宁波现金内部控制制度

PAGE宁波现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强宁波公司现金内部控制，规范现金收支行为，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范现金管理风险，保障公司财务活动的正常运行，维护公司的经济利益。（二）适用范围本制度适用于宁波公司总部及所属各部门、分支机构在日常经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《现金管理暂行条例》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：现金收支活动必须符合国家法律法规的规定，严禁违法违规操作。2.安全性原则：确保现金资产的安全，防止现金被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录要准确、完整，账实相符。4.及时性原则：及时处理现金收支业务，提高资金使用效率。5.职责分离原则：明确各部门和人员在现金管理中的职责，实行不相容岗位分离，防止舞弊行为。二、现金收支岗位设置与职责（一）岗位设置1.出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及日记账的登记工作。2.会计岗位：负责现金收支凭证的审核、记账及相关财务报表的编制。3.财务主管岗位：负责现金内部控制制度的制定、监督执行及对现金收支业务的审批。（二）岗位职责1.出纳岗位职责严格按照国家有关现金管理的规定，办理现金收付业务。对审批手续不全的支付申请，有权拒绝办理。负责现金的保管，确保现金安全。库存现金不得超过规定限额，超过部分及时送存银行。及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。定期与会计核对账目，发现问题及时报告。负责现金支票、汇票等票据的购买、保管和使用，严格按照票据管理规定办理相关业务。协助会计做好各种账务处理工作，提供准确的现金收支信息。2.会计岗位职责审核现金收支凭证，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。对不符合规定的凭证，要求更正或补充。根据审核无误的现金收支凭证进行账务处理，及时登记总账和明细账，确保账目清晰、准确。定期编制现金流量表等相关财务报表，为公司财务管理提供数据支持。负责与出纳核对现金账目，监督出纳现金收支业务的执行情况，发现问题及时查明原因并提出处理意见。协助财务主管做好现金内部控制制度的完善和执行工作，提供财务分析和建议。3.财务主管岗位职责制定和完善现金内部控制制度，确保制度符合法律法规和公司实际情况，并监督制度的有效执行。对重大现金收支业务进行审批，确保资金使用合理、合规。定期检查现金收支情况，对发现的问题及时督促整改，防范现金管理风险。组织财务人员进行现金管理相关知识的培训和学习，提高财务人员的业务水平和风险意识。协调与银行等金融机构的关系，保障公司现金业务的顺利开展。三、现金收入控制（一）收款流程1.业务部门收款：业务部门在销售商品、提供劳务等经营活动中取得现金收入时，应及时开具收款凭证，一式多联，其中一联交付款方，一联留存业务部门，一联交财务部门。收款凭证应注明收款日期、收款金额、付款单位名称、业务内容等详细信息。2.财务部门收款：财务部门收到业务部门交来的收款凭证及现金后，出纳应立即进行清点核对，确保收款金额与凭证金额一致。核对无误后，在收款凭证上加盖“现金收讫”章，并登记现金日记账。同时，将收款凭证传递给会计进行账务处理。3.特殊情况收款：对于因特殊原因无法通过正常业务流程收款的情况，如客户直接交款到财务部门等，财务部门应要求交款人填写现金交款单，注明交款日期、交款金额、交款事由等信息。出纳核对交款单与现金无误后，办理收款手续，并按上述流程进行后续处理。（二）收款方式管理1.现金收款：严格控制现金收款范围，除按规定可以收取现金的业务外，尽量采用银行转账等非现金结算方式。对于确实需要收取现金的业务，应在收款时当面清点现金，确保金额准确无误。2.银行转账收款：鼓励客户采用银行转账方式付款，业务部门应及时告知客户公司银行账户信息，并跟踪款项到账情况。财务部门收到银行到账通知后，应及时核对收款金额与业务内容，确保款项准确入账。（三）收款票据管理1.收款票据种类：公司使用的收款票据主要包括发票、收据等。发票由税务部门统一监制，用于销售商品、提供劳务等应税业务；收据用于非应税业务收款。2.票据购买与保管：财务部门指定专人负责收款票据的购买、保管和发放工作。购买票据时，应向税务部门或相关管理机构办理申购手续，确保票据来源合法。票据保管人员应设立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、购入日期、发出日期、领用部门及人员等信息。票据应存放在安全可靠的地方，防止丢失、被盗或损坏。3.票据开具与使用：业务部门或财务部门在开具收款票据时，应严格按照规定的格式和内容填写，确保票据信息真实、准确、完整。票据开具后，应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由收款人签字确认。收款票据应按顺序号使用，不得跳号、重号或虚开。作废的票据应加盖“作废”章，并全联留存，不得撕毁。4.票据核销与盘点：财务部门应定期对收款票据的使用情况进行核销，核对已开具票据的金额、数量与实际收款情况是否一致。同时，定期对库存票据进行盘点，确保账实相符。如发现票据丢失、短缺等情况，应及时查明原因，并按规定进行处理。四、现金支出控制（一）支出审批流程1.申请部门提交申请：各部门因业务需要发生现金支出时，应填写现金支出申请表，注明支出事由、金额、支付对象等信息，并附上相关证明材料，如发票、合同等。