北京大学内部控制制度

PAGE北京大学内部控制制度一、总则（一）制定目的本内部控制制度旨在规范北京大学的各项经济活动和管理行为，确保学校资产安全、财务信息真实完整，提高办学效益和管理水平，有效防范和化解各类风险，保障学校事业持续健康发展，更好地履行人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等职能。（二）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等国家法律法规以及教育部、财政部等相关部门的政策规定制定。（三）适用范围本制度适用于北京大学各级各类单位和部门，涵盖教学、科研、行政管理、后勤服务等各个领域的经济活动和管理工作。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保学校各项活动合法合规。2.全面性原则：内部控制覆盖学校经济活动的全过程和各方面，包括决策、执行、监督等环节，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和高风险领域，实施重点监控，确保风险可控。4.制衡性原则：通过合理设置岗位、明确职责权限、规范工作流程等，实现决策权、执行权和监督权相互分离、相互制约，形成有效的制衡机制。5.适应性原则：内部控制应与学校的规模、性质、发展阶段和管理要求相适应，并随着外部环境的变化、学校内部管理的需要不断完善和优化。二、风险评估（一）风险识别1.财务风险：包括预算编制不合理、资金使用效率低下、债务风险、财务信息失真等。例如，预算执行过程中可能出现超支或资金闲置，导致资源浪费；财务报表数据不准确，影响学校决策和社会声誉。2.采购风险：采购计划不科学、采购流程不规范、供应商选择不当等可能导致采购成本过高、物资质量不合格、采购腐败等问题。如采购物资不符合教学科研需求，影响正常工作开展；采购过程中存在利益输送，损害学校利益。3.资产管理风险：资产配置不合理、资产使用效率低下、资产处置不规范等可能造成资产流失、浪费。例如，仪器设备重复购置，未充分考虑共享使用，导致资源闲置；资产报废处理不及时，占用空间且存在安全隐患。4.项目管理风险：项目立项缺乏可行性论证、项目执行过程监控不力、项目验收不严格等可能导致项目进度延迟、质量不达标、资金浪费等。如科研项目未按计划完成，影响科研成果产出和转化；工程项目偷工减料，存在质量安全风险。5.合同管理风险：合同签订不规范、合同履行监控不到位、合同纠纷处理不当等可能给学校带来经济损失和法律风险。例如，合同条款模糊不清，引发争议；未及时跟进合同履行情况，导致对方违约，学校遭受损失。（二）风险评估方法1.定性评估：组织相关人员对识别出的风险进行分析和判断，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。例如，通过专家咨询、问卷调查、集体讨论等方式，对风险进行定性描述和排序。2.定量评估：对于一些能够量化的风险因素，采用数学模型和统计方法进行定量分析，如计算风险发生的概率、预期损失金额等，为风险应对提供更精确的数据支持。（三）风险应对策略1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，采取放弃或终止相关活动等措施，避免风险的发生。例如，对于存在重大安全隐患的项目，果断停止实施。2.风险降低：通过优化流程、加强控制、增加安全措施等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。如完善采购审批流程，加强对供应商的资质审查，降低采购风险。3.风险分担：将部分风险转移给其他方，如通过购买保险、签订合同条款等方式，将风险损失转由保险公司或合作方承担。例如，为学校重要资产购买财产保险，降低资产损失风险。4.风险承受：对于风险发生可能性低且影响程度较小的风险，学校选择承受风险，不采取额外的应对措施，但需持续关注风险状况。三、控制活动（一）预算控制1.预算编制：学校按照“二上二下”的程序编制年度预算，各部门根据学校发展规划和工作任务，提出预算建议数，经财务部门审核、汇总后报学校预算管理委员会审议，提交校长办公会审定，报上级主管部门审批。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，科学合理安排各项收支，提高预算的准确性和完整性。2.预算执行：学校严格执行经批准的预算，各部门按照预算安排组织实施各项经济活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。财务部门加强对预算执行情况的监控，定期分析预算执行差异，及时发现和解决问题。3.预算评价：学校建立预算绩效评价制度，对各部门预算执行情况和资金使用效益进行评价。评价结果作为部门考核、预算安排和政策调整的重要依据，促进预算管理水平的提高。（二）收支控制1.收入管理：学校各项收入应严格按照国家法律法规和政策规定收取，确保收入合法合规。加强对收费项目、标准和范围的管理，实行收费公示制度，严禁擅自设立收费项目、提高收费标准。财务部门统一核算各项收入，确保收入及时足额入账，防止收入流失。2.支出管理：学校建立健全支出管理制度，明确支出审批权限和程序。各项支出应符合国家有关财经法规和学校财务制度的规定，严格执行预算，控制支出规模。加强对支出凭证的审核，确保支出真实、合法、有效。严格执行政府采购制度和招投标制度，规范支出行为，提高资金使用效益。（三）采购控制1.采购计划：各部门根据教学、科研和行政管理需要，编制年度采购计划，经审核汇总后报学校采购管理部门。采购计划应明确采购项目、数量、规格、预算等内容，确保采购活动与学校需求相匹配。2.采购流程：学校采购活动按照“申请、审批、采购、验收、付款”等环节进行规范操作。采购申请应明确采购需求和资金来源，经部门负责人、财务部门和采购管理部门审批后实施采购。采购过程中应通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择合格供应商，签订采购合同。采购完成后，由相关部门进行验收，验收合格后办理付款手续。3.采购监督：学校建立采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等，防止采购腐败和违规行为的发生。（四）资产管理1.