企业内部询价制度模板

PAGE企业内部询价制度模板一、总则（一）目的本制度旨在规范企业内部询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障企业利益。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应在规定范围内公开，接受企业内部监督，确保采购过程透明。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分比较供应商报价，选择性价比最优的方案，实现成本效益最大化。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产、经营、管理等实际需求，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.《询价申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现需求不合理或不必要，采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改建议或不予受理，并说明理由。（三）确定询价方式1.根据采购项目的特点和金额大小，采购部门确定询价方式。询价方式包括公开询价、邀请询价等。公开询价适用于采购金额较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的项目。采购部门通过企业内部网站、公告栏等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。邀请询价适用于采购金额较小、技术规格相对简单、供应商数量有限的项目。采购部门根据以往采购经验、供应商库等，选择若干家信誉良好、具备相应资质和能力的供应商，向其发出询价邀请函。2.对于涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况的采购项目，经企业相关领导批准后，可采用单一来源采购等特殊采购方式，但应严格按照相关法律法规和企业规定进行操作。（四）编制询价文件1.根据确定的询价方式，采购部门编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目的基本信息、询价要求、报价截止时间等。采购需求清单：详细列出所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求等。技术规格要求：如有特殊技术要求，应在询价文件中明确说明。报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等。合同条款：包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等主要合同条款。供应商须知：告知供应商询价流程、注意事项、评审标准等。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。在编制过程中，采购部门可征求相关部门或专业人员的意见和建议。（五）发布询价信息1.对于公开询价项目，采购部门将询价文件在企业内部网站、公告栏等指定渠道发布，并确保足够的发布时间，以便供应商有充分的时间准备报价。2.对于邀请询价项目，采购部门向选定的供应商发出询价邀请函，同时附上询价文件。询价邀请函应明确说明邀请的原因、询价项目的基本情况、报价要求等。（六）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价文件，并在规定的报价截止时间前将报价文件密封送达采购部门指定地点或通过指定邮箱发送。2.报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本、资质证书、业绩证明等相关资料。报价表应明确列出各项物资或服务的单价、总价、交货时间等信息。（七）报价文件接收与登记1.采购部门指定专人负责接收供应商的报价文件，并进行登记。登记内容包括供应商名称、报价文件送达时间、报价金额等。2.对收到的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、密封性等。如发现报价文件不符合要求，应及时通知供应商补充或修正。（八）组建评审小组1.根据采购项目的性质和复杂程度，采购部门牵头组建评审小组。评审小组由采购部门、需求部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，成员人数应符合企业规定，一般不少于三人。2.评审小组成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购项目的技术要求、市场行情等。在评审过程中，评审小组成员应严格遵守评审纪律，独立、客观、公正地进行评审。（九）评审1.评审小组对供应商的报价文件进行详细评审。评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、售后服务承诺、企业信誉等方面。报价合理性评审：比较各供应商的报价，分析其价格构成是否合理，是否符合市场行情。对于明显高于或低于市场平均水平的报价，应要求供应商作出合理说明。技术方案可行性评审：根据采购需求清单和技术规格要求，审查供应商提供的技术方案是否满足要求，是否具有先进性、可靠性和可操作性。售后服务承诺评审：评估供应商的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等，确保能够及时解决采购项目在使用过程中出现的问题。企业信誉评审：查阅供应商的信用记录、业绩情况等，了解其信誉状况，选择信誉良好的供应商。2.评审小组可采用综合评分法、最低价法等评审方法进行评审。具体评审方法应在询价文件中明确规定。综合评分法：根据各项评审因素设定相应的分值，对各供应商的报价文件进行打分，得分最高者为中标候选人。评审因素可包括报价、技术方案、售后服务、企业信誉等。最低价法：在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为中标候选人。但对于报价明显低于成本价或存在其他不合理情况的供应商，评审小组有权要求其作出合理说明，否则可不予考虑。（十）确定中标供应商1.根据评审结果，评审小组推荐中标候选人名单，并说明推荐理由。中标候选人一般为一名，如有特殊情况，可推荐两名或三名中标候选人。2.采购部门将中标候选人名单提交至企业相关领导审批。企业领导根据评审小组的推荐意见和企业实际情况，确定中标供应商。（十一）签订合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同。合同内容应与询价文件和评审结果一致，明确双方的权利和义务。2.合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、责任明确。审核通过后，按照企业合同管理规定办理合同签订手续。（十二）采购项目实施与验收1.采购部门负责跟踪采购项目的实施进度，确保中标供应商按照合同约定按时、按质、按量提供物资或服务。2.需求部门负责组织对采购项目的验收。验收内容包括物资或服务的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。（十三）付款1.财务部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款方式应在合同中明确规定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。2.财务部门在付款前，应对相关凭证进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。对于不符合付款条件的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。三、监督与管理（一）内部监督1.企业内部审计部门负责对询价活动进行定期或不定期的审计监督。审计内容包括询价流程的合规性、采购项目的执行情况、合同签订与履行情况等。2.企业纪检监察部门负责对询价活动中的违规违纪行为进行调查处理。对于发现的违规违纪问题，应依法依规追究相关人员的责任。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、合作历史、信誉评价等。通过对供应商档案的管理，及时了解供应商的动态，为后续采购活动提供参考。2.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）档案管理1.采购部门负责对询价活动过程中产生的各类文件、资料进行整理、归档和保管。档案内容包括询价申请表、询价文件、报价文件、评审报告、采购合同、验收报