申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门审核：财务部门收到现金支出申请表后，会计应首先对申请的合法性、真实性、完整性进行审核，检查相关证明材料是否齐全、有效，支出金额是否合理。审核无误后，将申请表提交给财务主管进行审批。3.财务主管审批：财务主管根据公司财务制度和资金状况，对现金支出申请进行审批。对于金额较大或重要的支出，应报公司管理层审批。审批通过后，在申请表上签字确认。4.出纳付款：出纳根据经审批的现金支出申请表，核对支付对象、金额等信息无误后，办理现金支付手续。支付现金时，应要求收款人在付款凭证上签字确认，并加盖“现金付讫”章。（二）支出范围控制1.严格执行国家规定：现金支出应严格按照《现金管理暂行条例》规定的范围使用，主要包括职工工资、津贴、个人劳务报酬、根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出、向个人收购农副产品和其他物资的价款、出差人员必须随身携带的差旅费、结算起点以下的零星支出等。2.控制不合理支出：严禁用现金支付不符合规定的费用，如超标准的业务招待费、无合法票据的支出等。对于不属于现金支出范围的业务，应采用银行转账等其他结算方式支付。（三）支付方式管理1.现金支付：对于符合现金支出范围且金额较小的业务，可以采用现金支付方式。但应尽量减少现金支付的频率和金额，提高资金使用效率。2.银行转账支付：对于金额较大或频繁发生的支出，应优先采用银行转账方式支付。通过银行转账支付可以确保资金安全、快捷到账，同时便于财务核算和监管。3.其他支付方式：根据实际情况，还可以采用支票、汇票、本票等其他支付方式。采用这些支付方式时，应严格按照相关票据管理规定办理手续，确保支付安全。五、现金保管与盘点（一）现金保管1.库存现金限额管理：公司根据日常现金收支业务量，合理核定库存现金限额。库存现金限额由财务部门提出申请，报开户银行审批后执行。一般情况下，库存现金限额不得超过公司35天的日常零星开支所需现金量。2.现金存放地点安全：现金应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全可靠的房间内，房间应具备防盗、防火、防潮等功能。保险柜钥匙应由出纳专人保管，不得随意转借他人。下班时，应将现金存入保险柜，并锁好门窗。3.现金保管人员职责：出纳作为现金保管人员，应严格遵守现金保管制度，确保现金安全。不得将现金私自借给他人或用于其他非公司业务活动。如因特殊原因需要将现金带出公司，应经财务主管批准，并采取必要的安全措施。（二）现金盘点1.盘点频率：公司应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。出纳应每日营业终了进行现金盘点，编制现金盘点表，核对现金日记账余额与实际库存现金金额是否一致。财务主管应定期（至少每月一次）对库存现金进行监盘，检查出纳现金盘点工作的执行情况及现金保管情况。2.盘点方法：现金盘点应采用实地盘点法，即由出纳在财务主管的监督下，对库存现金进行逐一清点。盘点时，应注意检查现金的真伪、票面金额是否完整等情况。盘点结束后，出纳应根据盘点结果编制现金盘点表，注明盘点日期、账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等信息。现金盘点表应由出纳和财务主管签字确认。3.盘盈盘亏处理：如现金盘点出现盘盈或盘亏情况，出纳应及时查明原因，并报告财务主管。对于盘盈的现金，应及时入账，待查明原因后按规定处理；对于盘亏现金，应根据具体情况，由责任人承担相应责任。属于无法查明原因的盘亏，经公司管理层批准后，计入当期损益。六、监督与检查（一）内部监督1.财务部门内部监督：财务部门应建立健全内部监督机制，会计对出纳的现金收支业务进行日常监督，检查收款、付款凭证的审核情况、现金日记账的登记情况等。财务主管定期对财务部门现金管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计监督：公司内部审计部门定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计检查，重点检查现金收支业务的合规性、现金保管情况、现金盘点情况等。对于审计发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受税务部门监督：公司应按照国家税收法律法规的规定，如实申报缴纳各项税款。税务部门有权对公司的现金收支情况进行检查，公司应积极配合，提供相关资料，确保税务申报的真实性和准确性。2.接受银行监督：公司在银行开设账户，应遵守银行的相关规定。银行有权对公司的现金收支业务进行监督，如检查账户资金往来情况、现金支取合规性等。公司应与银行保持良好的沟通，及时了解银行监管要求，规范现金收支行为。七、信息沟通与反馈（一）内部信息沟通1.财务部门与业务部门沟通：财务部门与业务部门应建立定期沟通机制，及时交流现金收支业务相关信息。业务部门在收款或付款过程中遇到问题，应及时向财务部门反馈，财务部门应给予指导和支持。财务部门定期向业务部门通报现金管理政策和制度的执行情况，以及现金收支业务中存在的问题和改进建议。2.财务部门内部沟通：出纳、会计和财务主管之间应保持密切的沟通，及时传递现金收支业务信息。出纳每日向会计报送现金日记账及相关收支凭证，会计及时进行账务处理，并与出纳核对账目。财务主管定期组织财务部门内部会议，总结现金管理工作情况，协调解决工作中存在的问题。（二）外部信息沟通1.与银行沟通：公司应与开户银行保持密切联系，及时了解银行现金管理政策和业务流程的变化。定期与银行核对账户余额、资金往来情况等信息，确保公司资金安