中广核采购内部控制制度

PAGE中广核采购内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范中广核采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司资产安全，提高采购效益，促进公司战略目标的实现。（二）适用范围本制度适用于中广核集团总部及所属各单位的采购活动，包括但不限于工程建设项目采购、设备采购、物资采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，保障供应商平等参与竞争的权利。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立有效的风险防控机制。5.内部控制原则：通过完善的内部控制体系，规范采购决策、执行和监督等环节，确保采购活动在可控范围内运行。（四）职责分工1.采购部门负责采购计划的制定、采购活动的组织实施、供应商管理等工作。确保采购活动符合公司规定和流程，及时处理采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术谈判、验收等工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等财务管理工作。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况。对采购项目的合规性、效益性进行评价，提出审计意见和建议。5.其他相关部门：根据各自职责，配合采购部门做好采购相关工作，如技术支持、质量检验等。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司业务发展规划、项目进度安排等，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等详细信息。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合公司库存情况、市场供应状况等因素，进行综合分析和平衡，制定年度采购计划和月度采购执行计划。3.采购计划应经相关部门审核和批准，确保采购计划与公司战略目标、预算安排等相匹配。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，结合公司财务状况和资金安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额、付款方式等内容。2.采购预算应严格控制在公司年度预算范围内，如有特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定履行审批程序。3.采购部门在执行采购计划过程中，应严格按照采购预算控制采购成本，确保采购资金的合理使用。三、供应商管理（一）供应商选择与准入1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.根据采购项目的要求，制定供应商选择标准，明确供应商的准入条件，如生产能力、技术水平、质量保证体系、售后服务等。3.采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择符合条件的供应商参与采购项目投标或报价。对新供应商，应进行实地考察和资质审核，确保其具备提供合格产品或服务的能力。4.经评审确定的合格供应商，应签订供应商准入协议，明确双方的权利和义务，纳入供应商信息库进行管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价方式可包括现场考察、数据分析、用户反馈等。2.建立供应商评价指标体系，对供应商的产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务等方面进行量化评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、要求整改、取消准入资格等，直至供应商改进并重新达到准入条件。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和要求，了解供应商的生产经营情况和问题。2.对于重要供应商，采购部门应建立高层沟通机制，加强战略合作，共同应对市场变化和业务挑战。3.采购部门应积极协调解决供应商在供货过程中遇到的问题，如质量纠纷、交货延迟等，维护良好的供应商关系。四、采购流程控制（一）采购申请与审批1.需求部门根据采购需求计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、申请理由等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，报相关领导审批。审批权限应根据公司规定和采购项目金额大小进行划分，确保采购申请的合理性和必要性。3.经审批后的采购申请表交采购部门作为采购依据。（二）采购方式选择1.采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资质要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。3.采购方式的选择应符合相关法律法规和公司规定，并履行相应的审批程序。（三）采购文件编制与发布1.采购部门根据采购方式和采购项目要求，编制采购文件。采购文件应包括招标公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购申请等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、报价要求等内容。2.采购文件应经审核和批准后发布。对于公开招标项目，应在中国政府采购网、中广核集团官方网站等指定媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目，应向邀请的供应商发送采购文件。3.采购部门应及时解答供应商对采购文件的疑问，对采购文件进行必要的澄清和修改，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。（四）采购评审与定标1.采购部门组织成立评审小组，负责对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审小组应由采购部门、需求部门、财务部门、技术专家等相关人员组成，人数应符合相关规定。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的技术方案、商务条款、价格、售后服务等进行综合评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.采购部门根据评审小组的推荐意见，按照公司决策程序确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（五）采购合同签订与履行1.采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同签订前，应经法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部门做好合同验收工作，确保采购项目符合要求。4.如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，采取相应的措施，如要求赔偿损失、解除合同等，维护公司合法权益。（六）采购验收与付款1.需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同和相关标准进行，对采购项目的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，按照公司资金管理规定和付款方式进行付款。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关资料。3.对于采购项目存在质量问题或其他纠纷的，财务部门应暂停付款，待问题解决后再行处理。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。3.根据风险评估结果，制定风险应对策略和措施，明确风险责任人和应对期限。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动等因素造成采购成本增加。通过与供应商签订长期合作协议、套期保值等方式，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商准入和评价考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采购业务的连续性。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，并加强采购过程中的质量监督和检验。要求供应商提供质量保证文件，对重要采购项目进行驻厂监造或第三方检验，确保采购产品质量符合要求。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格合同签订、审核和履行程序。聘请专业律师对合同进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中的问题，防范合同纠纷风险。5.资金风险应对：合理安排采购资金预算，确保采购资金的及时足额到位。加强资金支付管理，严格审核付款申请，防范资金挪用、浪费等风险。与供应商协商合理的付款方式，优化资金使用效率。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动各环节的自我监督和检查。定期对采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理等进行内部审计和自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。2.需求部门、财务部门等相关部门应按照职责分工，对采购活动进行协同监督。需求部门负责监督采购项目是否符合实际需求，财务部门负责监督采购资金的使用情况，确保采购活动合法合规、资金使用安全有效。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，评价采购活动的合规性、效益性。2.审计内容包括采购计划制定、供应商选择、采购方式确定、采购文件编制、采购评审、合同签订与履行