企业内部询价制度范本

PAGE企业内部询价制度范本一、总则（一）目的为规范企业内部询价行为，加强采购管理，降低采购成本，提高企业经济效益，确保采购活动的公开、公平、公正，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门涉及物资采购、服务采购等需要进行询价的活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高企业经济效益。二、询价流程（一）需求部门提出申请1.各部门根据工作需要，填写《内部询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、使用部门等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现需求不合理或有其他问题，及时与需求部门沟通，提出修改意见或建议。（三）组建询价小组1.采购部门根据询价项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数一般为三人以上单数。2.询价小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程，能够独立客观地进行询价和评审工作。（四）制定询价文件1.询价小组根据需求部门提供的信息，制定询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格要求、商务条款、售后服务要求等内容。2.询价文件应明确询价项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解并作出响应。（五）选择询价对象1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据询价项目的特点和要求，从供应商数据库中选择合适的供应商作为询价对象，并向其发送询价文件。3.对于新的询价项目，也可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定询价对象。（六）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应在规定的时间内按照询价文件要求进行报价。2.报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容，并加盖供应商公章。（七）询价小组评审1.询价小组对供应商的报价进行评审，主要评审内容包括报价的合理性、技术方案的可行性、售后服务的可靠性等。2.评审过程中，询价小组可要求供应商对报价进行澄清或提供补充资料。3.询价小组根据评审结果，推荐中标候选人，并撰写评审报告。（八）确定中标供应商1.采购部门根据询价小组的评审报告，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期等内容。（九）签订采购合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（十）采购验收1.物资到货后，需求部门应按照采购合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等。2.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。3.如发现物资存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，需求部门应及时与供应商沟通，要求其采取相应的措施进行处理。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.语言应简洁明了，便于供应商理解和响应。（二）格式规范1.询价文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明询价项目的名称、编号、采购人、发布时间等信息。3.目录应清晰列出询价文件的各项内容及其页码。4.正文应按照询价流程的顺序，依次阐述询价项目的各项要求和标准。5.附件应包括相关的技术资料、图纸、样品等，作为询价文件的补充说明。（三）内容要求1.询价函：应明确询价项目的名称、编号、采购人、询价范围、报价截止时间、报价方式等内容，并要求供应商按照询价文件要求进行报价。2.报价表：应列出询价项目的各项物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价等栏目，供供应商填写报价。3.技术规格要求：应详细描述询价项目的技术参数、性能指标、质量标准等要求，确保供应商能够提供符合要求的物资或服务。4.商务条款：应包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，明确双方的权利和义务。5.售后服务要求：应规定供应商提供售后服务的内容、期限、响应时间等要求，确保采购人能够得到及时、有效的售后服务。四、询价小组职责与纪律（一）职责1.负责制定询价文件，明确询价项目的各项要求和标准。2.选择询价对象，向其发送询价文件，并接收供应商的报价。3.对供应商的报价进行评审，推荐中标候选人，并撰写评审报告。4.参与采购合同的签订和执行过程，监督供应商履行合同义务。（二）纪律1.询价小组成员应严格遵守国家法律法规和企业内部规章制度，保守询价过程中的商业秘密。2.询价小组成员应客观公正地进行评审工作，不得偏袒、歧视任何供应商。3.询价小组成员不得与供应商私下接触，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。4.询价小组成员应按时参加询价活动，不得无故缺席或迟到早退。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉和财务状况，无不良记录。2.具备相应的生产经营资质和能力，能够提供符合质量要求的物资或服务。3.具有较强的技术研发能力和售后服务能力，能够满足采购人的需求。4.价格合理，具有市场竞争力。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估和考核。2.评估和考核结果应记录在供应商档案中，并作为后续合作的参考依据。3.对于评估和考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门对表现优秀的供应商给予适当的激励，如增加采购份额、优先合作等。2.对于长期合作且表现良好的供应商，可考虑与其建立战略合作伙伴关系。3.对于不符合要求或不再合作的供应商，应及时从供应商数据库中删除，并通知相关部门。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.企业内部设立专门的监督部门，对询价活动进行全程监督。2.监督部门应定期检查询价文件的编制、询价过程的执行、评审结果的公正性等方面的情况，发现问题及时督促整改。3.采购部门应主动接受监督部门的监督，及时向其汇报询价活动的进展情况。（二）投诉处理1.任何部门或个人如对询