船舶体系内部审核制度

PAGE船舶体系内部审核制度一、总则（一）目的本制度旨在确保公司船舶体系的有效运行，持续改进船舶安全管理、环境保护等方面的工作，满足相关法律法规及行业标准要求，提高公司整体运营管理水平，保障船舶航行安全与环境保护。（二）适用范围本制度适用于公司船舶体系内部审核活动，包括但不限于船舶安全管理体系（SMS）、船舶防污染管理体系等相关体系的审核。涉及公司总部各部门、船舶管理部门、船舶运营部门以及所属船舶等所有与船舶体系运行相关的单位和人员。（三）审核依据1.国际海事组织（IMO）制定的相关公约、规则及指南，如《国际海上人命安全公约》（SOLAS）、《国际防止船舶污染公约》（MARPOL）等。2.国家及地方有关船舶安全、环境保护等方面的法律法规和规章。3.公司制定的船舶体系文件，包括安全管理手册、程序文件、操作须知、记录表格等。（四）审核原则1.独立性原则：审核人员应独立于被审核部门和活动，确保审核结果的客观性和公正性。2.客观性原则：以事实为依据，如实记录审核发现的问题，避免主观臆断。3.系统性原则：对船舶体系的各个要素、过程和活动进行全面、系统的审核，确保体系的完整性和有效性。4.持续改进原则：通过审核发现体系运行中的不符合项，分析原因，采取纠正措施，实现体系的持续改进。二、审核组织与职责（一）审核委员会1.成立审核委员会，由公司高层管理人员担任主任，各相关部门负责人为成员。2.审核委员会职责审批年度内部审核计划和审核报告。对重大审核发现和不符合项进行决策，确定纠正措施的方向和要求。协调解决审核过程中出现的重大问题，推动审核工作顺利开展。（二）审核组1.根据审核任务和范围，组建审核组。审核组由具备丰富船舶体系管理经验、熟悉相关法律法规和行业标准的人员组成，包括审核组长和审核员。2.审核组长职责负责审核组的全面管理，制定审核实施计划，组织审核组成员进行审核准备工作。主持首次会议、末次会议，组织现场审核活动，确保审核工作按计划和程序进行。汇总审核发现的问题，编写审核报告，对审核结果负责。3.审核员职责按照审核组长的安排，依据审核标准和程序，对指定的部门或船舶体系要素进行审核。收集审核证据，记录审核发现的问题，与被审核方沟通确认审核情况。协助审核组长编写审核报告，参与对审核结果的分析和评价。（三）被审核部门及船舶职责1.被审核部门应积极配合审核组的工作，提供真实、准确的文件资料和相关信息，安排专人协助审核组开展现场审核活动。2.船舶应按照审核要求，准备好船舶体系运行的相关文件、记录，并配合审核组对船舶操作现场、设备设施等进行检查。对于审核发现的问题，应及时整改，并向审核组反馈整改情况。三、审核计划（一）年度审核计划1.每年年初，由船舶管理部门负责制定年度内部审核计划。年度审核计划应涵盖公司船舶体系的所有要素和主要活动，包括对总部各部门、船舶管理部门、船舶运营部门以及所属船舶的审核。2.年度审核计划应明确审核目的、范围、时间安排、审核组组成等内容。审核时间安排应考虑公司业务特点和船舶运营情况，避免与船舶重要作业时段冲突。3.年度审核计划经审核委员会审批后发布实施。（二）专项审核计划1.根据公司船舶体系运行的实际情况、法律法规及行业标准的更新要求，以及内外部审核发现的突出问题等，可制定专项审核计划。专项审核计划应明确专项审核的主题、范围、时间、审核组组成等。2.专项审核计划由船舶管理部门提出，经审核委员会批准后实施。（三）临时审核计划1.在公司船舶体系运行过程中，如发生重大安全事故、环境污染事件、法律法规变更等特殊情况，可启动临时审核计划。临时审核计划应针对特定的问题或区域进行审核，明确审核的目的、范围、时间和审核组组成。2.临时审核计划由审核委员会决定启动，并指定相关部门负责制定和实施。四、审核实施（一）审核准备1.审核组根据审核计划，提前与被审核部门或船舶进行沟通，了解其基本情况和体系运行状况。2.审核组长组织审核员学习审核依据、审核标准和审核程序，熟悉审核文件资料要求。3.审核组制定审核实施计划，明确审核的具体步骤、方法、时间安排等，并准备好审核所需的文件、记录表格等工具。（二）首次会议1.首次会议由审核组长主持，审核委员会成员、审核组全体成员、被审核部门负责人及相关人员参加。2.首次会议的主要内容包括：介绍审核目的、范围、依据、方法和时间安排；明确审核组与被审核部门的沟通方式和要求；强调审核的公正性和客观性；确认审核组所需的文件资料和协助人员等。（三）文件审核1.审核组对被审核部门或船舶提供的体系文件进行审查，包括安全管理手册、程序文件、操作须知、记录表格等。