建立内部联系人制度

PAGE建立内部联系人制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的沟通与协作，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本内部联系人制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。（三）基本原则1.高效沟通原则：确保信息在公司内部能够快速、准确地传递，避免因沟通不畅导致工作延误或失误。2.责任明确原则：明确各部门及联系人的职责，做到事事有人负责，避免出现推诿扯皮现象。3.协作共赢原则：鼓励各部门之间相互协作，形成合力，共同为实现公司目标而努力。二、内部联系人的设置（一）部门联系人1.各部门应指定一名负责人作为本部门的联系人，全面负责与其他部门的沟通协调工作。2.部门联系人应具备良好的沟通能力、协调能力和责任心，能够及时、准确地传达本部门的工作信息和需求。（二）项目联系人1.对于公司内的重大项目或专项工作，应设立项目联系人。项目联系人由项目负责人指定，负责与项目相关的各部门进行沟通协调。2.项目联系人应熟悉项目的整体情况和进展，及时解决项目中出现的各种问题，确保项目顺利推进。（三）跨部门工作小组联系人1.当公司组织跨部门工作小组开展工作时，应指定一名联系人。联系人负责协调工作小组内各成员之间的关系，推动工作小组的各项工作有序进行。2.跨部门工作小组联系人应具备较强的组织协调能力和团队管理能力，能够有效地整合各方资源，解决工作中的矛盾和问题。三、内部联系人的职责（一）信息传递1.及时收集本部门的工作信息、需求和问题，并准确传达给相关部门的联系人。2.负责接收其他部门传递的信息，并及时反馈给本部门负责人和相关人员。（二）沟通协调1.主动与其他部门的联系人进行沟通，了解工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。2.组织召开跨部门沟通会议，协调各方意见，推动工作顺利开展。（三）工作跟进1.对涉及本部门的工作任务进行跟踪，确保按时完成。2.及时向相关部门反馈工作进展情况，对工作中出现的偏差及时提出纠正建议。（四）关系维护1.与其他部门的联系人建立良好的工作关系，增进彼此之间的信任和理解。2.积极参与公司组织的各项活动，加强部门之间的交流与合作。四、沟通方式与渠道（一）面对面沟通1.各部门联系人应定期与其他部门的联系人进行面对面沟通，交流工作情况，解决实际问题。2.对于重要事项或紧急问题，应及时进行面对面沟通，确保信息准确传达，问题得到及时解决。（二）电话沟通1.在日常工作中，可通过电话进行及时沟通。沟通时应简洁明了，确保信息准确无误。2.对于需要详细沟通的事项，应在电话沟通后及时整理相关信息，并以书面形式进行确认。（三）邮件沟通1.重要信息、文件、报告等应通过邮件进行传递，确保信息的可追溯性。2.邮件内容应规范、清晰，注明主题、收件人、抄送人员、正文内容及附件等信息。（四）即时通讯工具沟通1.可使用公司内部认可的即时通讯工具进行日常沟通交流，如企业微信、钉钉等。2.在使用即时通讯工具沟通时，应注意语言文明、礼貌，不得随意发送无关信息。（五）会议沟通1.根据工作需要，定期或不定期组织召开跨部门会议，共同商讨工作事项，协调解决问题。2.会议应提前确定主题、议程、参会人员等信息，并提前通知相关人员做好准备。会议结束后，应及时整理会议纪要，并发送给参会人员。五、工作流程（一）信息发起1.各部门在工作中需要与其他部门沟通协调的事项，由相关人员填写《内部沟通协调申请表》，详细说明沟通事项的背景、内容、需求等信息。2.《内部沟通协调申请表》经部门负责人审核签字后，提交给本部门联系人。（二）信息传递1.部门联系人收到《内部沟通协调申请表》后，根据沟通事项的性质和涉及部门，及时将申请表发送给相关部门的联系人。2.对于紧急事项，应在申请表上注明“紧急”字样，并优先进行处理。（三）沟通协调1.相关部门联系人收到申请表后，应及时与本部门相关人员进行沟通，了解情况，并根据工作需要组织召开沟通会议或采取其他沟通方式进行协调。2.在沟通协调过程中，应充分听取各方意见，寻求最佳解决方案。对于无法当场解决的问题，应明确后续的沟通计划和时间节点。（四）结果反馈1.沟通协调工作完成后，相关部门联系人应及时将沟通结果反馈给申请部门联系人。反馈内容应包括问题解决情况、工作进展情况、下一步工作计划等信息。2.申请部门联系人收到反馈信息后，应及时向本部门负责人汇报，并根据沟通结果组织实施后续工作。（五）记录存档1.各部门联系人应将每次沟通协调的相关信息进行记录，包括沟通时间、地点、参与人员、沟通内容、沟通结果等，并整理归档。2.沟通记录应妥善保存，以备后续查阅和参考。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立内部联系人制度监督小组，由公司管理层和人力资源部门相关人员组成，负责对内部联系人制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对各部门内部联系人制度的执行情况进行抽查，检查内容包括信息传递的及时性、准确性，沟通协调工作的有效性，工作跟进的落实情况等。（二）考核办法1.将内部联系人制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对表现优秀的联系人给予表彰和奖励。2.对于在沟通协调工作中出现失误，导致工作延误或产生不良影响的联系人，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分等处罚。（三）投诉处理1.员工如对内部联系人制度的执行情况有任何疑问或投诉，可向监督小组提出。2.监督小组应及时受理投诉，并进行调查核实。对于投诉属实的情况，应按照相关规定进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。七、培训与支持（一）培训计划1.人力资源部门应定期组织内部联系人培训，提高联系人的沟通协调能力和综合素质。2.培训内容包括沟通技巧、协调方法、团队合作等方面的知识和技能。（二）培训方式1.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.根据培训内容和实际需求，选择合适的培训方式，确保培训效果。（三）支持措施1.公司为内部联系人提供必要的工作支持，包括办公设备、信息资源等方面的保障。2.各部门应积极配合内部联系人的