苏州现金内部控制制度

PAGE苏州现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强苏州公司现金内部控制，规范现金收支行为，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于苏州公司总部及所属各部门、分支机构在日常经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《现金管理暂行条例》等法律法规以及公司的实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规，确保现金收支活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障现金资产的安全，防止被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录准确、及时，保证财务信息真实可靠。4.效率性原则：优化现金收支流程，提高资金使用效率，降低资金成本。5.职责分离原则：明确各岗位在现金收支管理中的职责，实行不相容岗位相互分离，防止舞弊行为。二、现金收支管理岗位设置与职责分工（一）岗位设置1.现金出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及日记账的登记工作。2.现金审批岗位：对现金收支业务进行审批，确保业务真实、合理、合规。3.财务主管岗位：负责现金内部控制制度的制定、监督执行，审核现金收支报表等。（二）职责分工1.现金出纳职责严格按照国家现金管理规定和公司财务制度办理现金收付业务。每日盘点现金，做到账实相符，发现问题及时报告。负责现金日记账的登记，做到日清月结，账目清晰。妥善保管现金及相关票据、印章等。协助财务主管做好其他现金管理相关工作。2.现金审批职责对现金收支业务的真实性、合理性、合规性进行审核。按照公司授权制度，在权限范围内进行审批，不得越权审批。对审批后的现金收支业务负责，确保业务符合公司规定。3.财务主管职责制定和完善现金内部控制制度，确保制度的有效执行。定期检查现金收支情况，监督出纳工作，发现问题及时纠正。审核现金收支报表，分析现金流量状况，为公司资金决策提供依据。组织现金盘点工作，对盘点结果进行审查和处理。协调与其他部门在现金管理方面的工作，确保公司整体运营顺畅。三、现金收入管理（一）收入范围1.销售商品、提供劳务收到的现金。2.收到的租金、押金等其他现金收入。3.收回的备用金、暂借款等。（二）收款流程1.业务部门开票：业务部门根据销售合同或业务协议开具发票，注明收款方式、金额等信息。2.收款通知：业务部门将发票及收款通知传递给客户，告知客户付款金额、付款方式及收款账户等信息。3.客户付款：客户按照约定的付款方式进行付款，可通过银行转账、支票、现金等方式支付。4.收款确认若为银行转账收款，出纳收到银行到账通知后，核对收款金额、客户名称等信息，确认无误后在银行回单上签字，并登记现金日记账。若为支票收款，出纳应及时将支票送交开户银行办理入账手续，收到银行进账单后进行相应处理。若为现金收款，出纳应在收款时开具收款收据，注明收款日期、金额、付款单位等信息，并由付款人签字确认。收款后及时登记现金日记账，并将收款收据记账联交会计记账。（三）特殊情况处理1.对于逾期未收款的情况，业务部门应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应措施催收款项。2.若客户以现金以外的其他资产抵偿债务，应按照公司相关规定进行评估和处理，确保资产价值合理、合规入账。四、现金支出管理（一）支出范围1.购买商品、接受劳务支付的现金。2.支付职工薪酬、福利等。3.支付的差旅费、业务招待费等费用。4.缴纳的税费、水电费等款项。5.其他符合公司规定的现金支出。（二）支出审批流程1.申请：业务部门或相关人员根据业务需要填写现金支出申请表，详细注明支出事由、金额、支付对象等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务审核：财务人员对申请表进行财务审核，重点审核支出是否符合公司财务制度、预算安排等，审核无误后签字。4.审批人审批：根据公司授权制度，由相应的审批人进行审批。审批人应严格按照规定权限进行审批，对重大支出事项应进行集体决策。5.出纳付款：出纳收到经审批的现金支出申请表后，核对审批意见和相关凭证，无误后办理现金支付手续。（三）支付方式选择1.对于金额较大的支出，原则上应通过银行转账方式支付，以确保资金安全和支付的可追溯性。2.对于零星小额支出，可根据实际情况选择现金支付，但应严格按照审批流程进行操作。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要现金支付，且无法及时履行正常审批流程时，应由相关负责人电话或书面授权出纳先行支付，但事后应及时补办审批手续。