资产配置：学校根据事业发展需要和财力状况，合理配置资产。资产配置应遵循科学合理、优化结构、勤俭节约的原则，通过购置、调剂、租赁等方式满足教学科研和行政管理需求。建立资产配置标准体系，规范资产配置行为。2.资产使用：学校建立健全资产使用管理制度，明确资产使用部门和人员的职责权限。资产使用部门应合理使用资产，提高资产使用效率，定期对资产进行清查盘点，确保资产安全完整。加强对大型仪器设备等贵重资产的管理，建立使用档案，记录使用情况。3.资产处置：学校资产处置应按照规定的程序进行审批，包括资产报废、转让、捐赠等。资产处置应遵循公开、公平、公正的原则，通过评估、拍卖等方式进行，确保资产处置价值最大化。处置收入应及时足额上缴学校财务，实行收支两条线管理。（五）项目管理1.项目立项：学校各类项目立项应进行充分的可行性论证，包括项目的必要性、技术可行性、经济合理性等。项目申报单位应提交项目可行性研究报告、项目预算等材料，经学校相关部门审核、评审后报学校决策机构审批。立项审批应注重项目质量和效益，避免盲目立项。2.项目执行：项目实施单位应按照项目计划组织实施，严格控制项目进度、质量和成本。建立项目进度报告制度，定期向学校汇报项目进展情况。加强对项目资金的管理，专款专用，确保资金安全。项目执行过程中如需变更，应按照规定程序进行申报和审批。3.项目验收：项目完成后，项目实施单位应及时申请验收。验收应依据项目立项批复和合同要求进行，包括项目成果、技术指标、资金使用等方面的验收。验收合格的项目，学校予以结题；验收不合格的项目，应责令限期整改，整改后仍不合格的，按有关规定处理。（六）合同管理1.合同签订：学校对外签订合同应遵循合法合规、平等自愿、协商一致的原则。合同承办部门应在签订合同前对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行审查，确保合同合法有效。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、违约责任等主要条款，避免合同漏洞和风险。合同签订前应经学校法律顾问审核，重大合同应报学校决策机构审批。2.合同履行：合同承办部门应严格履行合同约定的义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与对方沟通协商解决。如对方出现违约行为，应及时采取措施维护学校合法权益，必要时通过法律途径解决。财务部门按照合同约定办理付款手续，确保资金支付与合同履行情况相符。3.合同归档：合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料归档保存，建立合同台账，记录合同签订、履行、变更、终止等情况。合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。四、信息与沟通（一）信息系统建设1.学校建立健全财务信息系统、资产管理信息系统、采购管理信息系统等各类经济活动管理信息系统，实现信息的集成和共享，提高管理效率和决策科学性。2.信息系统应具备数据采集、存储、处理、分析、传输等功能，满足学校经济活动管理的需要。加强信息系统安全管理，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，保障信息系统安全稳定运行，防止信息泄露和数据丢失。（二）信息传递与共享1.学校建立信息传递机制，明确各部门之间信息传递的流程和责任。财务部门定期向学校领导和相关部门提供财务报表、预算执行情况等信息，为决策提供依据。各部门之间应及时沟通工作进展、存在问题等信息，确保信息畅通。2.加强信息共享平台建设，实现学校内部各类信息的互联互通。通过信息共享平台，各部门可以及时获取所需信息，减少信息不对称，提高工作协同效率。例如，采购管理部门可以与财务部门共享采购合同信息，便于财务部门进行付款审核；资产管理部门可以与使用部门共享资产使用情况信息，优化资产配置。（三）沟通机制1.学校建立定期会议制度，如校长办公会、财务工作会议、资产工作会议等，及时传达上级政策精神，研究解决学校经济活动管理中的重大问题，部署工作任务。2.加强内部审计监督与各部门之间的沟通协调。审计部门在审计过程中发现问题，应及时与被审计部门沟通，提出整改建议，并跟踪整改情况。被审计部门应积极配合审计工作，如实提供相关资料，认真落实整改要求。3.鼓励教职工通过意见箱、电子邮箱、座谈会等形式，对学校内部控制制度的执行情况、经济活动管理等方面提出意见和建议，学校应及时收集、整理和反馈，不断完善内部控制制度。五、内部监督（一）监督机构1.学校设立独立的审计部门，负责对学校经济活动进行内部审计监督。审计部门配备专业审计人员，依法依规开展审计工作，对学校内部控制制度的健全性、有效性进行评价，提出改进建议。2.学校纪检监察部门负责对学校各级党组织和党员干部遵守党纪政纪情况进行监督检查，对违反纪律和规定的行为进行查处，确保学校各项工作在纪律和法律框架内运行。（二）监督内容1.对学校预算执行情况进行监督检查，包括预算编制的准确性、执行的合规性、资金使用效益等方面。检查是否存在超预算支出、预算执行进度缓慢、资金挪用等问题。2.对学校采购活动进行监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理、供应商选择是否公正等。防止采购过程中的违规行为和腐败现象。3.对学校资产管理进行监督，检查资产配置是否合理、资产使用是否规范、资产处置是否合规等。确保资产安全完整，提高资产使用效率。4.对学校项目管理进行监督，检查项目立项的科学性、执行的进度和质量、资金使用的合规性、验收的严格性等。促进项目顺利实施，提高项目效益。5.对学校合同管理进行监督，检查合同签订的合规性、履行情况、纠纷处理等。保障学校合法权益，避免合同风险。（三）监督方式1.定期审计：审计部门定期对学校经济活动进行全面审计或专项审计，如年度财务审计、采购项目审计、工程项目审计等，及时发现问题并提出整改意见。2.日常监督：各职能部门在日常工作中对本部门及下属单位的经济活动进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。如财务部门对资金收支进行实时监控，采购管理部门对采购流程进行全程监督。3.专项检查：针对学校经济活动中的重点领域和关键环节，如重大项目建设、大额资金使用等，组织开展专项检查，深入排查风险