中医院内部视频会议制度

PAGE中医院内部视频会议制度一、总则（一）目的为了提高中医院内部沟通效率，规范视频会议管理，确保会议的顺利进行，特制定本制度。本制度适用于中医院各科室、部门之间通过视频会议系统进行的各类会议活动。（二）适用范围本制度适用于中医院全体员工，包括行政管理人员、医护人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.高效原则：充分利用视频会议系统，减少会议组织成本，提高沟通效率，及时传达重要信息和工作要求。2.规范原则：严格按照本制度规定的流程和要求组织视频会议，确保会议的规范性和严肃性。3.安全原则：保障视频会议系统的安全稳定运行，确保会议信息的安全保密，防止信息泄露和网络安全事故。二、视频会议系统管理（一）系统建设与维护1.信息科负责视频会议系统的建设、升级和维护工作，确保系统的正常运行。定期对系统进行检查和测试，及时发现并解决系统故障和问题。2.根据医院业务发展和工作需要，适时对视频会议系统进行功能扩展和优化，提高系统的适用性和便捷性。（二）账号管理1.信息科负责为各科室、部门分配视频会议系统账号，并根据人员变动及时进行账号调整。2.员工应妥善保管个人账号密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号异常，应及时通知信息科进行处理。（三）设备管理1.各科室、部门应配备必要的视频会议设备，如摄像头、麦克风、扬声器等，并确保设备正常运行。2.定期对视频会议设备进行清洁和保养，延长设备使用寿命。如设备出现故障，应及时报修，由信息科负责维修或更换。三、会议组织与安排（一）会议发起1.各科室、部门根据工作需要发起视频会议，填写《视频会议申请表》，注明会议主题、时间、参会人员、会议内容等信息，提交至会议管理部门（一般为医院办公室）。2.会议管理部门对申请表进行审核，审核通过后安排会议时间，并通知相关人员。（二）会议准备1.会议发起部门负责准备会议资料，如会议议程、汇报材料、讨论文件等，并提前发送至参会人员。2.信息科在会议前对视频会议系统进行检查和调试，确保会议设备正常运行，网络畅通。（三）会议通知1.会议管理部门通过医院内部办公系统、短信等方式向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点（视频会议系统接入地址）、参会人员、会议主题等信息。2.参会人员应提前做好准备，按时参加会议。如因特殊原因不能参加会议，应提前向会议发起部门请假，并安排其他人员代为参会。（四）会议主持1.视频会议一般由会议发起部门负责人或指定人员主持。主持人应提前熟悉会议议程和内容，确保会议按照预定程序进行。2.主持人负责引导会议进程，组织参会人员发言和讨论，把控会议时间，确保会议高效有序进行。（五）会议记录1.会议发起部门应安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决策事项等。会议记录应准确、完整、清晰，并在会议结束后及时整理成会议纪要。2.会议纪要经主持人审核后，发送至参会人员，并抄送至相关领导和部门。会议纪要作为会议的重要文件，应妥善保存，以备查阅。四、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应提前进入视频会议系统，调试好设备，确保声音和图像清晰。2.会议期间，参会人员应保持良好的会议秩序，不得随意走动、交谈、接听电话或从事与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，发表意见和建议时应简明扼要，切中要害。4.如对会议内容有疑问或不同意见，应在会议规定时间内提出，经主持人同意后进行发言。（二）设备使用要求1.参会人员应正确使用视频会议设备，不得擅自拆卸、更改设备配置。2.会议过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应及时向主持人报告，并配合信息科进行处理。3.会议结束后，参会人员应按照要求关闭视频会议设备，妥善保管个人物品。（三）信息安全要求1.参会人员应严格遵守医院信息安全规定，不得在会议中泄露医院机密信息、患者隐私信息等。2.会议期间，如需传输敏感信息或文件，应采取加密措施，确保信息安全。3.禁止在视频会议系统中传播未经医院审核的信息和资料，不得利用会议系统进行非法活动。五、会议效果评估与反馈（一）效果评估1.会议结束后，会议发起部门应对会议效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、参会人员参与度、会议效率等。2.根据评估结果，总结会议经验教训，提出改进措施和建议，为今后的会议组织提供参考。（二）反馈与改进1.参会人员对会议内容、组织安排、设备使用等方面如有意见或建议，应及时向会议发起部门反馈。2.会议发起部门应认真对待参会人员的反馈意见，及时进行整改和完善，不断提高视