企业内部招标采购制度

PAGE企业内部招标采购制度一、总则（一）目的为规范企业内部招标采购活动，加强企业内部控制，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，促进企业健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与招标采购的供应商享有平等的机会，按照公正的程序进行评审和选择。2.竞争择优原则通过招标采购，引入竞争机制，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，确保企业获得最优的采购效益。3.诚实信用原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。4.依法合规原则招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。（四）职责分工1.采购部门负责制定和执行招标采购计划，组织招标采购活动。对供应商进行资格审查、考察和评价，建立供应商档案。与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与招标采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和业务指导。协助采购部门进行合同验收工作。3.评审小组负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。对招标采购过程中的重大事项进行决策。4.监督部门对招标采购活动进行全程监督，确保采购程序合法合规。受理有关招标采购活动的投诉举报，查处违规行为。二、招标采购范围及方式（一）招标采购范围1.工程类包括新建、改建、扩建工程项目，以及装修、修缮、绿化等工程。2.货物类包括原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类物资。3.服务类包括咨询服务、技术服务、培训服务、物流服务等。（二）招标采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由采购部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。直接与单一供应商协商采购。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。三、招标采购程序（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货日期等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及重要业务的采购项目，需提交企业领导审批。（三）编制招标文件采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的各项要求和评标标准，确保招标采购活动的公平、公正、公开。（四）发布招标公告（或投标邀请书）1.公开招标采购部门在企业内部网站、行业媒体等指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.邀请招标采购部门向选定的供应商发出投标邀请书，邀请书应明确招标项目的各项要求和投标截止时间、开标时间和地点等信息。（五）资格预审（适用于公开招标和邀请招标）采购部门对报名参加投标的供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等相关资料，确定其是否具备参与投标的资格。（六）发售招标文件经资格预审合格的供应商，采购部门向其发售招标文件，并收取招标文件工本费。招标文件工本费应按照合理成本定价，不得过高。（七）投标文件编制与提交供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件密封送达指定地点。投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容，确保投标文件的完整性和真实性。（八）开标采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请需求部门、评审小组成员、监督部门等相关人员参加。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。（九）评标1.组建评审小组评审小组由采购部门、需求部门、技术专家、财务专家等相关人员组成，成员人数应为五人以上单数。评审小组应具备相关专业知识和经验，能够独立、客观、公正地进行评审工作。2.评标原则评审小组按照招标文件规定的评标办法进行评标，评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评审，推荐中标候选人。3.评标过程评审小组对投标文件进行详细评审，对投标人的资格、技术方案、商务条款、价格等进行比较和评估。评审过程中，评审小组可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评审小组根据评标结果，编写评标报告，推荐中标候选人。（十）中标通知采购部门根据评审小组的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、交货日期、质量要求等内容。（十一）签订合同中标供应商收到中标通知书后，应在规定的时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货日期、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求供应商应具备合法的经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力。2.供应商申请供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。3.供应商审核采购部门对供应商提交的申请资料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过后，将供应商纳入企业供应商名录。（二）供应商评价与考核1.评价指标建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面的指标。2.评价周期定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年。3.考核方式采购部门通过对供应商的交货情况、产品质量、售后服务等方面进行跟踪和评估，收集需求部门和其他相关部门的反馈意见，对供应商进行综合评价和考核。4.评价结果应用根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至取消供应商资格等措施。（三）供应商淘汰与退出1.淘汰情形供应商出现以下情形之一的，采购部门应将其淘汰：提供虚假资料，骗取供应商资格的；产品质量不合格，给企业造成重大损失的；交货期严重延误，影响企业正常生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；有其他严重违反法律法规或企业规定行为的。2.退出程序采购部门向供应商发出《供应商退出通知》，告知其被淘汰的原因和退出期限。供应商应在规定的期限内办理相关手续，清理与企业的债权债务关系。五、招标采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门职责监督部门负责对招标采购活动进行全程监督，检查招标采购程序是否合规，评审过程是否公正，合同签订与执行是否符合规定等。2.监督方式参与开标、评标等重要环节，对招标采购活动进行现场监督。审查招标采购文件、评标报告、合同等相关资料，确保其合法合规。受理有关招标采购活动的投诉举报，及时进行调查处理。（二）风险管理1.风险识别与评估对招标采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.风险应对措施针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如加强供应商管理，签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务；建立价格预警机制，及时掌握市场价格动态；加强质量检验，确保采购产品符合要求；加强法律法规学习，提高法律意识，防范法律风险等。（三）档案管理采购部门