企业合同内部控制制度

PAGE企业合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面风险管理原则将合同管理纳入公司全面风险管理体系，对合同风险进行识别、评估、应对和监控，确保合同风险可控。3.审慎性原则在合同签订前，必须对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。4.全程监控原则对合同签订、履行、变更、终止等全过程进行监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。5.协作配合原则合同管理涉及公司多个部门，各部门应密切协作、相互配合，共同做好合同管理工作。（四）职责分工1.合同管理部门负责公司合同管理制度的制定、修订和解释；负责合同文本的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理；负责合同档案的整理、归档和保管；负责合同纠纷的处理和诉讼工作。2.业务部门负责合同项目的前期调研、可行性分析、业务洽谈等工作；负责合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等调查和评估；负责合同的起草、谈判、签订等工作；负责合同的履行和跟踪管理；负责合同变更、终止等事项的提出和办理。3.财务部门负责合同价款的审核、支付、结算等工作；负责合同财务风险的评估和监控；负责合同相关财务资料的整理、归档和保管。4.审计部门负责对合同管理情况进行审计监督；负责对合同签订、履行、变更、终止等过程中的违规行为进行查处。5.其他部门按照各自职责，配合做好合同管理相关工作。二、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据公司经营计划和业务发展需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、背景、目的、预计金额、履行期限等信息。2.合同立项申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导根据公司战略规划、业务发展需要和风险评估情况，对合同立项申请进行审批，签署意见。3.合同立项申请经分管领导审批通过后，业务部门方可开展合同前期调研、可行性分析、业务洽谈等工作。（二）合同对方的调查与评估1.业务部门负责对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。调查内容包括但不限于合同对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等主体资格证明文件；合同对方的银行信用记录、纳税记录、涉诉情况等信用状况；合同对方的资产规模、经营业绩、技术实力、人员配备等履约能力。2.业务部门应通过多种渠道对合同对方进行调查和评估，如实地考察、查阅资料、咨询第三方机构、查询信用信息平台等。调查结果应形成书面报告，作为合同签订的重要依据。3.对于重大合同或风险较高的合同，业务部门应组织相关部门进行联合调查和评估，必要时可聘请专业机构进行尽职调查。（三）合同文本的起草与审核1.合同文本原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同项目的具体情况，参照国家法律法规、行业标准和公司合同示范文本，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确、违约责任具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。2.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律合规、风险防控、条款完整性等方面对合同文本进行审核，提出审核意见。审核意见应明确指出合同文本存在的问题及修改建议。3.合同管理部门审核通过后，合同文本应提交财务部门进行价款审核。财务部门应根据合同项目的成本预算、市场行情等因素，对合同价款进行审核，提出价款审核意见。价款审核意见应明确合同价款的合理性、支付方式、结算时间等内容。4.合同文本经合同管理部门和财务部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导应根据公司战略规划、业务发展需要、风险评估情况和审核意见，对合同文本进行审批，签署意见。（四）合同的签订1.合同文本经分管领导审批通过后，由业务部门负责与合同对方进行签订。签订合同前，业务部门应确保合同对方已对合同文本进行充分阅读和理解，并同意合同条款。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章。合同专用章应由专人保管，严格按照审批程序使用。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。三、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、任务、责任人、时间节点等内容。合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.合同履行计划经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据公司整体工作安排和合同履行的实际情况，对合同履行计划进行审批，签署意见。（二）合同履行的跟踪与监控1.业务部门负责合同履行的跟踪与监控，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、存在的问题及解决措施、下一步工作计划等。2.合同管理部门负责对合同履行情况进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题。合同管理部门应建立合同履行监控台账，对合同履行情况进行详细记录。3.财务部门负责对合同价款的支付、结算等情况进行监控，确保合同价款支付的准确性和及时性。财务部门应建立合同价款支付台账，对合同价款支付情况进行详细记录。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时提出书面申请，填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》，详细说明变更或解除合同的原因、内容、对公司的影响等情况。2.