降职或免职。经济赔偿：因违规行为给公司