单位内部物品保管制度

PAGE单位内部物品保管制度一、总则（一）目的为加强单位内部物品的管理，确保物品的安全、完整和有效使用，提高物品使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内各部门、各岗位涉及的所有物品，包括办公用品、设备器材、固定资产、低值易耗品等。（三）基本原则1.责任明确原则：明确各部门、各岗位在物品保管中的职责，做到责任到人。2.规范操作原则：严格按照规定的程序和方法进行物品的保管、使用和处置。3.安全第一原则：确保物品的安全，防止物品损坏、丢失、被盗等情况发生。4.节约高效原则：合理配置物品，提高物品使用效率，避免浪费。二、物品分类与编号（一）办公用品1.办公文具：如笔、纸、文件夹、笔记本等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.办公家具：如桌椅、文件柜、沙发等。（二）设备器材1.生产设备：如机床、生产线、仪器仪表等。2.实验设备：如实验台、实验仪器、试剂等。3.消防设备：如灭火器、消火栓、消防水带等。（三）固定资产1.房屋及建筑物：如办公楼、厂房、仓库等。2.交通工具：如汽车、摩托车、电动车等。3.电子设备：如服务器、交换机、监控设备等。（四）低值易耗品1.工具器具：如钳子、扳手、螺丝刀等。2.劳保用品：如安全帽、手套、工作服等。3.其他低值易耗品：如清洁用品、一次性用品等。（五）物品编号为便于物品的管理和识别，对各类物品进行统一编号。编号规则如下：1.办公用品：以“BG”开头，后面依次为部门代码、物品类别代码、顺序号。2.设备器材：以“SB”开头，后面依次为设备类型代码、部门代码、顺序号。3.固定资产：以“GD”开头，后面依次为资产类别代码、部门代码、顺序号。4.低值易耗品：以“DZ”开头，后面依次为物品类别代码、部门代码、顺序号。三、物品采购与入库（一）采购申请各部门根据工作需要，填写物品采购申请表，详细注明物品名称、规格型号、数量、用途等，经部门负责人审核后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，进行汇总整理，根据单位预算和实际情况，制定采购计划，报分管领导审批。审批通过后，由采购部门负责组织采购。（三）采购实施采购部门按照审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中要严格按照合同约定进行，确保采购物品的质量、价格和交货期。（四）验收入库物品到货后，采购部门通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员按照采购合同和相关标准，对物品的数量、规格型号、质量等进行验收。验收合格后，填写物品入库单，办理入库手续。入库单应注明物品名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。四、物品保管与存储（一）仓库管理1.仓库应保持整洁、通风、干燥，温度、湿度应符合物品存储要求。2.仓库应划分不同的区域，如办公用品区、设备器材区、固定资产区、低值易耗品区等，对物品进行分类存放。3.仓库应设置明显的标识牌，标明物品名称、规格型号、数量、存放位置等信息，便于查找和管理。（二）物品存放1.办公用品应按照类别、规格型号进行整齐摆放，便于取用。2.设备器材应根据其特点和要求，采取相应的防护措施，如防潮、防锈、防震等，确保设备器材的安全。3.固定资产应按照规定的位置进行存放，并做好标识。大型固定资产应建立档案，记录其购置时间、使用情况、维修保养记录等信息。4.低值易耗品应分类存放，便于盘点和管理。（三）库存盘点1.仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次。2.盘点时，应按照物品编号逐一核对物品的数量、规格型号等信息，并填写库存盘点表。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并填写库存盘点差异表，报财务部门和相关领导审批。审批通过后，进行账务调整和实物处理。五、物品领用与发放（一）领用申请各部门根据工作需要，填写物品领用申请表，详细注明物品名称、规格型号、数量、用途等，经部门负责人审核后报仓库管理人员。（二）发放审批仓库管理人员收到领用申请表后，进行审核。如库存充足，且领用申请符合规定，仓库管理人员予以发放，并在领用申请表上签字确认。如库存不足或领用申请不符合规定，仓库管理人员应及时与申请部门沟通，并说明原因。（三）物品发放仓库管理人员根据审批后的领用申请表，发放物品。发放时，应按照先进先出的原则，确保物品的质量和有效期。发放后，应在库存台账上记录物品的发放日期、领用部门、物品名称、规格型号、数量等信息。六、物品使用与维护（一）使用规范1.各部门应按照物品的使用说明和操作规程，正确使用物品，避免因使用不当造成物品损坏。2.对于贵重物品和精密设备，应指定专人负责使用，并进行培训，确保其能够熟练操作。3.使用过程中如发现物品出现故障或损坏，应及时停止使用，并报告仓库管理人员和相关部门。（二）维护保养1.仓库管理人员应定期对库存物品进行检查和维护，确保物品的性能和质量。2.对于设备器材等需要定期维护保养的物品，应制定详细的维护保养计划，并按照计划进行维护保养。维护保养记录应及时填写，并归档保存。3.使用部门应做好物品的日常维护保养工作，如清洁、润滑、紧固等，延长物品的使用寿命。七、物品借用与归还（一）借用申请因工作需要，需借用单位内部物品的，应填写物品借用申请表，详细注明借用物品名称、规格型号、数量、借用期限、借用原因等，经部门负责人审核后报仓库管理人员。（二）借用审批仓库管理人员收到借用申请表后，进行审核。如库存充足，且借用申请符合规定，仓库管理人员予以批准，并在借用申请表上签字确认。如库存不足或借用申请不符合规定，仓库管理人员应及时与申请部门沟通，并说明原因。（三）物品借用仓库管理人员根据审批后的借用申请表，发放借用物品。发放时，应按照先进先出的原则，确保物品的质量和有效期。发放后，应在库存台账上记录物品的借用日期、借用部门、物品名称、规格型号、数量等信息。（四）物品归还借用期限届满，借用部门应及时归还借用物品。归还时，仓库管理人员应对借用物品进行检查，如发现物品损坏或丢失，借用部门应照价赔偿。检查合格后，仓库管理人员在借用申请表上签字确认，并办理归还手续。归还手续办理完毕后，应在库存台账上记录物品的归还日期、借用部门、物品名称、规格型号、数量等信息。八、物品报废与处置（一）报废鉴定1.对于已损坏、无法使用或已达到报废年限的物品，使用部门应填写物品报废申请表，详细注明物品名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等，报仓库管理人员。2.仓库管理人员收到报废申请表后，组织相关人员对报废物品进行鉴定。鉴定人员应根据物品的实际情况，判断其是否符合报废条件。（二）报废审批经鉴定符合报废条件的物品，仓库管理人员填写物品报废审批表，报财务部门和相关领导审批。审批通过后，方可进行报废处置。（三）报废处置1.对于可回收利用的报废物品，如金属、塑料等，应按照相关规定进行回收处理。回收所得款项应及时上缴财务部门。2.对于不可回收利用的报废物品，如纸张、木材等，应按照环保要求进行处理，如焚烧、填埋等。处理过程中应做好记录，并归档保存。九、监督与检查（一）内部审计单位内部审计部门应定期对物品保管制度的执行情况进行审计，检查物品采购、入库、保管、领用、发放、使用、维护、借用、归还、报废等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查仓库管理人员应定期对库存物品进行检查，确保物品的安全、完整和有效使用。检查内容包括物品的数量、质量、存放位置、标识等信息。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并报告相关领导。（三）违规处理对于违反物品保管制度