2.对于不符合公司规定的现金支出申请，出纳有权拒绝支付，并及时向上级报告。五、现金库存管理（一）库存限额设定1.根据公司日常现金收支业务量及资金周转情况，合理设定现金库存限额。2.现金库存限额一般按照不超过公司35天的日常零星现金支出所需量确定。（二）库存现金保管1.现金应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全、隐蔽的地点，配备必要的防盗、防火设施。2.出纳应定期对保险柜进行检查，确保其正常使用和安全。3.库存现金应按照币种、面额分别存放，保持整齐有序，便于清点和核对。（三）现金盘点1.出纳应每日营业终了进行现金盘点，确保账实相符。盘点时，应编制现金盘点表，记录盘点日期、现金实存金额、现金日记账余额等信息。2.财务主管应定期（至少每月一次）组织对库存现金进行全面盘点，盘点工作可由财务主管或其他指定人员监盘。3.如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因，并按照公司规定进行处理。长款应及时入账，短款如属于出纳责任，应由出纳赔偿；如无法查明原因，应按照规定程序进行审批后计入当期损益。六、现金票据及印章管理（一）现金票据管理1.票据种类：包括现金支票、现金缴款单、收款收据等。2.票据购买：出纳根据业务需要，向开户银行购买现金票据，并登记票据购入日期、种类、号码、数量等信息。3.票据保管：现金票据应妥善保管，存放在专用的票据保险柜中，与现金分开存放。出纳应建立票据使用登记制度，详细记录票据的领用、使用、作废、退回等情况。4.票据使用：开具现金票据时，应严格按照规定填写，确保内容真实、准确、完整。票据开具后，应及时交付收款人，并要求收款人签字确认。5.票据作废：对于作废的现金票据，应加盖“作废”戳记，妥善保管，定期装订成册，并在票据登记簿上注明作废日期、原因等信息。（二）印章管理1.印章种类：涉及现金管理的印章主要包括财务专用章、法人章、现金收讫章、现金付讫章等。2.印章保管：印章应由专人负责保管，不得由一人保管全部印章。财务专用章和法人章应分别由财务负责人和公司法定代表人或授权人员保管。现金收讫章和现金付讫章由出纳保管。3.印章使用：印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、日期等信息，经相关负责人审批后，由保管人在规定位置加盖印章。严禁在空白票据或文件上加盖印章。4.印章交接：印章保管人员因工作调动或其他原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写印章交接清单，双方签字确认，并报财务主管备案。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务的真实性、合法性、合规性。2.审计人员应审查现金日记账、相关凭证、报表等资料，核实现金库存情况，检查审批流程是否执行到位，印章、票据管理是否规范等。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对现金内部控制制度进行自查，发现问题及时整改。2.自查内容包括现金收支业务流程的执行情况、现金库存管理、票据及印章管理等方面。3.财务主管应根据自查结果，分析存在的问题及原因，提出改进措施，不断完善现金内部控制制度。（三）外部监督检查1.积极配合财政、税务、审计等外部部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真落实整改，及时调整和完善现金内部控制制度，确保公司财务管理工作符合法律法规和监管要求。八、风险评估与应对（一）风险识别1.现金被盗风险：由于保险柜保管不善、安全防范措施不到位等原因，可能导致现金被盗。2.资金挪用风险：出纳或其他相关人员可能利用职务之便，挪用现金用于个人用途。3.收支记录错误风险：现金收支业务量较大，可能因人为疏忽导致记录错误，影响财务信息的准确性。4.审批不严风险：现金支出审批环节可能存在把关不严的情况，导致不合理、不合法的支出发生。5.票据印章管理风险：现金票据丢失、被盗用，印章保管不善或违规使用，可能给公司带来经济损失。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，对于高风险事项应重点关注和防范。（三）风险应对措施1.针对现金被盗风险：加强保险柜安全管理，安装监控设备，完善安全防范措施；定期对出纳进行安全教育，提高安全意识。2.针对资金挪用风险：严格执行职责分离制度，加强对出纳的监督和轮岗；建立健全内部审计制度，定期进行审计检查。3.针对收支记录错误风险：加强财务人员培训，提高业务水平；建立复核制度，对现金收支记录进行双人复核。4.