合同变更或解除申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据公司利益和合同履行的实际情况，对合同变更或解除申请进行审批，签署意见。3.合同变更或解除申请经分管领导审批通过后，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的内容、双方的权利义务、违约责任等条款。4.合同变更或解除协议签订后，业务部门应及时将协议副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。合同管理部门应及时更新合同台账，对合同变更或解除情况进行详细记录。四、合同的终止（一）合同终止的条件1.合同履行期限届满，双方按照合同约定履行完毕各自的义务，合同自然终止。2.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因导致合同无法继续履行，双方协商一致解除合同。3.合同履行过程中，一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。4.合同履行过程中，因其他原因导致合同目的无法实现，双方协商一致解除合同。（二）合同终止的程序1.合同履行期限届满或符合合同终止条件时，业务部门应及时通知合同对方，并提出合同终止申请，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、双方的权利义务等情况。2.合同终止申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据公司利益和合同履行的实际情况，对合同终止申请进行审批，签署意见。3.合同终止申请经分管领导审批通过后，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面协议。合同终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务、违约责任等条款。4.合同终止协议签订后，业务部门应及时将协议副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。合同管理部门应及时更新合同台账，对合同终止情况进行详细记录。（三）合同终止后的清理与结算1.合同终止后，业务部门应负责对合同履行情况进行清理，包括但不限于货物交付、服务提供、价款支付、费用结算等情况。清理结果应形成书面报告，作为合同结算的依据。2.财务部门负责对合同价款的结算进行审核，确保合同价款结算的准确性和合法性。财务部门应根据合同约定和清理结果，办理合同价款的结算手续。3.合同终止后，合同管理部门应负责对合同档案进行整理、归档和保管。合同档案应包括合同文本、合同履行过程中的相关文件、合同变更或解除协议、合同终止协议等资料。五、合同的档案管理（一）档案的收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料送合同管理部门。合同管理部门应负责对合同档案进行收集、整理和归档。2.合同档案应包括合同文本、合同立项申请表、合同对方的调查与评估报告、合同文本审核意见、合同价款审核意见、合同履行计划、合同履行情况报告、合同变更或解除协议、合同终止协议等资料。3.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等顺序对合同档案进行整理，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案的保管与借阅1.合同管理部门应建立合同档案保管制度，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案应存放在安全、保密的场所，确保档案资料的安全和完整。2.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。查阅申请表经合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.经分管领导审批同意后，查阅人应在合同管理部门指定的地点查阅合同档案，并遵守档案保管制度的相关规定。查阅人不得擅自复印、拍照、涂改、销毁合同档案资料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将合同档案归还合同管理部门，并办理归还手续。合同管理部门应及时对合同档案的查阅情况进行记录。（三）档案的销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，合同管理部门应提出档案销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，详细说明档案销毁原因、档案名称、档案数量等情况。2.合同档案销毁申请经合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导应根据公司档案管理制度和实际情况，对合同档案销毁申请进行审批，签署意见。3.经分管领导审批同意后，合同管理部门应组织相关人员对合同档案进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括档案名称、档案数量、销毁时间、销毁地点、销毁人员等信息。4.合同档案销毁记录应作为公司档案管理的重要资料，妥善保管。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.公司各部门应加强合同管理，严格按照合同管理制度的规定签订、履行、变更、终止合同，避免因合同签订、履行不当引发纠纷。2.合同管理部门应定期组织合同管理人员进行培训，提高合同管理人员的业务水平和风险防范意识。3.业务部门在合同签订前，应充分了解合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等情况，审慎签订合同。在合同履行过程中，应密切跟踪合同履行情况，及时发现和解决问题，避免纠纷的发生。（二）纠纷的处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同业务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行调查和分析，提出处理意见。2.对于一般性合同纠纷，合同管理部门应组织相关部门进行协商解决。协商过程中，应充分听取双方意见，寻求最佳解决方案。协商达成一致的，应签订书面协议，明确双方的权利义务。3.对于重大合同纠纷或协商无