使用权资产内部控制制度

PAGE使用权资产内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强公司对使用权资产的管理，规范使用权资产的确认、计量、记录和报告，确保公司资产的安全与完整，提高资产使用效率，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及使用权资产的部门和业务活动，包括但不限于租赁的办公场所、设备、交通工具等使用权资产的管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保使用权资产的取得、使用和处置合法合规。2.全面性原则：涵盖使用权资产从获取到处置的全过程，包括资产的采购、验收、入账、使用、维护、盘点、处置等各个环节。3.权责明确原则：明确各部门和人员在使用权资产管理中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。4.风险防控原则：识别、评估和控制使用权资产管理过程中的各类风险，保障公司资产安全。5.效益性原则：在确保资产安全的前提下，充分发挥使用权资产的效能作用，提高资产使用效益，为公司创造价值。二、职责分工（一）资产管理部门1.负责制定使用权资产管理制度和流程，并监督执行情况。2.组织开展使用权资产的采购、租赁谈判等工作，参与合同签订，确保合同条款符合公司利益和相关规定。3.建立使用权资产台账，详细记录资产的基本信息、取得时间、使用期限、租赁费用等情况，并定期更新。4.组织对使用权资产进行验收，确保资产符合合同约定和公司使用要求。5.负责协调使用权资产的日常使用和维护工作，定期检查资产状况，及时发现并解决问题。6.组织开展使用权资产的盘点工作，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。7.参与使用权资产的处置工作，提出处置建议，按照规定程序办理相关手续。（二）财务部门1.负责按照会计准则和相关规定，对使用权资产进行准确的确认、计量和账务处理。2.审核使用权资产的采购、租赁等费用支出，确保费用核算准确、合规。3.定期对使用权资产的财务状况进行分析，为公司决策提供财务数据支持。4.参与使用权资产的盘点工作，核对资产账目与实物是否相符，协助资产管理部门处理盘盈、盘亏的财务调整。5.监督使用权资产处置过程中的财务处理，确保资产处置收益或损失核算准确。（三）使用部门1.负责本部门使用权资产的日常使用和保管，按照操作规程正确使用资产，确保资产安全和正常运行。2.配合资产管理部门做好资产的验收、盘点等工作，及时反馈资产使用过程中出现的问题。3.根据业务需要，提出使用权资产的合理需求，参与资产采购、租赁等决策过程。4.在资产使用期限届满或不再使用时，及时通知资产管理部门办理相关处置手续。（四）内部审计部门1.定期对使用权资产内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和执行的合规性。2.对使用权资产的采购、租赁、使用、处置等关键环节进行审计，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。3.协助公司管理层评估使用权资产管理中的风险，提出改进风险管理的建议和措施。三、使用权资产的取得（一）需求评估1.使用部门根据业务发展需要，提前提出使用权资产的需求申请，详细说明资产的用途、规格、数量、预计使用期限等信息。2.资产管理部门对使用部门提出的需求进行评估，结合公司现有资产状况、业务发展规划以及预算安排，审核需求的合理性和必要性。（二）采购与租赁决策1.对于确需新增的使用权资产，根据资产的性质、价值、使用期限等因素，综合考虑采购和租赁两种方式的成本效益。2.若选择采购，资产管理部门负责组织开展市场调研，选择合适的供应商，进行商务谈判，签订采购合同。采购合同应明确资产的规格、数量、价格、质量标准、交货时间、售后服务等条款。3.若选择租赁，资产管理部门负责与租赁公司进行租赁谈判，签订租赁合同。租赁合同应明确租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、租金支付方式、租赁保证金、维修保养责任等条款。在签订租赁合同前，应将合同草案提交财务部门审核，确保合同条款符合公司财务利益和相关法律法规要求。（三）合同签订与审核1.资产管理部门负责起草使用权资产采购或租赁合同，并提交相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及与公司利益的一致性。2.财务部门重点审核合同中的费用支付条款、税务处理条款等，确保财务核算和税务处理合规。3.法律合规部门对合同的法律风险进行审查，确保合同符合法律法规要求，保障公司合法权益。4.经各部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签订合同。（四）资产验收1.使用权资产到货或交付使用前，资产管理部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组按照合同约定和相关标准，对资产的数量、规格、质量、性能等进行全面检查，确保资产符合要求。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，明确资产验收情况。验收报告应作为资产入账和后续管理的依据。对于验收不合格的资产，应及时与供应商或租赁公司协商解决，要求其采取更换、维修等措施，直至验收合格。四、使用权资产的计量与记录（一）初始计量1.财务部门按照会计准则的规定，对使用权资产进行初始计量。对于外购的使用权资产，其成本包括购买价款、相关税费以及直接归属于使该项资产达到预定用途所发生的其他支出。对于租赁取得的使用权资产，按照租赁准则确定的租赁负债的初始计量金额，加上在租赁期开始日或之前支付的租赁付款额，减去已享受的租赁激励，再加上初始直接费用，作为使用权资产的初始成本。