印章内部管理制度范本

PAGE印章内部管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或经法定代表人授权的事项。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务。（四）管理原则1.印章管理遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保印章使用合法、合规、安全。2.严格执行印章使用审批制度，未经批准不得擅自使用印章。3.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的刻制，由公司行政部门统一办理，报法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.部门章的刻制，由各部门提出申请，经部门负责人审核，报行政部门备案后，自行到公安机关指定的刻章单位刻制。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，由行政部门填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，经法定代表人批准后，方可启用。2.印章启用时，行政部门应留存印模，并将印模分发给相关部门和人员。同时，应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用规定和注意事项。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.部门章由各部门指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。3.印章保管人员应建立印章保管登记簿，详细记录印章的领取、使用、归还等情况，并定期进行核对。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司，确因工作需要带出公司的，须经印章使用部门负责人和行政部门负责人批准，并办理相关手续。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、规格、启用日期、保管期限等信息，并由交接双方和监交人签字确认。2.交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和使用流程。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等，以及办理各类法律事务、行政事务等。2.法定代表人章用于特定的法律文件或经法定代表人授权的事项。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关事务。4.合同专用章用于签订各类合同。5.部门章用于本部门内部事务，如文件审批、通知发布、报表统计等。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明印章名称、使用日期、使用内容、使用部门、申请人等信息，并提交相关文件或资料作为附件。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门负责人审批。对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等，须经法定代表人批准。3.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在印章使用登记簿上登记相关信息，并在指定位置加盖印章。加盖印章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人员应在《印章使用申请表》上注明用印情况，并将申请表存档保管。同时，应在印章使用登记簿上记录印章归还时间和保管人员签字。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经法定代表人批准，不得在对外提供的担保、抵押、质押等法律文件上加盖印章。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批程序进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细注明印章名称、停用原因、停用日期等信息，经法定代表人批准后，方可停用。2.印章停用后，行政部门应及时收回印章，并在印章保管登记簿上注明停用情况。同时，应通知相关部门和人员停止使用该印章，并将印章使用情况进行清理和归档。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、数量、销毁原因、销毁日期等信息，并报法定代表人批准。2.印章销毁应在行政部门、审计部门等相关人员的监督下进行，确保印章彻底销毁，防止印章被非法使用。销毁完毕后，应填写《印章销毁清单》，由监督人员和销毁人员签字确认。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应定期对印章保管、使用等情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定，擅自使用印章、保管不善导致印章丢失或被盗用、滥用印章等行为，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印章使用不当