中山大学内部控制制度

PAGE中山大学内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强中山大学内部管理，规范各项经济活动，提高资源使用效益，防范各类风险，确保学校事业健康、可持续发展，依据国家有关法律法规和相关政策要求，结合学校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于中山大学各学院、各部门及所属单位（以下统称“校内各单位”）的经济活动和相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、政策规定，确保学校各项经济活动合法合规。2.全面性原则：涵盖学校经济活动的全过程，包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、合同管理等各个方面，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和关键岗位，合理确定控制重点，提高控制效率。4.制衡性原则：在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。5.适应性原则：根据学校内外部环境变化及时修订和完善内部控制制度，确保其有效执行。（四）定义与解释1.内部控制：是指学校为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。2.风险评估：是指学校及时识别、系统分析经济活动中与实现控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。3.控制活动：是指学校根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受范围之内。4.信息与沟通：是指学校及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在学校内部、外部之间进行有效沟通。5.内部监督：是指学校对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，及时加以改进。二、风险评估（一）风险识别1.外部风险政策法规风险：国家法律法规、政策的调整可能对学校的招生、科研、财务等方面产生影响。市场竞争风险：高等教育市场竞争日益激烈，学校在人才培养、学科建设、社会服务等方面面临来自其他高校及社会机构的竞争压力。经济环境风险：宏观经济形势的波动可能影响学校的经费来源、资产价值等。2.内部风险管理风险：学校管理体制、机制不完善，可能导致决策失误、执行不力、监督不到位等问题。财务风险：预算编制不合理、收支管理不善、债务风险等可能影响学校财务状况的稳定。廉政风险：在招生、采购、基建、科研经费管理等领域可能存在腐败行为，给学校带来声誉和经济损失。信息安全风险：随着信息技术在学校管理中的广泛应用，信息泄露、系统故障等可能对学校正常运转造成影响。（二）风险分析1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析，评估风险发生的可能性和影响程度。2.对于可能性高、影响程度大的风险，列为重点关注对象，制定针对性的风险应对策略。（三）风险应对1.风险规避：对于超出学校风险承受能力、严重影响学校正常运转的风险，采取放弃或停止与该风险相关的活动等方式进行规避。2.风险降低：通过采取控制措施，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。如加强预算管理、完善采购流程、强化廉政教育等。3.风险分担：对于部分风险，通过购买保险、签订合同等方式，将风险转移给外部机构。4.风险承受：对于一些风险，在学校可承受范围内，采取接受的态度，同时密切关注风险变化情况。三、控制活动（一）预算管理1.预算编制校内各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本单位实际情况，提出预算建议数。学校财务部门对各单位预算建议数进行审核、汇总，结合学校财力状况，提出学校年度预算草案，报学校预算管理委员会审议通过后，提交学校党委常委会审定。2.预算执行学校严格按照批准的预算组织收入和安排支出，各单位应确保预算执行的严肃性，不得擅自调整预算。建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析、通报，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.预算调整因国家政策调整、学校事业发展需要等特殊原因，确需调整预算的，应按照规定程序办理调整手续。预算调整方案应报学校预算管理委员会审议通过后，提交学校党委常委会审定。（二）收支管理1.收入管理学校各项收入应严格按照国家法律法规和政策规定收取，确保收入合法合规。加强对学费、住宿费、科研经费、捐赠收入等各类收入的管理，建立健全收入管理制度，明确收入归口管理部门和职责。规范票据管理，严格按照规定使用票据，确保票据开具真实合法、内容完整。2.支出管理学校各项支出应严格执行国家财经法规和学校财务制度，遵循勤俭节约、量力而行的原则。根据支出性质和用途，实行分类管理，明确各类支出的审批流程和标准。加强对支出的审核，确保支出凭证真实、合法、有效，严禁无预算、超预算支出。（三）采购管理1.采购计划校内各单位应根据工作需要，合理编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等内容。采购计划应报学校采购管理部门审核备案，采购管理部门根据学校财力状况和采购需求，统筹安排采购项目。2.采购方式根据采购项目的性质、金额等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。严格按照规定的采购方式和程序组织采购活动，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购合同采购项目确定中标（成交）供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、付款方式、违约责任等条款。加强对采购合同的管理，跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。（四）资产管理1.资产配置根据学校事业发展需要和财力状况，合理配置资产，优化资产结构。建立资产配置标准体系，明确各类资产的配置数量、规格、标准等，提高资产配置的科学性和合理性。2.资产使用建立健全资产使用管理制度，明确资产使用部门和人员的职责，规范资产使用行为。加强对资产使用情况的监督检查，确保资产安全完整，提高资产使用效益。3.资产处置按照规定程序办理资产处置审批手续，资产处置方式包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废报损等。加强对资产处置过程的管理，确保资产处置公开、公平、公正，防止国有资产流失。（五）合同管理1.合同签订校内各单位签订合同前，应进行合法性、合规性审查，确保合同条款符合法律法规和学校规定。明确合同签订流程和审批权限，重大合同应报学校法律顾问审核，并经学校相关领导审批。2.合同履行合同签订后，应严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。建立合同履行监督机制，对合同履行情况进行定期检查和评价，确保合同有效履行。3.合同变更与解除因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应按照规定程序办理相关手续。合同变更或解除后，应及时清理相关债权债务，确保学校利益不受损失。四、信息与沟通（一）信息系统建设1.学校应加强信息化建设，建立健全覆盖学校经济活动全过程的信息系统，实现信息的及时、准确收集、传递和共享。2.信息系统应具备预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、合同管理等功能模块，满足学校内部控制的需要。（二）信息传递与共享机制1.建立校内各单位之间的信息传递与共享机制，明确信息传递的渠道、方式和频率。2.学校财务部门应定期向校内各单位通报财务状况、预算执行情况等信息，各单位应及时向财务部门反馈相关经济活动信息。3.加强学校与上级主管部门、社会相关机构之间的信息沟通，及时了解政策法规变化和市场动态，为学校决策提供依据。（三）信息安全管理1.建立信息安全管理制度，加强对信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改、丢失等事件发生。2.定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.加强对信息系统用户的管理，设置不同的用户权限，确保信息访问的安全性和合规性。五、内部监督（一）监督机构与职责1.学校设立内部控制监督检查机构，负责对学校内部控制制度的建立与实施情况进行监督检查。2.内部控制监督检查机构应配备专业人员，明确其职责和权限，确保监督检查工作的有效开展。（二）监督检查方式与频率1.采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，对校内各单位内部控制制度执行情况进行监督检查。2.定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据工作需要适时开展。（三）监督检查内容与程序1.监督检查内容包括内部控制制度的建立健全情况、风险评估情况、控制活动执行情况、信息与沟通情况、内部监督情况等。2.监督检查程序一般包括制定检查方案、实施检查