2.文件审核的重点包括：文件的完整性、准确性、适用性；文件之间的协调性；文件与法律法规及行业标准的符合性等。3.审核组记录文件审核中发现的问题，并与被审核方进行沟通确认。（四）现场审核1.审核组按照审核实施计划，对被审核部门或船舶的现场进行实地检查。现场审核的范围包括办公场所、船舶操作现场、设备设施等。2.现场审核采用观察、询问、查阅记录、抽样检查等方法，收集审核证据。审核员应重点关注体系文件的执行情况、人员操作的规范性、设备设施的运行状况、安全与环保措施的落实情况等。3.审核组对现场审核中发现的问题进行详细记录，与被审核方人员一起确认问题的事实，并要求其对问题进行解释说明。（五）末次会议1.末次会议由审核组长主持，审核委员会成员、审核组全体成员、被审核部门负责人及相关人员参加。2.末次会议的主要内容包括：审核组通报审核情况，包括文件审核和现场审核发现的问题；与被审核方沟通审核结果，听取其意见和建议；审核组长对审核工作进行总结，提出改进要求；被审核部门负责人表态，承诺对审核发现的问题进行整改。五、审核报告（一）审核报告编制1.审核结束后，审核组长负责组织编写审核报告。审核报告应客观、准确地反映审核情况，包括审核目的、范围、依据、方法、审核发现的问题及整改建议等内容。2.审核报告应采用统一的格式，内容应条理清晰、逻辑严谨、语言规范。审核报告中的审核发现问题应具体、明确，列出不符合的条款、事实描述及证据支持。（二）审核报告内容1.审核概况：包括审核的背景、目的、范围、时间、审核组组成等。2.审核依据：列出审核所依据的法律法规、行业标准和公司体系文件。3.审核情况：分别阐述文件审核和现场审核情况，汇总审核发现的问题。4.审核结论：对被审核部门或船舶体系运行的有效性进行评价，明确是否符合审核依据要求。5.整改建议：针对审核发现的问题，提出具体的整改措施建议，明确整改责任部门、整改期限等。6.附件：附上审核过程中收集的相关证据材料，如文件清单、现场照片、记录表格等。（三）审核报告审批与发放1.审核报告编制完成后，经审核组长签字后提交审核委员会审批。审核委员会应对审核报告进行全面审查，确保审核结果的准确性和公正性。2.审核报告经审核委员会批准后，由船舶管理部门负责发放给被审核部门、公司总部相关部门以及其他需要知晓审核结果的单位和人员。六、不符合项管理（一）不符合项分类1.严重不符合项：指明显违反法律法规、行业标准或公司船舶体系文件要求，可能导致重大安全事故、环境污染事件或严重影响体系正常运行的不符合项。2.一般不符合项：指不符合法律法规、行业标准或公司船舶体系文件要求，但尚未达到严重不符合项程度的不符合项。3.轻微不符合项：指对体系运行有一定影响，但不构成不符合法律法规、行业标准或公司船舶体系文件要求的不符合项。（二）不符合项整改1.被审核部门或船舶收到审核报告后，应针对审核发现的不符合项进行分析，制定整改措施计划。整改措施计划应明确整改责任部门、整改责任人、整改期限、整改目标和具体整改措施等内容。2.整改责任部门应按照整改措施计划组织实施整改工作，确保整改措施得到有效落实。整改过程中，应及时向船舶管理部门反馈整改进展情况。3.船舶管理部门负责跟踪监督整改工作的进展情况，对整改过程中遇到的问题及时协调解决。对于整改期限届满仍未完成整改的不符合项，应督促整改责任部门加大整改力度，确保按时完成整改。（三）整改效果验证1.整改措施实施完成后，整改责任部门应向船舶管理部门提交整改报告，申请整改效果验证。整改报告应包括整改措施实施情况、整改效果自评等内容。2.船舶管理部门组织审核组对整改效果进行验证。验证方式可采用文件审查、现场检查等方法，确认整改措施是否有效落实，不符合项是否已得到纠正。3.对于整改效果验证合格的不符合项，审核组应在审核报告中予以注明。对于整改效果验证不合格的不符合项，整改责任部门应重新制定整改措施，继续进行整改，直至整改效果验证合格为止七、审核记录与档案管理（一）审核记录1.审核组在审核过程中应做好审核记录，包括文件审核记录、现场审核记录、沟通记录等。审核记录应真实、准确、完整，能够反映审核过程和审核发现的问题。2.审核记录应采用统一的格式和编号，便于查阅和管理。审核记录应妥善保存，保存期限应符合公司档案管理规定。（二）审核档案管理1.船舶管理部门负责建立审核档案，将审核计划、审核报告、审核记录、整改报告等相关资料进行归档管理。2.审核档案应按照审核年度和审核项目进行分类整理，便于查找和使