政府采购办内部管理制度

PAGE政府采购办内部管理制度一、总则（一）目的为了加强政府采购办内部管理，规范采购行为，提高采购效率，确保政府采购活动合法、公正、透明，根据相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于政府采购办全体工作人员以及参与政府采购活动的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障各方当事人的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、全面地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据本单位事业发展规划和年度工作任务，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的准确性和完整性。3.采购需求部门应在规定时间内将采购预算草案提交至政府采购办，政府采购办对预算草案进行审核汇总后，报单位领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.政府采购办应建立采购预算执行跟踪机制，定期对采购项目的预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.对于超预算采购的项目，应按照有关规定追究相关责任人的责任。（三）预算调整1.采购项目在执行过程中，因政策调整、市场变化、不可抗力等原因需要调整预算的，采购需求部门应及时提出书面申请，并附详细的调整说明和相关依据。2.政府采购办对采购需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报单位领导审批。3.经批准的预算调整申请，政府采购办应及时调整采购计划，并通知相关部门和人员。三、采购计划管理（一）计划编制1.政府采购办应根据批准的采购预算和采购需求，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容。2.采购计划编制应充分考虑采购项目的特点和实际需求，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行。3.政府采购办应在规定时间内将年度采购计划报单位领导审批，并报财政部门备案。（二）计划执行1.采购项目应严格按照采购计划组织实施，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序办理审批手续。2.政府采购办应建立采购计划执行跟踪机制，定期对采购项目的计划执行情况进行检查和分析，及时发现和解决计划执行过程中存在的问题。3.对于未按采购计划执行的项目，应按照有关规定追究相关责任人的责任。（三）计划调整1.采购项目在执行过程中，因政策调整、市场变化、不可抗力等原因需要调整采购计划的，采购需求部门应及时提出书面申请，并附详细的调整说明和相关依据。2.政府采购办对采购需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，提出审核意见后报单位领导审批。3.经批准的采购计划调整申请，政府采购办应及时调整采购计划，并通知相关部门和人员。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标采购项目应按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.政府采购办应组织成立评标委员会，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。4.采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应按照规定程序发布邀请招标公告，邀请特定的供应商参加投标。3.政府采购办应组织成立评标委员会，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。4.采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应按照规定程序成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，并推荐成交候选人。4.采购人应根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购项目应按照规定程序成立采购小组，与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商。3.采购小组应根据协商情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应按照规定程序成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据询价情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购程序管理（一）采购申请1.采购需求部门应根据本单位事业发展规划和年度工作任务，提出采购申请。采购申请应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容。2.采购申请应经采购需求部门负责人签字确认后，提交至政府采购办。（二）采购审批1.政府采购办对采购需求部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算合理性、采购方式合规性等。2.对于符合采购条件的项目，政府采购办应报单位领导审批。单位领导根据审核意见进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.经批准的采购项目，政府采购办应按照采购方式和采购程序组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标采购项目，政府采购办应委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，政府采购办应自行组织采购活动。3.在采购实施过程中，政府采购办应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目成交后，采购人应与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、服务要求、验收标准等内容。2.政府采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的规定签订，确保合同的合法性和有效性。3.政府采购办应督促采购人及时签订政府采购合同，并对合同签订情况进行跟踪检查。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购人应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应按照政府采购合同的要求，对采购项目的质量、数量、规格型号等进行检查和验收。2.验收合格的采购项目，采购人应按照政府采购合同的约定及时支付货款。采购人不得无故拖延支付货款，影响供应商的合法权益。3.政府采购办应建立采购项目验收付款跟踪机制，定期对采购项目的验收付款情况进行检查和分析，及时发现和解决验收付款过程中存在的问题。六、采购文件管理（一）文件编制1.政府采购办应根据采购项目的特点和实际需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件编制应严格按照相关法律法规和行业标准的要求进行，确保文件的合法性、公正性、完整性。3.采购文件编制过程中，应充分征求采购需求部门、专家等相关人员的意见，确保文件内容符合实际需求。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，政府采购办应组织相关人员对采购文件进行审核。审核内容包括文件的合法性、公正性、完整性、准确性等。2.对于审核中发现的问题，应及时进行修改和完善，确保采购文件的质量。3.采购文件审核通过后，应报单位领导审批。单位领导根据审核意见进行审批，并签署审批意见。（三）文件保存1.政府采购办应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类、编号、归档保存。2.采购文件档案应妥善保管，确保文件的完整性和安全性。档案保管期限应按照相关法律法规和行业标准的要求执行。3.采购文件档案管理人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、复制、销毁采购文件档案。七、采购监督管理（一）内部监督1.政府采购办应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督。2.内部监督内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式合规性、采购程序执行情况、采购文件编制情况、采购合同签订情况、验收付款情况等。3.政府采购办应定期对采购活动进行内部审计和检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查。2.政府采购办应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。3.对于监督检查中发现的问题，政府采购办应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。（三）投诉处理1.供应商对政府采购活动有异议的，可以向政府采购办提出质疑。政府采购办应在规定时间内对质疑事项进行答复。2.供应商对政府采购办的答复不满意或者政府采购办未在规定时间内作出答复的，可以向财政部门投诉。财政部门应按照规定程序对投诉事项进行处理。3.政府采购办应积极配合财政部门的投诉处理工作，提供相关资料和信息，协助财政部门查明事实真相。八、人员管理（一）人员配备1.政府采购办应根据工作需要，合理配备工作人员。工作人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和业务流程。2.政府采购办应明确工作人员的岗位职责，确保各项工作任务落实到人。（二）培训教育1.政府采购办应定期组织工作人员参加业务培训和学习，不断提高工作人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括政府采购法律法规、业务知识、职业道德等。培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（三）考核评价1.政府采购办应建立工作人员考核评价制度，对工作人员的工作业绩、工作态度、业务能力等进行考