乡镇采购内部管理制度

PAGE乡镇采购内部管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇机关各部门、所属事业单位及其他纳入乡镇财务管理的单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策规定以及本制度的各项要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购项目能够获得性价比最优的货物、工程和服务。4.公正诚信原则：采购活动应公正对待所有参与供应商，采购人员应诚实守信，严格履行职责，维护采购各方的合法权益。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，节约财政资金和其他资金。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组成立乡镇采购管理领导小组，由乡镇主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，财政、审计、纪检监察等部门负责人及采购部门代表为成员。领导小组负责审定采购管理制度、采购预算、采购计划和采购重大事项决策，协调解决采购工作中的重大问题。（二）财政部门职责1.负责制定和完善乡镇采购管理制度，指导和监督采购部门的采购活动。2.审核采购预算，会同采购部门编制采购计划，下达采购资金指标。3.对采购资金进行管理和监督，确保资金专款专用，及时足额支付采购款项。4.参与采购项目的验收工作，对采购资金使用情况进行绩效评价。（三）采购部门职责1.负责编制本部门采购预算和采购计划，报财政部门审核。2.按照批准的采购计划组织实施采购活动，包括制定采购方案、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估，确保符合采购合同要求。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件、资料，包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、采购合同、验收报告等。5.配合财政、审计、纪检监察等部门对采购活动进行监督检查，如实提供有关情况和资料。（四）审计部门职责1.对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.对采购资金使用情况进行审计，检查资金的拨付、使用是否符合规定，有无截留、挪用等问题。3.对采购部门的采购内部控制制度进行评价，提出改进建议，促进采购管理水平的提高。（五）纪检监察部门职责1.对采购活动进行全程监督，检查采购人员是否遵守廉洁自律规定，有无违规违纪行为。2.受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉，依法依规进行调查处理，维护采购活动的正常秩序。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑财政资金状况和其他资金来源，确保采购项目切实可行，预算金额合理准确。3.采购部门在编制采购预算时，应广泛征求相关部门和人员的意见，进行充分论证和审核，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审核与调整1.财政部门负责对采购部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算编制的合规性、合理性、准确性等。财政部门应结合乡镇财力状况和事业发展需要，提出审核意见，报采购管理领导小组审定。2.采购预算一经审定，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整金额，经财政部门审核后，报采购管理领导小组批准。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际工作需要，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和特点，合理安排采购时间，确保采购项目能够按时完成，满足工作需要。对于批量较大、金额较高的采购项目，应实行集中采购，提高采购效率和效益。3.采购部门在编制采购计划时，应充分考虑市场供应情况和供应商的生产经营能力，合理确定采购数量和交货时间，避免因采购计划不合理导致采购项目延误或无法实施。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，采购部门应报财政部门审核。财政部门应重点审核采购计划与采购预算的一致性、采购方式的合规性、采购时间安排的合理性等内容。2.经财政部门审核通过的采购计划，报采购管理领导小组审批。采购管理领导小组应根据乡镇工作大局和采购实际情况，对采购计划进行全面审查，做出批准或不予批准的决定。（三）计划执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要调整采购计划的，采购部门应提前向财政部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的采购计划安排，经财政部门审核后，报采购管理领导小组批准。2.采购部门应建立采购计划执行情况跟踪制度，定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决采购过程中出现的问题，确保采购计划顺利完成。五、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、接受投标、开标评标、确定中标供应商等环节，选择最优供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照法定程序进行开标评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的货物、工程和服务采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购部门根据工作需要和采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、资金来源等内容，并附上相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报财政部门审核。2.采购审批：财政部门对采购申请表进行审核，重点审核采购项目的合规性、必要性、预算金额的合理性等内容。经财政部门审核通过的采购申请表，报采购管理领导小组审批。采购管理领导小组根据乡镇工作大局和采购实际情况，做出批准或不予批准的决定。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请表，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。招标代理机构应按照法定程序组织开标评标，确定中标供应商。采购部门应与中标供应商签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。邀请招标：采购部门应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，编制招标文件，组织开标评标，确定中标供应商。采购部门应与中标供应商签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。竞争性谈判：采购部门应成立谈判小组，编制谈判文件，邀请符合资格条件的供应商参加谈判。谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。采购部门应与成交供应商签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。单一来源采购：采购部门应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。询价：采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购部门应与成交供应商签订采购合同，并将采购合同副本报财政部门备案。4.采购验收：采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应按照采购合同要求，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估，填写验收报告。验收合格的采购项目，采购部门应办理资金支付手续；验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本报财政部门备案。财政部门应加强对采购合同的监督管理，确保采购合同的履行符合法律法规和政策规定。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应按照合同约定及时支付采购款项，供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付货物、工程和服务。2.采购部门应建立采购合同履行情况跟踪制度，定期对采购合同的履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如因特殊原因需要变更采购合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收采购项目交付后，采购部门应按照采购合同约定组织验收。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目符合合同要求。验收合格的，采购部门应出具验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（四）合同归档采购部门应将采购合同及相关文件资料整理归档，妥善保管。采购合同档案应包括采购合同正本、副本、招标文件、投标文件、验收报告、付款凭证等。采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行。七、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政性资金、自有资金及其他资金。财政性资金应按照财政预算管理的有关规定进行管理和使用；自有资金及其他资金应按照本乡镇财务管理的有关规定进行管理和使用。（二）资金支付1.采购部门应按照采购合同约定，及时向财政部门申请支付采购资金。财政部门应按照国库集中支付制度的有关规定，对采购资金进行审核和支付。2.采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和付款时间进行，不得提前或延迟支付。对于采购金额较大的采购项目，应实行分期支付，确保采购资金的安全和合理使用。（三）资金核算与监督1.采购部门应建立采购资金核算制度，对采购资金的收支情况进行详细记录和核算。采购资金核算应按照国家有关财务会计制度的规定进行，确保账目清晰、准确。2.财政部门应加强对采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查和审计。审计部门应依法对采购资金进行审计监督，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。八、采购监督与检查（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督。采购部门负责人应定期对采购工作进行检查和指导，发现问题及时整改。2.采购部门应设立专门的采购监督岗位，配备专职或兼职监督人员，对采购活动进行日常监督。监督人员应严格履行职责，对采购过程中的违规违纪行为及时进行制止和纠正，并向上级领导报告。（二）审计监督审计部门应定期对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议，促进采购管理水平的提高。（三）纪检监察监督纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，检查采购人员是否遵守廉洁自律规定，有无违规违纪行为。纪检监察部门应受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉，依法依规进行调查处理，维护采购活动正常秩序。九、违规处理（一）对采购部门的处理1.采购部门有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由乡镇纪检监察部门视情节轻重给予相应的纪律处分：未按照本制度规定编制采购预算和采购计划的；在采购活动中未按照规定的采购方式和采购程序进行采购的；擅自变更采购计划、采购合同的；未按照采购合同约定组织验收或验收不合格的；未按照规定建立采购档案或采购档案保管不善的；其他违反本制度规定的行为。2.采购部门在采购活动中存在违法违规行为，给乡镇造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）对供应商的处理1.供应商有下列情形之一的，由采购部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加本乡镇的采购活动；有违法所得的，并处没收违法所得；情节严重的，由工商