广西内部采购管理制度

PAGE广西内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西地区公司各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的内部采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和广西地区相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得有歧视或偏袒行为。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购活动应建立在诚信的基础上，采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人及专业技术人员组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算及采购合同。3.监督采购过程，协调采购中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购部职责如下：1.制定和执行采购计划，根据各部门需求，合理安排采购任务，并跟踪采购进度。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，协调处理采购过程中的问题。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、数量、质量要求等，并配合采购部进行采购工作。其职责包括：1.根据工作需要，及时准确地向采购部提交采购申请。2.参与采购谈判，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部进行物资验收，对验收结果负责。（四）其他相关部门1.财务部：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购付款手续。2.审计部：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购效益。3.法务部：为采购合同提供法律审核，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部汇总各部门采购预算，结合公司整体战略和财务状况，进行审核和平衡，形成公司年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.财务部应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请调整采购预算：市场价格波动较大，导致原预算无法满足采购需求。因业务发展需要，新增采购项目或变更采购规格、数量等。其他不可抗力因素影响采购预算执行。2.预算调整申请由采购部提出，经相关部门审核后，报采购决策委员会审批。审批通过后，财务部按照调整后的预算执行。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购部，采购部对申请内容进行审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购计划制定1.采购部根据采购申请表，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购责任人等。2.对于紧急采购项目，采购部应在接到申请后及时安排采购，确保业务不受影响。（三）供应商选择与管理1.采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的供应能力和合理的价格水平。2.采购部根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.对合格的供应商进行评估和排名，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、供应业绩、合作情况等。4.采购部定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购部根据采购计划，与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护公司利益，争取最有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部审核后，报公司授权代表签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。（五）采购执行与跟踪1.采购合同签订后，采购部及时向供应商发送采购订单，明确采购物资的详细要求和交货时间。2.采购部跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。如因供应商原因导致交货延迟或质量问题，采购部应按照合同约定追究供应商责任。3.对于重要采购项目，采购部应定期向公司领导汇报采购进展情况。（六）验收与入库1.采购物资到货前，采购部通知需求部门和相关验收人员做好验收准备。2.验收人员按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，重点检查物资的规格、数量、质量等是否符合要求。3.验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的物资，采购部应及时与供应商协商处理，如退货、换货或补货等。（七）付款与结算1.采购物资验收合格且入库后，采购部根据合同约定，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，报财务部审核。2.财务部审核通过后，按照公司资金管理制度办理付款手续。付款方式应符合合同约定和公司财务规定，确保资金安全。3.采购部定期与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额等信息，确保账目清晰。五、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、影响面广的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家和广西地区相关法律法规及公司规定的程序进行。2.采购部负责编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。招标文件应在规定的媒体上发布，邀请潜在供应商参加投标。3.采购部组织开标、评标和定标工作，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，报采购决策委员会确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.对于采购时间紧迫、采购需求规格难以明确或市场竞争不充分的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购部确定参与谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书，明确谈判时间、地点和谈判要求。3.谈判过程中，采购人员与供应商就采购价格、质量、交货期等进行多轮谈判，最终确定成交供应商。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场供应充足、技术规格简单的采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部应填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由和供应商情况，报采购决策委员会审批。审批通过后，与供应商进行协商，签订采购合同。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括但不限于：供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采购部应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；在采购合同中明确违约责任和赔偿条款；定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。2.质量风险：严格采购物资验收标准，加强验收环节管理；要求供应商提供质量保证文件；对重要物资进行抽检或送检；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任。3.价格风险：关注市场价格动态，定期进行市场调研；建立价格预警机制，当价格波动较大时及时调整采购策略；采用招标、竞争性谈判等采购方式获取合理价格。4.合同风险：加强采购合同管理，确保合同条款合法合规、明确清晰；合同签订前进行法律审核；合同执行过程中严格监督，及时处理合同变更和违约事项。5.法律风险：采购活动严格遵守法律法规，加强对采购人员的法律培训；涉及重大采购项目时，咨询专业法律意见；及时处理采购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。2.采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的