企业内部采购询价制度

PAGE企业内部采购询价制度一、总则（一）目的为规范企业内部采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的各类物资采购和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受企业内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高企业经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，包括采购需求的合理性、资金预算的合规性等。2.对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（三）询价准备1.采购部门根据采购申请确定询价范围，收集潜在供应商信息。潜在供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉和相应的生产或服务能力。2.采购部门制定询价文件，询价文件应包含采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容。（四）询价发出1.采购部门通过邮件、传真、电话等方式向潜在供应商发出询价函，明确告知询价的截止时间、报价要求等相关信息。2.在询价函中，应要求供应商提供详细的报价清单，包括产品或服务的单价、总价、交货方式、付款方式等内容。（五）供应商报价1.供应商收到询价函后，应在规定时间内按照要求进行报价，并将报价文件密封后提交给采购部门。2.供应商报价应真实、准确，不得恶意抬高或压低价格，如有虚假报价行为，将取消其参与本次采购的资格。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，评审人员应包括采购部门人员、技术部门人员、质量部门人员等。2.评审内容包括报价的合理性、产品或服务的质量、供应商的信誉、交货期等方面。3.评审人员应根据评审标准对各供应商的报价进行打分或排序，选择得分最高或排名最前的供应商作为拟中标供应商。（七）谈判与确定供应商1.采购部门与拟中标供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行进一步协商，争取达成最优采购合同。2.如谈判过程中发现拟中标供应商存在问题或其他供应商有更优方案，采购部门可重新进行评审或选择其他供应商。3.最终确定供应商后，采购部门应向其发出中标通知书，并与其签订采购合同。三、询价管理（一）询价记录1.采购部门应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关文件、资料进行整理归档，包括采购申请表、询价文件、供应商报价文件、评审记录等。2.询价记录应妥善保存，以备后续查阅和审计。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商信息库，对供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务等进行记录和评价。2.根据供应商的表现，定期对供应商进行分类管理，对于优质供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）价格监控1.采购部门应定期对采购物资和服务的价格进行监控，关注市场价格波动情况。2.如发现采购价格明显高于市场水平或存在不合理价格变动，应及时与供应商沟通协商，必要时重新进行询价采购。四、监督与考核（一）内部监督1.企业内部设立专门的监督机构或岗位，对采购询价活动进行全程监督，确保采购过程符合制度规定和法律法规要求。2.监督机构或岗位有权对采购部门的询价流程、供应商选择、合同签订等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见。（二）考核机制1.建立采购询价工作考核机制，对采购部门及相关人员的工作表现进行考核评价。2.考核内容包括询价效率、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，对存在问题的部门和人员进行批评教育或相应处罚。五、附则（一）解释权本制度由企业采购部