2.在确定使用权资产成本时，财务部门应严格审核相关凭证和资料，确保计量准确无误。（二）后续计量1.使用权资产应当按照成本进行初始计量，并按照规定进行折旧或摊销。折旧方法和摊销期限应根据资产的性质、使用情况以及相关会计准则的规定合理确定。2.财务部门定期对使用权资产的折旧或摊销进行计算和账务处理，确保资产价值在使用寿命内合理分摊。同时，应关注资产的实际使用情况和市场价值变化，如有必要，及时调整折旧或摊销政策。3.在使用权资产的后续计量过程中，如发生资产减值迹象，财务部门应按照资产减值准则的规定进行减值测试和计提减值准备。（三）账务记录1.财务部门根据使用权资产的取得、使用、折旧或摊销、减值等情况，及时进行账务记录。建立健全使用权资产明细账，详细记录每一项资产的增减变动情况。2.账务记录应做到准确、完整、及时，确保财务报表能够真实反映使用权资产的财务状况。同时，应定期与资产管理部门核对资产台账与财务账目，保证账账相符、账实相符。五、使用权资产的使用与维护（一）使用管理1.使用部门应按照操作规程和使用说明正确使用使用权资产，不得擅自改变资产用途或超范围使用。2.建立使用权资产使用登记制度，使用人员应及时记录资产的使用时间、使用情况等信息，以便跟踪资产使用效率和维护情况。3.对于多人共同使用的使用权资产，应明确使用责任人，确保资产使用过程中的责任落实。（二）维护保养1.资产管理部门应制定使用权资产维护保养计划，明确维护保养的内容、周期、责任人等。2.使用部门负责按照维护保养计划对资产进行日常维护和保养，及时发现并处理资产出现的故障和问题。对于超出使用部门维护能力的问题，应及时通知资产管理部门协调专业维修人员进行处理。3.资产管理部门定期对资产维护保养情况进行检查和评估，确保维护保养工作落实到位，延长资产使用寿命，提高资产使用性能。（三）安全管理1.公司应重视使用权资产的安全管理，制定相应的安全管理制度和应急预案。2.使用部门负责资产使用过程中的安全防范工作，确保资产安全运行，防止资产被盗、损坏、丢失等情况发生。3.在发生自然灾害、意外事故等紧急情况时，使用部门应按照应急预案及时采取措施，保护资产安全，并及时通知资产管理部门和相关部门进行处理。六、使用权资产的盘点（一）盘点计划1.资产管理部门应定期组织使用权资产盘点工作，制定详细的盘点计划。盘点计划应包括盘点范围、盘点时间、盘点人员安排、盘点方法等内容。2.盘点时间应根据公司实际情况合理确定，原则上每年至少进行一次全面盘点。对于价值较高、使用频繁或易发生变动的资产，可适当增加盘点次数。（二）盘点实施1.按照盘点计划，由资产管理部门牵头，组织使用部门、财务部门等相关人员组成盘点小组进行实地盘点。2.盘点人员应认真核对资产的数量、规格、型号、状态等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应详细记录资产名称、数量、账面价值、盘盈或盘亏原因等情况。3.在盘点过程中，如发现资产存在损坏、丢失等情况，应查明原因，明确责任，并及时采取措施进行处理。（三）盘点报告1.盘点工作结束后，盘点小组应编制盘点报告。盘点报告应包括盘点基本情况、盘盈盘亏情况及原因分析、处理建议等内容。2.盘点报告经盘点小组负责人审核签字后，提交资产管理部门。资产管理部门对盘点报告进行汇总分析，针对盘盈盘亏情况提出处理意见，并报公司管理层审批。3.根据公司管理层审批意见，资产管理部门和财务部门进行相应的账务调整和处理，确保资产账目准确反映实际情况。七、使用权资产的处置（一）处置申请1.当使用权资产达到使用期限、不再使用或因其他原因需要处置时，使用部门应及时填写处置申请，说明资产处置原因、资产现状等情况，并提交资产管理部门。2.资产管理部门对处置申请进行审核，结合资产的实际状况、市场价值等因素，评估处置的必要性和可行性。（二）处置方式选择1.根据资产的性质、状况和市场需求，选择合适的处置方式，如出售、报废、对外捐赠等。2.对于拟出售的使用权资产，资产管理部门应组织开展资产评估，确定合理的出售价格。出售价格应参考资产评估价值，并结合市场行情进行适当调整。3.对于报废的使用权资产，应按照相关规定进行鉴定和审批，确保报废处理符合公司利益和法律法规要求。（三）处置审批1.资产管理部门将处置申请及相关资料提交公司管理层审批。审批内容包括处置方式的合理性、处置价格的公允性、处置程序的合规性等。2.经公司管理层审批同意后，方可进行使用权资产的处置工作。（四）处置实施1.按照公司管理层批准的处置方案，资产管理部门组织实施使用权资产的处置工作。2.对于出售的资产，应按照规定程序与购买方签订出售合同，办理资产交接手续，确保资产所有权转移。同时，财务部门负责办理相关款项的收付手续，确保资金安全。3.对于报废的资产，应按照环保、安全等相关规定进行妥善处理，避免造成环境污染和安全事故。4.处置工作完成后，资产管理部门应及时更新资产台账，财务部门进行相应的账务处理，确保资产账目与实际情况相符。八、监督与检查（一）内部监督1.内部审计部门定期对使用权资产内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在使用权资产管理过程中的职责履行情况、制度执行的合规性和有效性等。2.内部审计部门通过查阅文件资料、实地检查、访谈相关人员等方式，对使用权资产的采购、租赁、使用、维护、盘点、处置等环节进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.资产管理部门负责对使用权资产的日常管理情况进行检查，定期检查资产台账记录、使用登记情况、维护保养记录等，确保资产管理工作规范有序。2.财务部门定期对使用权资产的财务核算情况进行自查，检查账务处理的准确性、合规性，以及财务报表中使用权资产信息的披露情况。3.使用部门应加强对本部门使用权资产使用和保管情况的自查，及时发现并纠正存在的问题，确保资产安全和正常使用。（三）问题整改1